Სანამ მომზადება და გავრცელება W-2 ფორმები

01 - დარწმუნდით, რომ თქვენ გაქვთ სწორად დასაქმებული მუშაკები, როგორც თანამშრომლები

თანამშრომელი არის მუშაკი, რომელიც ასრულებს სამუშაოს დამქირავებლის მიმართულებით. ზოგადად, ვინც ორგანიზაციას ასრულებს მომსახურებას, თანამშრომელია, თუ ორგანიზაცია აკონტროლებს, თუ რა მოხდება და როგორ მოხდება ეს.

მეორეს მხრივ, დამოუკიდებელი კონტრაქტორი არის ინდივიდუალური ან ბიზნესი, რომელიც უზრუნველყოფს მომსახურებას სხვა ინდივიდუალურ ან ბიზნესში. დამოუკიდებელი კონტრაქტორი არის ცალკეული ბიზნეს სუბიექტი და არ ითვლება თანამშრომელი. დამოუკიდებელი კონტრაქტორების მაგალითებია კონსულტანტები, აგენტები, ან ბროკერები. დამოუკიდებელი კონტრაქტორების მუშაობა ხშირად ხშირია ან არ არის მნიშვნელოვანი ბიზნესში; მაგალითად, დასუფთავების მომსახურება, სახელფასო პროცესორი, ან IT მომსახურება.

დაწვრილებით დაწვრილებით თანამშრომლებისა და დამოუკიდებელი კონტრაქტორების დასაქმების შესახებ და დაათვალიერეთ დასაქმების ადვოკატი.

02 - შემოწმების განაწილება და წარდგენის ვადები მიმდინარე წლისთვის

ორი ნაბიჯი ჩართულია W-2 პროცესში. პირველი ნაბიჯი გადანაწილებულია W-2 ფორმით თანამშრომლებისთვის. მეორე ნაბიჯია ეს ფორმები სოციალური დაცვის ადმინისტრაციასთან. (SSA)

საანგარიშო პერიოდში ორივე თანამშრომლისთვის სადისტრიბუციო ვადა და 31 სექტემბრიდან 31 იანვარს გადაეცემა. ეს არის ახალი ვადა, რომელიც განკუთვნილია SSA- ს შეტანისთვის, რათა თავიდან იქნას აცილებული საგადასახადო გაყალბების თავიდან აცილება. დაწვრილებით შესახებ W-2 და 1099 ვადები.

დარწმუნდით, რომ თქვენ დასაქმებულებს ქმნიან იანვარში დასაწყისში, ამიტომ დრო აქვთ გადახედონ მათ, რათა თავიდან იქნას აცილებული შეცდომები.

03 - შეამოწმეთ თანამშრომელი W-4 ფორმები

დამსაქმებლები ვალდებულნი არიან W-4 ფორმა შეიტანონ ყველა თანამშრომლისთვის ნებისმიერ დროს. ფორმა W-4 შეიცავს ინფორმაციას დასაქმებულის ფედერალური საშემოსავლო გადასახადის გაუქმების, ოჯახური მდგომარეობის, დამოკიდებულთა რაოდენობის და ნებისმიერი დამატებითი თანხის დადგენის მიზნით.

ფორმა W-4 უნდა დასრულდეს სამუშაოზე და ნებისმიერ დროს თანამშრომელი სურს შეცვალოს. დასაქმებულმა უნდა შეცვალოს W-4 ფორმა, თუ დასაქმებულის პირადი ინფორმაცია (მათ შორის, ოჯახური მდგომარეობა და დამოკიდებულთა რაოდენობა) იცვლება ან დასაქმებულის მისამართი შეიცვლება. დასაქმებულს შეუძლია შეცვალოს W-4 ფორმა ნებისმიერ დროს, შეცვალოს დაკავების ოდენობა .

