ღონისძიება და შეხვედრის დამგეგმავები დაგეგმილია შეხვედრების, წახალისების და სხვა პროგრამების ორგანიზებისთვის ფორმალური მოწვევა წერილებისა და მასალების წერაში. ეს არ უნდა გამოიყურებოდეს, როგორც დიდი ამოცანა, მაგრამ მნიშვნელოვანია დაიცვას გარკვეული ნაბიჯები დაიცვას სათანადო მოწვევის ეტიკეტი და თავიდან ავიცილოთ დაკარგული მნიშვნელოვანი დეტალები თქვენი სტუმრები.
აი როგორ:
შექმენით ღონისძიების თემა. ფორმალური მიწოდების წერილებისა და მასალების წერის წინ, დამგეგმავებმა უნდა უზრუნველყონ პროგრამის შემცველი თემა. შემდეგი კითხვები ხელს შეუწყობს გონებრივი პროცესის დაწყებას: ეს არის საგანმანათლებლო კონფერენცია, სემინარი ან წამახალისებელი მოგზაურობა? სად არის ის? რა არის უნიკალური დანიშნულების ადგილის შესახებ? რა არის უხეში გრაფიკი ღონისძიება? რა არის პროგრამის ზოგიერთი მიზანი? რატომ უნდა დაესწროს დამსწრეთა დასწრება? ეს კითხვები დაეხმარება შექმნას დიდი ღონისძიების თემა.
ელექტრონული მიწვევის შექმნა. ძირითად მოვლენებზე ბევრი ფორმალური მოწვევა წერილები და მასალებს გადაეგზავნათ ონლაინ რეგისტრაციის სისტემებში, რადგანაც მნიშვნელოვანი მოვლენის ლოგისტიკის მოცულობა, რომელიც უნდა დაიცვან RSVP პროცესის დროს: სახელები, საკონტაქტო ინფორმაცია, დიეტური მოთხოვნები, ინვალიდობის ხელმისაწვდომობა, სატრანსპორტო საჭიროებები, პროგრამის დეტალები, აქტივობები და სხვა. შენიშვნა: ნაკლებად რთულ მოვლენებზე შეიძლება გამოიყენოთ ელ-ფოსტის მიერ გაგზავნილი ერთი ვებ-გვერდი ან გრაფიკული დიზაინის გამოსახულება, რათა მიეწოდოთ ღონისძიების დეტალები და RSVP კონტაქტები.
ბეჭდვითი მოწოდების შექმნა. თქვენი პროგრამის ან მოვლენის ხასიათიდან გამომდინარე, მოწვევის ეტიკეტს შეუძლია მიუთითოს, რომ თქვენ უნდა მიუთითოთ ფორმალური მოწვევა წერილები და შენიშვნები, რათა თქვენი სტუმრები იცოდნენ, რომ ნამდვილად აფასებენ მათ ყოფნას. ეს განსხვავდება ღონისძიების მასალებისგან; ნაცვლად, მიიჩნევენ მარტივი მოწვევის ბარათს, რომელიც უზრუნველყოფს თქვენს სტუმრებს, მათ შორის მასპინძელი და მისი სათაური, ღონისძიების თემა, თარიღი (ებ) და / ან დრო (ებ) ი და RSVP კონტაქტი.
ჩაწერის ფორმალური ღონისძიების მოსაწვევები. ელექტრონულ მიწოდების ნაწილის მიხედვით, უნდა გამოვყოთ პროგრამა და მოვლენის შესახებ მაღალი დონის ინფორმაცია. მაგალითად, თუ ეს არის წამახალისებელი მოგზაურობის ან მრავალდღიანი კონფერენცია, თქვენ გინდათ შემდეგი შემადგენლობა: დანიშნულება, ძირითადი სასტუმრო / საკონფერენციო ადგილი, მთავარი თემა, დინამიკები (ბიოსების ჩათვლით), გრაფიკი, საქმიანობა, ლოგისტიკა და დეტალები რეგისტრაციის შესახებ. მოწვევა წერილებს და მასალებს უნდა წარუდგინონ სტუმრები, რათა დაესწრონ და ყოველთვის მოიცავდეს მოქმედებას.
