ნაბიჯები მოძიებაში იდეალური ღონისძიება ადგილი
იმის გათვალისწინებით, რომ თქვენ უკვე დაადგინეთ მოვლენის სახეობა, რომელიც გეგმავს და მიზნად ისახავს, ბევრი სხვა ფაქტორები უნდა ჩაითვალოს, როგორც თქვენ დაიწყებთ ადგილის შერჩევის პროცესს.
შემდეგი საგზაო რუკა დაგეხმარებათ დახვეწილი ღონისძიების სივრცის არჩევისას.
იდენტიფიცირება შენი სამიზნე აუდიტორია და იცოდე თქვენი სასტუმრო სიის
ღონისძიების ჩატარების ადგილის დაგეგმვისას, ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი ინფორმაცია უნდა იცოდეთ, ვინ იქნება თქვენი სტუმრები და რამდენი ელოდება დასწრებას. მიუხედავად იმისა, რომ ღონისძიების ტიპი აუცილებლად აცნობებს ადგილის არჩევანს, ღონისძიების სივრცეში ერთ-ერთი უდიდესი შეზღუდვაა მისი შესაძლებლობები. დარწმუნდით, რომ თქვენ იცით, რომ სულ მცირე, ზუსტი შეფასებით (ეს შეიძლება იყოს სპექტრი) სტუმრების რაოდენობით, რადგან ეს დაუყოვნებლივ ზღუდავს თქვენი ადგილის ვარიანტებს. თქვენ ასევე უნდა განიხილონ თქვენი აუდიტორია. დარწმუნდით, რომ ადგილი ასახავს არა მხოლოდ ღონისძიებას, არამედ სტუმრების გემოვნებას და მოლოდინს.
იდენტიფიცირება თარიღის თარიღები
შეამოწმეთ თქვენი კალენდარი, რადგან დრო გავლენას მოახდენს ბევრ გადაწყვეტილებებზე, მათ შორის არჩევანის ადგილას. თქვენი სტუმრის სიის შემდეგ, თქვენი ღონისძიების თარიღი იქნება შემდეგი შეზღუდვის ფაქტორი.
დამოკიდებულია იმაზე, თუ რა ტიპის ღონისძიება გეგმავს, შეიძლება აღმოჩნდეთ, რომ თქვენ უნდა იყოს მოქნილი თქვენი ღონისძიების თარიღის მისაღებად საჭირო ადგილის მისაღებად ან მოქნილი თქვენი ადგილის არჩევანით, რათა მიიღოთ სასურველი თარიღი. თქვენ უნდა დაიწყოს ადგილი დაგეგმვა იცის, სადაც თქვენ ან კლიენტს მოქნილი.
აქ არის გარკვეული კითხვები:
- როდის არიან თქვენი სტუმრები სავარაუდოდ ხელმისაწვდომია მათი გრაფიკების მიხედვით?
- რა ადგილებში აქვთ შესაბამისი და ხელმისაწვდომი სივრცე იმ დროს?
- როდის არის საუკეთესო დრო თქვენი მენეჯმენტის გუნდისთვის?
გამოთვალეთ თქვენი ბიუჯეტი
ღია ბიუჯეტით ნებისმიერ მსურველს შეუძლია დაგეგმოს დიდი მოვლენა და აქვს ადგილი არჩევანის უსასრულო შერჩევა. მაგრამ სავარაუდოდ, თქვენი ფინანსური რესურსები შეზღუდულია და უნდა იცოდეთ თქვენი ფინანსური შეზღუდვების დასაწყისიდან, მაშინაც კი, თუ თქვენი ღონისძიების ბიუჯეტი მარტივია, თუ როგორ შეაფასებს ბატარეის შეფასება ან დიაპაზონი. ღონისძიების დამგეგმავი ყოველთვის შეუძლია დაგეგმოს დიდი ღონისძიება გონივრულ ბიუჯეტში.
- გააკეთე ადგილი თქვენი ბიუჯეტის პარამეტრებში სივრცეში, ტექნიკურ და კვების ხარჯებზე?
- გსმენიათ თუ არა მოლაპარაკებები კეთილსინდისიერი მომსახურებით მომსახურებაზე და აჩვენა თქვენი როლის ღირებულება?
- ნება თუ არა ბიუჯეტში მოქნილობა მოქნილობა?
ფარგლებს გარეთ სხვადასხვა ადგილებში
მას შემდეგ, რაც სტუმარი ნომრები და შესაძლო თარიღები თარიღდება ვიწრო, მნიშვნელოვანია იდენტიფიცირება იმ ადგილებში, სადაც ღონისძიება გაიმართება. სასტუმროები და ღონისძიებები ან საკონფერენციო ცენტრები არის ყველაზე პოპულარული ღონისძიებები ფართო სპექტაკლები კორპორატიული ღონისძიებებისა და საქორწილო მიღებისთვის, მაგრამ ისინი არ არიან ერთადერთი ვარიანტი.
ეს არის დრო, რომ შემოქმედებით იყოს თქვენი აზროვნება. განვიხილოთ შემდეგი:
- თქვენი შეხვედრის თემაზე დაყრდნობით, რომელი სამი საუკეთესო ადგილი იბადება?
- სად თქვენი სტუმრები ამჯობინებენ ამ შეხვედრას?
- რა იქნება თქვენი სტუმრებისთვის ყველაზე მოსახერხებელი?
- გარდა სასტუმრო, რა მოულოდნელ ადგილებში შეიძლება გაიზარდოს RSVP განაკვეთი?
