გაეცანით ძირითად ინფორმაციას, რომელიც წყარო დოკუმენტშია ნაპოვნი
რატომ არის წყარო დოკუმენტები მნიშვნელოვანია
საბუღალტრო აღრიცხვისა და საბუღალტრო აღრიცხვისთვის მნიშვნელოვანია საბაზისო დოკუმენტი, რადგანაც მტკიცებულებაა, რომ ფინანსური გარიგება მოხდა.
თუ კომპანია აუდირებულია, საბუღალტრო ჟურნალები და ზოგადი ლეგერი აუდიოვიზუალური აუდიტის კვალიფიკაციის წყაროა.
ბიზნესის დოკუმენტის შენახვა, ისევე, როგორც თქვენი პირადი გადასახადების საგადასახადო შეღავათიანი ნივთების შენახვა. თუ თქვენი გადასახადები შემოწმდება, ისინი ადასტურებენ იმ მტკიცებულებას, რომ თქვენ გააკეთეთ ეს შესყიდვები. იგივე შეიძლება ითქვას, რომ თქვენი ბიზნესი, მაგრამ ბიზნესი, თქვენ არ შეინახეთ ქვითრები მხოლოდ საგადასახადო გამოქვითვას. თქვენ ფლობენ ორიგინალ დოკუმენტებს ყველა ფინანსური ტრანსაქციისთვის.
რა წყარო დოკუმენტები უზრუნველყოფს
წყარო დოკუმენტი აღწერს გარიგების ყველა ძირითად ფაქტს, როგორიცაა გარიგების ოდენობა, რომლისთვისაც განხორციელდა გარიგება, გარიგების მიზანი და გარიგების თარიღი.
აქ არის ერთიანი წყაროების რამდენიმე მაგალითი:
- გაუქმებული შემოწმება
- ინვოისი
- სალარო აპარატის მიღება
- კომპიუტერის გენერირებული ქვითარი
- საკრედიტო შენიშვნა მომხმარებლის დაბრუნების შესახებ
- თანამშრომელი დრო ბარათი
- ანაბარი slip
- შესყიდვის ორდერი
როგორ მოვიქცეთ წყარო დოკუმენტები
საბუღალტრო დოკუმენტაცია უნდა მოხდეს შესაბამისი საბუღალტრო ჟურნალში, რაც შეიძლება მალე გარიგების შემდეგ. ჩანაწერის ჩაწერის შემდეგ ყველა დოკუმენტი უნდა შეტანილ იქნეს გარკვეულ სისტემაში, სადაც ისინი შეიძლება ამოღებულ იქნეს, თუ და საჭიროების შემთხვევაში.
გარკვეულ შემთხვევებში, შესაძლოა, მნიშვნელოვანია, რომ უზრუნველყოს ჯაჭვის პატიმრობაში, რათა დადგინდეს, რომ წყარო დოკუმენტი თქვენს კონტროლში რჩება.
წყარო დოკუმენტები წინააღმდეგ ფოტოკოპიები
უმეტეს შემთხვევაში, დოკუმენტაციის ასლები იურიდიულად მისაღებია. მაგალითად, შინაგან შემოსავლების სამსახურმა მიიღო 1997 წლიდან მიღებული შემოსავლების ასლები, სანამ ისინი არ იყენებენ მასალებს, შეიცავს ორიგინალში არსებულ ყველა ინფორმაციას და სკანირების პროცესის ფარგლებში, წარმოადგინონ ინფორმაცია ამ ფორმატში ორიგინალური.
მასალების მიღება, რომელიც მითითებულია შესყიდული ობიექტებისა და ფასის გათვალისწინებით, მაგრამ ეს სკანირებული იყო მიმწოდებლის სახელზე, არ ექნებოდა კვალიფიკაციას. დოკუმენტი, რომელიც წარმოადგინა ყველა ინფორმაციას თავდაპირველი ქვითარით, მაგრამ ეს არ იყო გადაფარებული Word ან Excel ფორმატში ასევე არ ისარგებლებდა.
IRS სტანდარტი - სრული, ნათელი და ზუსტი რეპროდუცირება ორიგინალური - იგივე სტანდარტი გამოიყენება მრავალი ბიზნესისა და სამთავრობო უწყებების მიერ. სხვა ინსტიტუტები, თუმცა, დაამატეთ ამ ზოგად მოთხოვნებს.
მაგალითად, ვაშინგტონის უნივერსიტეტი, მაგალითად, თავდაპირველი დოკუმენტის ფოტოკოპირების შემცვლელად ითვლება მხოლოდ 300 დუტის დიაპაზონის (dpi) მინიმალური სიმკვრივის დასამზადებლად და წარმოდგენილია PDF ან TIFF ფორმატში; იგი არ იზიარებს JPEG- ის ფოტოებს.
თუ თქვენ გეგმავთ საბუღალტრო ან იურიდიული დოკუმენტების სკანირებას შენახვისთვის, შეამოწმეთ სათანადო დაწესებულება, დარწმუნებული იყვნენ, რომ ისინი მიიღებენ დოკუმენტაციას ფორმატში, რომლის გამოყენებასაც გეგმავს.