მოწვევა ეტიკეტი იწყება დანიშნულების / ადგილის მიმოხილვით. ფორმალური მიწოდების წერილებისა და მასალების წერისას, ყოველთვის უსაფრთხოა ვივარაუდოთ, რომ არავინა არ ყოფილა საიდან განთავსებული პროგრამა. ეს ნიშნავს, რომ თქვენ უნდა დანიშნოთ დანიშნულება და / ან სასტუმრო / დაწესებულება / ადგილი, სადაც პროგრამა ტარდება. თუ თქვენ გეგმავთ მრავალდღიანი ღონისძიებას, შეინახეთ ეს ინფორმაცია მაქსიმალურ დონეზე, მაგრამ დარწმუნდით, რომ არსებობს საკმარისი ინფორმაცია იმისთვის, რომ სტუმარს მიაწოდოს უნიკალური ინფორმაცია და საიდან უნდა იქონიოთ მათი დრო.
მოწვევა ეტიკეტი მოითხოვს ღონისძიების გრაფიკს. თუ თქვენ გეგმავთ მრავალდღიანი ღონისძიებას, როგორიცაა წამახალისებელი პროგრამა, მოწვევა მასალის უნდა მოიცავდეს იმდენად დეტალურად, რომ სტუმრებმა შეიძლება დროულად დაგეგმოთ თქვენი დრო. ეს ნიშნავს, რომ თქვენი მოწვევა უნდა შეიცავდეს ჩამოსვლის მეთოდებს და იმ დროს, როდესაც ისინი მიიღებენ მონაწილეობას, საქმიანი შეხვედრებისა და საქმიანობისთვის (და საქმიანობის არჩევანს), ინფორმაციას კვებასა და გამგზავრების შესახებ.
მოწვევა ეტიკეტი მოითხოვს საქმიანობის აღწერას. ფორმალური მოწვევა წერილებისა და მასალების წერისას, უზრუნველყოფს სხვადასხვა ღონისძიებების მიმოხილვას, რათა დაეხმაროს სტუმრებს უკეთ განსაზღვროს, თუ რა ემთხვევა მათ ინტერესებს. არის თქვენი გოლფის პროგრამა 1/2 დღეში ან სრული დღის მოვლენა? რა არის "კლასში", რომ მდინარე RAPIDS float? რა არის სიმაღლე, სადაც თქვენ მასპინძლობს ღონისძიებას, და რამდენად მაღალია, რომ მთის ველოსიპედები პროგრამა თქვენ? რა არის ხანგრძლივობა დრო მხატვრობის კლასი და რას სწავლობენ?
მოწვევა ეტიკეტი მოითხოვს ლოგისტიკის შეხვედრის შესახებ ინფორმაციას. კიდევ ერთხელ, ვთქვათ, თქვენ მასპინძლობს მრავალდღიანი პროგრამა, სტუმრები უნდა მიაწოდონ დეტალები თითოეული შემდეგი ელემენტით:
- ფრენის დათქმები
- თარიღის რეგისტრაცია
- ნომრის დაჯავშნა
- აეროპორტის ტრანსფერები
- კაბა კოდი
- ამინდი
- შემოწმების პროცედურები
- არასასურველი ნივთები
- მასპინძელი პერსონალის კონტაქტები
საბოლოო ღონისძიების დღის წესრიგის შემუშავება. ეს გამოიყურება განსხვავებულად, ვიდრე თავდაპირველი მოსაწვევი მასალები, მაგრამ უნდა მოხდეს მოწვეული სტუმრების ჩასვლისთანავე ან ჩასვლამდე. იგი უნდა შეიცავდეს საათობრივად-სთ-ს საათს (ეს არის ჯარიმის კომბინირება საათი) მიმოხილვა, რა დაგეგმილია როდის და სად. თუ თქვენ გაქვთ მრავალჯერადი საგანმანათლებლო ტრეკები, რომლებიც ერთდროულად დაგეგმილია, ეს სასარგებლოა იმ ნაკრებების გამოსაკვეთად, რომ მონაწილეებმა იციან, რა თემებია დაგეგმილი, როდის და სად.
შექმენით ღონისძიება მისასალმებელი წერილით. ბევრი დამგეგმავები იბრძვიან იმაზე, თუ რა ინფორმაცია უნდა ჰქონდეთ ან არ უნდა შეიცავდეს მისასალმებელ წერილებს. საუკეთესო რჩევაა, მივესალმო მისასალმებელი წერილი და სტუმრებს იცოდნენ, რომ ისინი მიესალმებიან და აფასებენ. მოწვევა ეტიკეტი ვარაუდობს, რომ წერილს ხელი უნდა მოაწეროს ღონისძიების ოფიციალური მასპინძელი.