წლის ბოლომდე ყოველწლიურად დამსაქმებლებმა უნდა მოითხოვონ ყველა თანამშრომელი, გადახედონ W-4 ფორმას, რათა დარწმუნდეთ, რომ პირადი ინფორმაცია ზუსტია.

დარწმუნდით, რომ თანამშრომლებს აქვთ ზუსტი და ფორმა ინფორმაცია W-4 ფორმატში დაგეხმარებათ W-2 ფორმების მომზადებასა და გავრცელებაში.

04 - შევიკრიბოთ სახელფასო ინფორმაცია W-2 ფორმებისთვის

პირველ რიგში, საჭიროა თქვენი კომპანიის შესახებ ყველა ძირითადი ინფორმაცია ყველა W-2 ფორმატისთვის:

• თქვენი კომპანიის დამსაქმებლის ID ნომერი
• ბიზნესის სახელი, მისამართი და საფოსტო კოდი
• და თქვენი კომპანიის სახელმწიფო საგადასახადო საიდენტიფიკაციო ნომერი

შემდეგ, თქვენ უნდა შევიკრიბოთ ინფორმაცია თითოეული თანამშრომელი, პირადი ინფორმაცია და სახელფასო ინფორმაცია:

• თანამშრომელი სახელი და მისამართი და სოციალური უსაფრთხოების ნომერი ან სხვა საგადასახადო ID ნომერი
• თანხის გადახდა თანხაზე: მთლიანი ხელფასები, რჩევები და სხვა კომპენსაცია
• ფედერალური საშემოსავლო გადასახადის ოდენობა
• სოციალური უზრუნველყოფის ხელფასები ( სოციალური უსაფრთხოების მაქსიმალური თანხა წელიწადში)
• მკურნალი ხელფასები და რჩევები და მკურნალი საგადასახადო შეღავათები, მათ შორის დამატებით მკურნალი გადასახადი მაღალი შემოსავლების მქონე თანამშრომლებისათვის.
• გამოყოფილი დასაქმებული რჩევები გადაიხადა
• დამოკიდებული ზრუნვის სარგებელი გადახდილი და სხვა სარგებელი დასაქმებულისთვის
• თითოეული შტატისთვის, სადაც მუშაობდა თანამშრომელი, სახელმწიფო ხელფასი და რჩევები გადახდილი და სახელმწიფო საშემოსავლო გადასახადი
• ადგილობრივი ხელფასები და რჩევები გადახდილი და ადგილობრივი საშემოსავლო გადასახადი.

05 - მიმოხილვა W-2 გენერაციის - როგორ იქნება W-2 შეიქმნება?

თუ თქვენი კომპანია ახლის გადამხდელ გადამუშავებას ახდენს, ან თუ თქვენი სადაზღვევო სიტუაცია ცოტა ხნის წინ შეიცვალა, ეს არის კარგი იდეა, რომ განიხილოს თანამშრომლებისთვის ბოლო წლის ანგარიშების მოძიება, დასრულება და გავრცელება. შეგიძლიათ მიიღოთ W-2 ფორმები საოფისე მიწოდებასთან, CPA- სგან, საგადასახადო ან საბუღალტრო პროგრამიდან, ან IRS- დან.

შენიშვნა: თქვენ არ შეგიძლიათ ჩამოტვირთოთ W-2 ფორმები IRS ან სხვაგან ინტერნეტში. W-2 ფორმის ასლი წითელ მელნის სპეციფიკურ ფერშია და არ შეიძლება დუბლირებული. თქვენ უნდა დაარეგისტრირონ ასლი A- ის სოციალური დაცვის ადმინისტრაციის სპეციფიკური IRS ფორმა (ეს არის ასლი, რომელიც შეინახავს და შეავსებთ სოციალურ უსაფრთხოებას თებერვლის ბოლოს).