იპოვეთ თარიღის მარჯვენა ადგილი
თქვენს მიერ შერჩეული ადგილი უნდა ჰქონდეს შესაბამისი სივრცე ტიპის დაგეგმვისათვის. იქნება თქვენი ღონისძიება მოითხოვს ცეკვის სართულზე? საჭიროა PA სისტემა? რაც შეეხება სპიკერის პოდიუმს ან პროექტორის ეკრანზე? რა ტიპის მაგიდის კონფიგურაცია გჭირდებათ? გარდა ამისა, ამ სახის კითხვების გათვალისწინებით, აქ არის რამდენიმე საუკეთესო ადგილი დაგეგმვის კითხვები ჰკითხეთ საკუთარ თავს:
- განაპირობა თუ არა ღონისძიება ჩატარდება თქვენი პროგრამის ან ღონისძიების სპეციალური კრიტერიუმები?
- შეიძლება განათავსონ თქვენი წარმოება, გასართობი, A / V, ხმის და სხვა ტექნიკური საჭიროებები?
- ამჯამად დაწესებულების მდგომარეობა ასახავს თქვენი ორგანიზაციის მაღალ სტანდარტებს?
განვიხილოთ მომსახურების ადგილი და შეზღუდვები
გარდა ღონისძიების სივრცის სწორი ტიპისა, თქვენ გინდა შეისწავლის ადგილი სხვა სერვისების მიერ შემოთავაზებულ ადგილებზე და გადაწყვიტოს მათი ღირებულება თქვენს ღონისძიებაზე. ზოგიერთ ადგილას ასევე სასურველი გამყიდველი სია, საიდანაც თქვენ უნდა იმუშაოთ, რათა იპოვოს მოვაჭრეები ან მომწოდებლები სხვა მომსახურება. სხვა ობიექტებზე შეზღუდვა აქვს დეკორაციის ან სხვა ასპექტზე. ზოგიერთი კითხვის დასმა მოიცავს:
- ამჯამად ეს ადგილი გთავაზობთ კარგი პარკირების პარამეტრების ან Valet?
- ეს ადგილი გთავაზობთ უსაფრთხოებას?
- ეს ადგილი გთავაზობთ დამატებითი მომსახურებას, როგორიცაა კვება, ყვავილების მოწყობა, თეთრეული და მაგიდის გაქირავება და ა.შ.
- აქვს თუ არა ეს სავარჯიშო და დასუფთავების ეკიპაჟი?
- ეს ადგილი ზღუდავს სხვა მოვაჭრეებს, რომლებიც მუშაობ?
- აქვს თუ არა ეს ადგილი საკვებისა და სასმელის მინიმუმს?
განვიხილოთ ადგილი რეპუტაცია
ადგილია რეპუტაცია სამსახურისთვის კრიტიკული. ეს ხშირად განსხვავებაა კარგი მოვლენის ჩატარებასა და დიდ მოვლენად. გზა ყოველთვის იხსნება მისი ობიექტების, თანამშრომლებისა და კლიენტებისათვის. ღირსეული ადგილის რეპუტაციის მისაღებად გაითვალისწინეთ ეს კითხვები:
- რა არის კონფერენციის მენეჯერი, კვების მენეჯერი ან აღმასრულებელი მზარეული?
- მართავს თუ არა მენეჯმენტს VIP კლიენტის მსგავსად ან როგორც მრავალჯერადი პროგრამების მსგავსად?
- რამდენად მოქნილობაა შენს სურვილი, რომ გაგრძელდეს?
- აქვთ თუ არა ისინი, თუ გაქვთ ტესტები ან მიმოხილვები?
- განათავსებთ ფოტოებს თქვენი მსგავსი მოვლენებისგან?
განრიგი ვიზიტის ვიზიტი
თუ ლოგისტიკა და დრო აბსოლუტურად შეუშლის ამას, ყველა ღონისძიების დამგეგმავი ვალდებულია ჩატარდეს ადგილზე ინსპექტირება ნებისმიერ ადგილას ხელმოწერამდე. სურათები შეიძლება ძალიან სასარგებლო იყოს, მაგრამ არსებობს მრავალი ასპექტი, რომელიც მხოლოდ პირადად შეიძლება შეფასდეს. ითხოვეთ ტურის ჩატარების ადგილი, მათ შორის პარკირების შესასვლელიდან და სველი წერტილებისთვის ღონისძიების სივრცე. თქვენ მოხარული იქნება თქვენ გააკეთეთ!
კლიენტის პარამეტრები
დღის ბოლოს, ღონისძიების დამგეგმავებმა უნდა წარმოადგინონ თავიანთი ადგილის რეკომენდაციები თავიანთ კლიენტებზე (როგორიც არის შიდა კლიენტი, როგორიც არის კომპანიის აღმასრულებელი ან მენეჯმენტი ან გარეგანი კლიენტი) და მოიპოვოს თანხმობა. ერთადერთი შეკითხვა, როდესაც კლიენტთან დაკავშირებით საკუთარ თავს ჰკითხეთ, გეგმავს ეტაპზე დაგეგმილი ეტაპზე კლიენტს დაამტკიცებს ჩემს რეკომენდაციებს? იმისათვის, რომ ამ კითხვას პასუხი გაეცათ, დარწმუნებული უნდა იყოთ, რომ გესმის კლიენტის მოლოდინები და შეღავათები თავიდანვე.