ერთ-ერთი ყველაზე შეუმჩნეველი ღონისძიების მოწვევა არის გამგზავრების შეტყობინება. მისასალმებელი წერილი და ჩამოსვლის საჩუქრები, მნიშვნელოვანია, რომ დაურთოთ დეტალები, თუ როგორ გაივლიან სტუმრები.
მენიუს ბარათების შექმნა. თუ თქვენ გეგმავთ საუზმე, სადილი ან ვახშამი, სტუმრები ყოველთვის ვაფასებ მენიუს ბარათებს, რომლებიც გამოყოფენ მენიუს თითოეულ კურსს. ის მათ რაღაცას იძლევა, რომ სხვებთან ერთად ილაპარაკონ მაგიდასთან და დაველოდოთ დამსვენებლებს სწრაფად მიიღონ მენიუს არჩევანი სტუმრებისგან შენიშვნა: თუ სპეციფიკურ სიურპრიზს გეგმავს კვება, მაგალითად, ისეთი უნიკალური გასართობიდან, როგორიცაა მენიუ დესერტი, ის სასარგებლოა, რომ მენიუს ბარათის დატოვება სპეციალური ეფექტის გასაუმჯობესებლად.
შეიტანეთ მადლიერების საჩუქარი შენიშვნა ბარათები. მიუხედავად იმისა, რომ ეს ჩამოსვლის საჩუქარი ან ბალიში საჩუქარი, ყველა მადლიერების საჩუქარი უნდა ჰქონდეს მისი საჩუქარი ნოტა ბარათი. ეს არის შესაძლებლობა, გაძლიერდეს "მადლობა" შეტყობინებები და თქვენი სტუმრები გრძნობენ დამატებით განსაკუთრებულს. ეს გამოსადეგია ტექსტებისა და შეტყობინებების შედგენაში, რომლებიც ასახავს მოვლენის თემას.
ინდივიდუალური გამგზავრების შენიშვნების შექმნა.
გამგზავრებამდე ერთი დღით ადრე, სტუმრებისთვის შეთავაზებული სტუმრებისთვის შენიშვნები შეახსენეთ, როდესაც ისინი გაემგზავრებიან, მათ შორის ფრენის ნომერი და გამგზავრების დრო. იგი იძლევა შესაძლებლობას, შეცვალოს უკანასკნელი წუთი შეცდომები, რომლებიც შეიძლება შეუმჩნეველი იყვნენ ლოჯისტიკის დაგეგმვის დროს.
რჩევები:
- დარწმუნდით, რომ თქვენ გაქვთ დიდი გრაფიკული დიზაინერი და ონლაინ რეგისტრაციის პროცესი. გამოწვევა დღესაც ისაა, რომ ბევრი სხვადასხვა ონლაინ მოვლენის რეგისტრაციის სისტემა არსებობს, მაგრამ ისინი მოითხოვენ ბევრ კონფიგურაციას ან მესამე მხარის სისტემების გამოყენებას კვლავაც განიცდიან თითო ფასზე მოწოდებულ ფასს. ამიტომ ბევრი დამგეგმავები კვლავ იმედოვნებენ თავიანთ სახლში განვითარებულ იარაღსა და რესურსებს.
- იპოვე შენი დიდი საკანცელარიო მაღაზია. მიუხედავად იმისა, რომ ორგანიზაციები უფრო და უფრო მეტად მოძრაობენ კომუნიკაციის ელექტრონული ფორმების გამოყენებაზე, ეს ჯერ კიდევ არ იცვლება იმ ბერკეტებზე, რომლებსაც ბეჭდური მოსაწვევები და ღონისძიებები გადასცემენ. ვეძებთ საკანცელარიო, რომელიც დაიცავს თქვენს ღონისძიების თემას და განსხვავდება ქაღალდისა და ზომის სტილი, რათა შეიქმნას მეტი ინტერესი და დრამა. შენი სტუმრები შეისწავლიან ძალისხმევას.
- შექმნა თარგი და გაიმეორეთ იქიდან. დამგეგმავებმა უნდა შექმნან თამბაქოს მოწვევის ასოები და მასალები, და განაახლეთ ახალი მოვლენები წინა პროგრამებისა და მოვლენების თარგებიდან. რა თქმა უნდა, ახალი საკანცელარიო, გრაფიკა, ტექსტი და სხვ. უნდა იყოს შერჩეული და გამოყენებული, ასე რომ, საჭიროა გარკვეული რაოდენობის დაკონფიგურირება ყოველ ჯერზე.