აირჩიეთ თემა და მდებარეობა
ეს ნაბიჯი წარმოადგენს ორ ცვლადს, რომელიც თქვენს აუდიტორიას გვინდა ვიცოდეთ არაფერი.
შეხვედრის "სად და რატომ" დაუყოვნებლივ იმოქმედებს, ვინ იქნება მოწვეული და თუ არა ისინი დაესწრებიან.
ადგილი, რომელიც აირჩევთ საერთო კრებებს და გავლენას ახდენს ადამიანის სხვა გადაწყვეტილებებზე, თქვენ უნდა გააკეთოთ ღონისძიების დაგეგმვისას.
მონაწილეთა იდენტიფიცირება
ორიენტირებული და ნაყოფიერი შეხვედრის დიდი ნაწილი თავიდან იქნას აცილებული distractions, რაც იმას ნიშნავს, შეზღუდვა იწვევს საუკეთესო გადაწყვეტილების მიმღებ პირებს. არსებობს კორპორატიული კულტურის ტენდენცია, რომელიც მოიცავს ყველა მონათესავე კავშირს კომუნიკაციებში, მაგრამ თქვენ შეგიძლიათ გააუმჯობესოთ წარმოება, რომლებიც აღმოფხვრან ასოცირებულებს, რომლებსაც შეუძლიათ პროგრესი უმნიშვნელოდ განიხილონ. კენჭისყრის მონაწილეების მოწვევის ნაცვლად, შეხვედრის დაწყებამდე საკვანძო დამსწრეებს წაახალისონ თავიანთ ქვედანაყოფებთან საუბარი.
შეთავაზეთ სამი დღე და დრო
ფრთხილად იყავით, თუ როგორ გაინტერესებთ თითოეული დამსწრეთა ხელმისაწვდომობა. ადვილია გახსნა "პანდორას ყუთი" საკითხები, როდესაც საქმე დაგეგმვის ორმხრივად სასარგებლო თარიღი თქვენი შეხვედრა.
ამის თავიდან ასაცილებლად ერთი გზაა შემოთავაზებული რამდენიმე ვადები და დრო, შემდეგ კი თითოეულ ადამიანს სთხოვეთ, რომელიც საუკეთესოდ მუშაობს. თუ იღბლიანი ხარ, ერთ-ერთი თარიღები ყველასთვის ემთხვევა. თუ არა, ნუ გეშინიათ, რომ დამნაშავეთა ვკითხო, თუ მათ შეუძლიათ შეცვალონ კალენდარში უმრავლესობა.
მარშრუტის შექმნა
მნიშვნელოვანია ის, თუ რა თემებს განიხილავენ გრაფიკი, რომელთანაც ვინ მიიღებს შეხვედრის თითოეულ სეგმენტს.
პლაკატორებმა შეიძლება მოითხოვონ რჩევების მოძიება საუკეთესო აღმასრულებლებისგან, რათა ზუსტად შექმნან მარშრუტი. მას შემდეგ, რაც პირველი პროექტი დასრულდა, ეს უნდა წარედგინოს ჯგუფს დასამტკიცებლად.
განიხილეთ პრეზენტაციის საჭიროებები
არსებობს უამრავი განსხვავებული გზა, რათა წარმოადგინოს იდეები ჯგუფში, და თითოეული დაგეგმილი სპიკერი აპირებს საკუთარი უპირატესობა. PowerPoint ფუნქციონირება, ინტერნეტი, და თეთრი დაფები მხოლოდ რამდენიმე კომპონენტი შეიძლება დაგჭირდეთ მოწყობა. იყავი პროაქტიული ამ მოთხოვნის მოთხოვნით და დაიცვან შეხვედრის დაწყებამდე რამდენიმე დღით ადრე.
განრიგი კვება
საკვანძო შეხვედრებისთვის საკვების დაკვეთის გასაღები არის მენიუს ფუნქციური შენარჩუნება. არ გინდათ კვება, ხელი შეუშალოს ბიზნესის ნებისმიერ ასპექტს, ასე რომ, შესაძლებელია თუ არა ზედმეტად ფორმალური კვება. იმ შემთხვევაში, თუ სათესი ლანჩი ითხოვს შემდეგ ცდილობენ დაჯავშნოთ მიმდებარე ოთახი კვება ისე, რომ დამსწრე შეიძლება დაუბრუნდეს შეხვედრა რაც შეიძლება მალე.
საბოლოო დეტალების გაგზავნა
ღონისძიების დაწყებამდე დაახლოებით შვიდი დღით ადრე, თითოეული მონაწილისთვის გადასაგზავნისა და დეტალების გასაგზავნად გსურთ. ეს უნდა შეიცავდეს იმას, რაც დღეისთვის არის შეკვეთილი. ასევე მოიცავს მიმართულებებს, პარკირების ინფორმაციას, ოთახებს და საგანგებო კონტაქტებს.
თუ თქვენ მუშაობთ აღმასრულებლებთან ერთად, კორესპონდენტებს ასლის ელ-ფოსტის ასლის გადაწერა.
შეხვედრის დღე
როგორც შეხვედრის დამგეგმავი, ეს თქვენი სამუშაოა იმისათვის, რომ ღონისძიება წარმატებით დაიწყო. რა თქმა უნდა, თქვენ გინდათ მიბრძანდეთ ადგილზე ადრეული შეამოწმოს ოთახი და შეხვდეს კვების და A / V კოორდინატორებს. დამოკიდებულია ადგილმდებარეობის მიხედვით, თქვენ ასევე გვინდა გამოგიგზავნოთ signage ისე, რომ ყველას აღმოაჩენს მათი გზა ოთახი.
და იქ თქვენ გაქვთ ეს - რვა შედარებით მარტივი ნაბიჯი დაგეგმვის წარმატებული მცირე შეხვედრა.
თითოეული ნაბიჯის გადადგმა აშკარად დროსა და გულმოდგინებას მიიღებს თქვენს ნაწილზე, მაგრამ მონაწილეთათვის თქვენი გეგმების შესახებ კომუნიკაცია არის ნახევარი ბრძოლა. მეტი ადამიანი იცის, რა უნდა ველოდოთ შეხვედრისგან, უფრო მომზადებული იქნება ბიზნესში.