არსებობს მთელი რიგი სხვადასხვა შესყიდვების ბარათების პროგრამები, ზოგიერთს მხოლოდ კომპანიის დამტკიცებული მოვაჭრეების გამოყენება, ხოლო სხვები საშუალებას მისცემს გამოიყენონ ნებისმიერი გამყიდველი.
შესყიდვის ბარათის გამოყენებით დასაქმებულს მიერ შესყიდვები ზოგადად მცირე და დაბალი ღირებულებაა. შესყიდვების ბარათის პროგრამების შესახებ ბევრი უარყოფითი რეაქცია კონკრეტულად მიზანმიმართულია თანამშრომლების მიერ ბარათის ბოროტად გამოყენებაზე. თუმცა, შესყიდვების პროგრამების სარგებელი ბევრად აღემატება რისკისა და ხარჯების პროექტში ჩართულ ხარჯებს.
შესყიდვების ბარათის უპირატესობები
შეერთებული შტატების მთავრობამ დაადგინა, რომ შესყიდვები 2500 აშშ დოლარით მხოლოდ შეადგენდა მხოლოდ მთავრობის ხარჯების 2 პროცენტს, მაგრამ 85 პროცენტი შეადგინა. ამ პატარა შესყიდვების ადმინისტრაციული ხარჯები ხშირად აჭარბებდნენ ფაქტობრივ დოლარს, შესყიდვების ბარათების გამოყენება ბევრ სამთავრობო უწყებაში გაიზარდა. ერთი სამთავრობო უწყება, სავაჭრო დეპარტამენტმა, შეაფასა, რომ შესყიდვების ბარათების გამოყენება ადმინისტრაციულ ხარჯებზე წელიწადში 22 მილიონ დოლარს გადაარჩინა და დამუშავების დროის შემცირების შემცირება.
ბარათების გამოყენება საშუალებას აძლევდა დეპარტამენტების შეძენას მისი ძალისხმევის კონცენტრირება მთლიანი შესყიდვის 15 პროცენტზე, რაც მთლიანი ხარჯების 98 პროცენტს ატარებს.
შიდა კონტროლის განხორციელება
შესყიდვების ბარათების შეურაცხყოფაა სათაურები, მაგრამ ხშირად ეს დარღვევები, განსაკუთრებით სახელმწიფო დეპარტამენტებში, ჩვეულებრივ აჩვენებენ მაღალი დოლარის ღირებულებას, მაგრამ ხშირად ხარჯების ერთ პროცენტზე ნაკლებია.
თუმცა ბოროტება მოხდება, მაგრამ ის შეიძლება კონტროლირებად იქნას სათანადო შიდა კონტროლის განხორციელება ნარჩენებისა და შეურაცხყოფის შემცირებისთვის.
წარმატებული შესყიდვების ბარათის პროგრამისთვის მნიშვნელოვანი მართვის მიმართულება მნიშვნელოვანია. მენეჯმენტმა მკაფიოდ უნდა განსაზღვროს, თუ რა სარგებელს იყენებს ბარათისთვის და განსაზღვრავს და დააკისროს ჯარიმები, საგადასახადო სამართალდარღვევის, თაღლითობისა და ბოროტად გამოყენებისათვის. რასაკვირველია, კონტროლი უნდა განხორციელდეს უკან ოფისის პროცედურები და რესურსები. თუ არ არსებობს საკმარისი რესურსები შესყიდვების ბარათის დარღვევის მონიტორინგისა და გამარტივებასთან დაკავშირებით, მაშინ დარღვევები გაგრძელდება და გაიზრდება, რადგან პროგრამით გათვალისწინებული ვალდებულების არარსებობა ხედავს თავის მომხმარებლებს.
ვინ იღებს ბარათს?
შესყიდვების ბარათის პროგრამებში კიდევ ერთი უარყოფითი მხარეა ის, რომ კომპანიები ფიქრობენ, რომ მათ უნდა მიაწოდონ ბარათები ყველა იმ თანამშრომლისთვის, რომლებიც შეძენენ შესყიდვებს. საქმე მაგაში არაა; შესყიდვის ბარათის გაცემა ხდება ნდობით. კომპანიას უნდა შეეძლოს დაეყრდნოს ბარათის მომხმარებელი, რადგან ისინი ფაქტობრივად ხარჯავს კომპანიის ფულს . უნდა არსებობდეს დამტკიცების პროცესი, სადაც დასაქმებულთა შერჩევა, განხილვა და დამტკიცებაა საჭირო. თუ დასაქმებულს აქვს ცუდი საკრედიტო, მაშინ მათ უნდა მიეცეთ კომპანიის შესყიდვების ბარათი?
ხარჯების ლიმიტების დაწესება
საკრედიტო ბარათის მსგავსად, მომხმარებლისთვის საკრედიტო ლიმიტი უნდა იყოს.
საკრედიტო ბარათების კომპანიები ვალდებულებას იღებენ ბარათის მფლობელები, მათი დაფარვის შესაძლებლობაზე. შესყიდვების ბარათის მფლობელებს, კომპანიებმა უნდა უზრუნველყონ ბარათის მფლობელები ხარჯების ლიმიტი, რომელიც შეესაბამება მათ პოზიციას და სავარაუდო ხარჯებს. მაგალითად, IT ანალიტიკოსის თანამდებობაზე დასაქმებული პირი შეიძლება საჭირო იყოს მხოლოდ პრინტერის მელნისა და პატარა კომპიუტერის პერიფერიების შეძენა, რომელიც წელიწადში სულ რამდენიმე ასეულ დოლარს შეადგენს. ამ თანამშრომლის ხარჯების ლიმიტი უნდა აისახოს და არ მიეცეს საბანკო გადარიცხვა 2500 აშშ დოლარის ოდენობით, რომელიც შეიძლება გადაეცეს ყველა IT პერსონალს. ხარჯების ლიმიტები პერიოდულად უნდა გადანაწილდეს, რათა შესაბამისი დონისაა გათვალისწინებული თანამშრომლებისთვის მათი რეალურ ხარჯზე.