აქ არის რამოდენიმე ვარიანტი W-2 ფორმების მომზადებისთვის:

• საბუღალტრო პროგრამული უზრუნველყოფის გამოყენება . თუ თქვენ გაქვთ მხოლოდ რამდენიმე თანამშრომელი და საბუღალტრო პროგრამას იყენებთ, შეგიძლიათ შეიძინოთ ამ მოდულის გამოყენებით W-2 ფორმების მომზადება.
• საგადასახადო მომზადების პროგრამული უზრუნველყოფის გამოყენება. თუ თქვენ იყენებთ ერთ-ერთი საერთო საგადასახადო მომზადების პროგრამულ პროგრამას, ან ონლაინში ან desktop version- ში, და შეიძინა ამ პროგრამული უზრუნველყოფის ბიზნეს ვერსია, შეამოწმეთ, თუ W-2 დამუშავება შედის. Shirley Elmblad, გზამკვლევი ფინანსური პროგრამული უზრუნველყოფა, აქვს სტატია საგადასახადო პროგრამული მიმოხილვა
• შეძენილი W-2 ფორმების გამოყენება . ძირითად საოფისე კომპანიებს აქვთ წინასწარ ნაბეჭდი W-2 ფორმატები, რომლებიც იყენებენ პროგრამას CD- ზე, რომელიც საშუალებას მოგცემთ მიაწოდოთ ინფორმაცია ამ ფორმების ხელსაყრელ მონაცემებს და დააბეჭდოთ ისინი თქვენს პრინტერზე.

W-2 ფორმების დასრულების და ბეჭდვისთვის რომელი მეთოდით უნდა გამოიყენოთ W-3 გადამცემი ფორმები .

06 - გადაწყვეტთ როგორ დავამუშაოთ W-2 ფორმები თანამშრომლებისათვის

მას შემდეგ, რაც თქვენ შეიქმნა W-2 ფორმები, თქვენი შემდეგი გადაწყვეტილებაა, თუ როგორ უნდა გაავრცელოთ ისინი თანამშრომლებს. გახსოვდეთ, რომ W-2 ფორმის განაწილების ვადაა საგადასახადო წლის მომდევნო წლის 31 იანვარი. მაგალითად, დამსაქმებლები, რომლებიც 2016 წლის საგადასახადო წლის ვა-2-ს გადანაწილებას ითხოვდნენ, 2017 წლის 31 იანვრამდე უნდა გაეცათ მათ.

თქვენ გაქვთ ორი ვარიანტი დასაქმებულთა დასაბეჭდად W-2 ფორმების გავრცელებაზე: ან გააგზავნეთ ან გააგზავნეთ ისინი პერსონალისთვის. თუ თანამშრომელი პიროვნების W-2 ფორმას აიღებს, შეიძლება გისურვოთ თანამშრომელი, რომ ფორმა შეიყვანეს, რათა თავიდან იქნას აცილებული კითხვები იმის შესახებ, იყო თუ არა ეს.

07 - შეამოწმეთ შეცდომები, სანამ გააგზავნით W-2 ფორმებს თანამშრომლებს

პრობლემების მინიმიზაცია და W-2 ფორმების ხელახლა გაგზავნის მიზნით, შეამოწმეთ W-2 ფორმები შეცდომებისთვის, ამ სიის გამოყენებით. საერთო W-2 შეცდომები მოიცავს არასწორი წლის ფორმის გამოყენებას, ვერ მოიცავდა ინფორმაციას, არასწორი ყუთში ინფორმაციის განთავსებას და ვერ შეაჩერებს სოციალური უსაფრთხოების დაცვას მაქსიმალურად.

