როგორ შეამციროთ არაჯანსაღი ხარჯები
თუმცა, ბევრი კომპანია არ იცის, თუ როგორ უნდა განვითარდეს დასაქმების საკრედიტო ბარათის პოლიტიკა. ბევრი ბიზნეს მფლობელი ყოველთვის აქვს სურვილი შექმნას ამ პოლიტიკის მაგრამ ნაკლებობა მიმართულებით, თუ როგორ უნდა გავაკეთოთ. აქედან გამომდინარე, აქ არის ნათელი აღწერა, თუ როგორ შეუძლიათ კომპანიებს ეფექტურად შექმნან საკრედიტო ბარათის პოლიტიკის პოლიტიკა.
ბარათის მფლობელის პასუხისმგებლობა
თუ კომპანიამ საკრედიტო ბარათები მის თანამშრომლებს გადასცემს, უნდა შეიქმნას წესები, რომლებიც მართავს ბარათის გამოყენებას. თანამშრომლები პასუხისმგებელნი უნდა იყვნენ ბარათის უსაფრთხოებაზე, ასევე კომპანიასთან დაკავშირებული ნებისმიერი ინფორმაციის კონფიდენციალურობის შესახებ. თანამშრომლებმა უნდა უზრუნველყონ, რომ ბარათი ინახება უსაფრთხო ადგილას, ბარათი თავისუფალია თაღლითური საქმიანობისგან და ბარათის საიდენტიფიკაციო ნომერი დაცულია. კომპანიამ ასევე უნდა მიუთითოს, რომ საკრედიტო ბარათი მხოლოდ შეზღუდული იქნება დასაქმებულისა და არა რომელიმე სხვა პირის მიერ.
ხარჯების დაფარვის შეზღუდვა
კომპანიამ უნდა შეიმუშაოს წესები, რომლებიც უკარნახებს საქმიანობას ან ოპერაციებს, სადაც საკრედიტო ბარათი უნდა იქნას გამოყენებული.
ფაქტობრივად, ხარჯები შეზღუდული უნდა იყოს კონკრეტული თანამშრომლების საჭიროებებზე. თითოეულ დეპარტამენტს უნდა ჰქონდეს საკუთარი ხარჯების ლიმიტი. როგორც კომპანია, კარგია აცნობოს თითოეულ თანამშრომელს ხარჯების ლიმიტის გაცემის დროს . გარდა ამისა, ყველა თანამშრომელი არ უნდა აღემატებოდეს ამ ზღვარს და თუ არ მოხდა, ისინი შეასრულებენ ლიმიტის საფასურს.
ბოლოს, კომპანიის საკრედიტო ბარათები არასდროს არ უნდა იქნას გამოყენებული ნაღდი ფულისთვის.
რეგულარული გამოყენების ანგარიში
თითოეულმა კომპანიამ უნდა უზრუნველყოს თანამშრომლები, რომლებიც პასუხისმგებელნი არიან ნებისმიერი კომპანიის საკრედიტო ბარათის გამოყენებაზე. ვთქვათ, ყოველი თვის ბოლოს, ყველა თანამშრომელმა უნდა წარმოადგინოს ყველა ბრალდება, ქვითარი და სააღრიცხვო კოდების დეტალური განმარტება. ყველა თანამშრომელმა უნდა უზრუნველყოს, რომ ისინი დაურთოს ხარჯების ქვითარს ყოველთვიურ განცხადებას კომპანიისთვის წარდგენამდე, რათა გადაამოწმონ. ყველა ეს უნდა გაკეთდეს დროულად, რათა თავიდან ავიცილოთ გვიან გადასახადები. ამის გაკეთება უზრუნველყოფს, რომ კომპანია აკონტროლებს ყოველთვიურად ხარჯების მარტივად და აუდიტის გამარტივებას.
ინდივიდუალური ხარჯების ბარათების გამოყენება
კომპანია უნდა იყოს ძალიან მკაცრი თანამშრომლის საკრედიტო ბარათის გამოყენებისას, რომ არავის არ აქვს უფლება გამოიყენოს ეს პირადი ხარჯები. მოკლედ, ბარათის გამოყენება უნდა შემოიფარგლოს ბიზნეს-საქმიანობით. პირადი გამოყენების განმარტება, ამ შემთხვევაში, არის ხარჯები, რომელიც არ უკავშირდება საქმიანობას საქმიანობას. კომპანია უნდა იყოს ძალიან რთული ნებისმიერი თანამშრომელი, რომელიც იყენებს ბარათს საკუთარ ანგარიშზე.
გამოყენების მიმოხილვა
თუ კომპანია გამოსცემს თანამშრომლის საკრედიტო ბარათებს, რეკომენდირებულია ბარათის განხილვა დროის კონკრეტული პერიოდის განმავლობაში.
ბარათის განხილვა უნდა მოხდეს თანამშრომლების უშუალო ზედამხედველმა კომპანიის საბუღალტრო განყოფილების წევრთან ერთად. დამსაქმებლის ხელმძღვანელმა უნდა უზრუნველყოს, რომ ბარათის გამოყენება შემოიფარგლება იმით, თუ რას ითვალისწინებდა. მეორეს მხრივ, საბუღალტრო დეპარტამენტმა უნდა შეამოწმოს, არის თუ არა დამსაქმებლის მიერ წარმოდგენილი ყველა ქვითარი და სხვა ხარჯვადი დოკუმენტები.
აქედან გამომდინარე, ყველა კომპანიას უნდა ჰქონდეს ეფექტური და საიმედო თანამშრომელი საკრედიტო ბარათის პოლიტიკა, რათა ხელი შეუშალოს ბარათების გამოყენებას პიროვნების მიერ. ეს კომპანიას კარგ ფინანსურ პოზიციაზე განათავსებს, ვინაიდან არც ერთი თანამშრომელი არ დაუკარგავს ბარათს პირადი ხარჯებისთვის. ასევე, კომპანიამ უნდა უზრუნველყოს, რომ ორივე ხელმძღვანელი და საბუღალტრო დეპარტამენტი გაიგებს პოლიტიკის ყველა ასპექტს.