წინასწარ იწინასწარმეტყველა. სანამ შეიტანთ W-2 ფორმებს თანამშრომლებისთვის და ამ ფორმების გაგზავნა სოციალური დაცვის ადმინისტრაციასთან ერთად (გადამისამართების ფორმა W-3 ), განიხილავს ამ საერთო შეცდომებს პრობლემების თავიდან აცილების მიზნით.
წარდგენა W-2 ფორმები გვიან
2016 წლის საგადასახადო წლის დასაწყისიდან, W-2 ფორმების (და 1099 ფორმის) შეტანის ვადა 31 იანვარს გადავიდა. ასე რომ თქვენი 2017 W-2 ფორმით თანამშრომლებისთვის სოციალური დაცვის ადმინისტრაციაში უნდა მიეთითოს 31 იანვარს , 2018.
გვიან შეტანისთვის ჯარიმები არსებობს. დაწვრილებით ახალი ვადები W-2 და 1099 ფორმებისთვის.
არასწორი წლის W-2 ფორმის გამოყენება
გამოიყენეთ W-2 ფორმის წელიწადში შემოსავალი დაიბეგროს, არა წელიწადში ფორმის შეტანისთვის. მაგალითად, 2015 წელს დასაქმებულთა ხელფასისთვის გამოიყენეთ 2016 W-2 ფორმა ; ამ ფორმას გადაეცემათ თანამშრომლები და შეიტანეს სოციალური დაცვის ადმინისტრაცია 2017 წელს.
არ შედის წარდგენის ვადები. თქვენ უნდა მოგვაწოდოთ თანამშრომლებისთვის W-2 ფორმები არა უგვიანეს იანვრის ბოლოს და თქვენ უნდა წარმოადგინოთ ეს ფორმები სოციალური დაცვის ადმინისტრაციაში არაუგვიანეს თებერვლის ბოლოს. ვადები თითოეულ წელიწადში შეცვლილია იმის მიხედვით, თუ როდის თარიღდება კალენდარული თარიღი. თუ ვადა ან შვებულებაშია, თარიღი გადადის მომდევნო სამუშაო დღეს. აქ არის ზუსტი ვადები წლის ბოლოსთვის სახელფასო გადასახადები მიმდინარე წელს.
არ გამოიყენოთ დამტკიცებული W-2 ფორმა
თქვენ არ შეგიძლიათ ჩამოტვირთოთ W-2 ფორმა, დააკოპიროთ და გამოიყენოთ იგი.
წითელი არის სპეციალური მელანი. თქვენ უნდა მიიღოთ დამტკიცებული ფორმები, საოფისე მიწოდება კომპანია, IRS ან პროგრამული უზრუნველყოფის კომპანიისგან. დაწვრილებით შესახებ, სადაც შეგიძლიათ მიიღოთ დამტკიცებული W-2 ფორმები.
ვერ შეაჩერებს სოციალური დაცვის აღსაკვეთად
სოციალური დაცვის გაუქმება უნდა შეწყდეს სოციალური დაცვის ყოველწლიურად მაქსიმალურ გადასახადობრივ ხელფასზე.
(ეს მაქსიმალური ცვლილებები უმეტეს წელიწადში, რათა ასახოს ცხოვრების ღირებულება.) მიუხედავად იმისა, რომ ეს არ არის კონკრეტულად W-2 შეცდომა, ეს არის საერთო და გამოიწვევს თქვენ მეტი ანგარიშს სოციალური დაცვის ხელფასის თანამშრომელი. თქვენ უნდა მოგცეთ ზედმეტი თანამშრომელი და შეასწოროთ ორივე W-2 და ფორმა 941 , კვარტალური ხელფასი და საგადასახადო ანგარიში ნებისმიერი მეოთხედი, რომელიც ასახავს ჭარბი. მაგალითად, თუ სექტემბრიდან თანამშრომელმა მაქსიმუმ მიაღწია სოციალურ დაცვას, თქვენ უნდა შეცვალოთ ფორმა 941 მესამე კვარტლისთვის.
გაგზავნის W-2 ფორმები IRS
სოციალური დაცვის ფორმები იანვრის ბოლოსთვის უნდა მიენიჭოთ და სოციალური დაცვის ადმინისტრაციას თებერვლის ბოლოსთვის შეიტანოს ტრანსმისიის ფორმა W-3, რაც ყველა W-2- ის ყველა ინფორმაციას აგროვებს.
ვერ მიიღებს IRS უარის თქმა არ E-fling
დამსაქმებლებმა 250 ან მეტი W-2 ფორმის შეტანის უფლება უნდა მიიღონ, თუ მათ არ სურთ ელექტრონული ფაილი. დაწვრილებით თუ როგორ უნდა მიიღოთ უარი W3 ფორმატის ელექტრონულად (PDF) შეტანისგან.
მიღების ეს საერთო ფორმა შეცდომები ფორმა W-2
ყველაზე გავრცელებული შეცდომები W-2 ფორმებზეა:
- დეკლუზიური და ცენტის თანხების არარსებობის შემთხვევაში
- ვერ ხერხდება შავი მელნის გამოყენება (მიღების ძალიან მსუბუქი)
- მიღების ძალიან დიდი ან ძალიან მცირე. IRS ვარაუდობს, რომ გამოიყენოთ 12 pt. Courier ტიპის შრიფტი W-2s- ს დასაბეჭდად.
- Mis-formatting თანამშრომელი სახელი. თანამშრომელი პირველი სახელი და შუა პირველი მიდის პირველ ყუთში, თანამშრომელი გვარი მიდის მეორე ყუთში და ნებისმიერი სუფიქსი (როგორც "უმცროსი") მიდის მესამე ყუთში.
ფინანსური პროგრამული უზრუნველყოფის გამოყენება დაგეხმარებათ თავიდან ავიცილოთ W-2 ფორმების შეცდომების თავიდან აცილება, განსაკუთრებით შეცდომები და თქვენი პროგრამული უზრუნველყოფა შეიძლება გააფრთხილოს, როდესაც თქვენ მიიღებთ სოციალური უსაფრთხოების მაქსიმალური ხელფასის ოდენობას. შეამოწმეთ ეს სტატია 2012 წლის საბუღალტრო პროგრამების შესახებ Rosemary Peavler- ის, Business Finance- ის გზამკვლევი, რომელიც ითვალისწინებს პროგრამებს, რომლებიც მოიცავს სახელფასო ფუნქციებს.
როგორ შეასწორეთ W-2 ფორმა
ყოველი წლის იანვრის ბოლოს (წინა კალენდარულ წელს) W-2 ფორმა უნდა მიაწოდოთ თითოეულ თანამშრომელს, მაგრამ თებერვლის ბოლომდე არ უნდა გამოაგზავნოთ ეს ფორმები სოციალური დაცვის ადმინისტრაციისთვის (SSA). ეს დაგვიანებით უზრუნველყოფს შეცდომების გასწორებას.
თუ შეცდომის გამოსწორება შეგიძლიათ SSA- სთან შეტანის წინ, შეასწორეთ კორექტირება და შეასწოროთ ფორმა.
თუ თქვენ შეცდომას იპოვით შემდეგს, თქვენ შეგეგზავნეთ SSA- თან, თქვენ უნდა წარმოადგინოთ შესწორებული W-2 ერთად შესწორებული გადამისამართების ფორმა W-3c).
დაწვრილებითი დეტალები, თუ როგორ უნდა შეასწოროთ W-2 ფორმაში, მას შემდეგ, რაც წარუდგინეთ იგი სოციალური დაცვის ადმინისტრაციაში.