08 - დამლაგებელი თანამშრომელი მოთხოვნის დუბლიკატი W-2 ფორმები

თანამშრომლები ხშირად შეცდომით ან დაკარგავენ W-2 ფორმებზე და შეიძლება მოახდინონ თქვენი საშემოსავლო სამსახურში მოსთხოვონ მათი W-2 ფორმის დუბლიკატის ასლი. სანამ W-2 ფორმების გავრცელებაზე გაითვალისწინეთ, როგორ მოიქცევით ამ მოთხოვნებს:

• თუ თქვენ იბეჭდება ფორმები იძულებით, შეგიძლიათ უბრალოდ reprint W-2 ფორმა და მისცეს მას ან ფოსტით მას თანამშრომელი.
• თუ ფორმა მომზადდა გარე საარსებო მინიმუმზე, მათ შეუძლიათ დააკისროთ თქვენი ფორმის გადაწერა და დაგზავნის ღირებულება. შეიძლება დაგჭირდეთ თანამშრომლებისთვის პირველი დუბლიკატის ფორმა, ან მეორე დუბლიკატი წელიწადში (ეს მოხდება!).

რაც არ უნდა გადაწყვიტოთ, კარგია, რომ თქვენი პოლიტიკის კომუნიკაცია თანამშრომლებისთვის დუბლიკატის ფორმების შესახებ. დუბლიკატის ფორმის ბრალდება შეიძლება უკიდურესად გამოიყურებოდეს, მაგრამ ეს შეიძლება მოჭრილიყო დაკარგული ფორმების რაოდენობაზე, რომლითაც უნდა მოგვარდეს.

09 - შეტანის W-2 და W-3 ფორმები სოციალური დაცვის ადმინისტრაციასთან

მას შემდეგ გადაწყვიტა, თუ როგორ უნდა მოამზადოთ W-2 ფორმები და ეს ფორმები დაურიგეს თანამშრომლებს (საგადასახადო წლის მომდევნო წლის 31 იანვრისთვის), თქვენი მომავალი გადაწყვეტილება არის განსაზღვროს, თუ როგორ უნდა შეიტანოს ეს ფორმები სოციალური დაცვის ადმინისტრაციასთან (SSA) .

ყველა W-2 ფორმა უნდა შეიტანოს სოციალური დაცვის ადმინისტრაციასთან ერთად, გადამცემი ფორმა W-3 . ამ ფორმების წარდგენის ორი ვარიანტი:

• შეგიძლიათ შეიტანოთ ონლაინში სოციალური მომსახურების ვებ-გვერდის ბიზნეს სერვისის ონლაინ სექციაში. თქვენ უნდა დარეგისტრირდეთ პირველი, შემდეგ შეავსოთ შესაბამისი ფორმები ონლაინ რეჟიმში. თუ BSO- სთან ერთად შეიყვანეთ ონლაინ, თქვენ არ უნდა შეიტანოთ W-3 ფორმები.
• ასევე შეგიძლიათ გააფორმოთ W-2 ფორმების ფორმა W-3 ფორმატთან ერთად სოციალური უსაფრთხოების ადმინისტრაციაში.

აქ არის დამატებითი ინფორმაცია, თუ როგორ უნდა მოამზადოთ W-3 ფორმა .

10 - შეამოწმეთ სახელმწიფო რეგლამენტი W-2 ფორმის განაწილებისთვის

დასაქმებულისთვის W-2 ფორმის შევსებისას, ამ ფორმის ერთი ნაწილი (ასლი 1) დანიშნულია სახელმწიფოში, სადაც მუშაობს თანამშრომელი. თუ თანამშრომელი მუშაობს ერთზე მეტ სახელმწიფოში, თქვენ უნდა წარმოადგინოთ W-2 ფორმის ასლი თითოეული სახელმწიფოსთვის.

თითოეულ სახელმწიფოს აქვს W-2 ფორმების და ნებისმიერი ტრანსმისიის ფორმების წარდგენის განსხვავებული მოთხოვნები. შეამოწმეთ თქვენი სახელმწიფო საგადასახადო ორგანო ან სახელმწიფო შემოსავლების სამსახური, რათა გაეცნონ სახელმწიფოს მოთხოვნებს.

განახლების თარიღი: 31 იანვარს ახალი ქვეყნები შეესაბამება WA-2S- ს SSA- ს შეტანის ბოლო ვადამდე.

დაწვრილებით სახელმწიფო სახელფასო გადასახადებზე.