Look at Pros და Cons of Paperless ოფისი
აქ არის შედგენა დადებითი და cons of paperless ოფისში დაგეხმაროთ გადაწყვიტოს, თუ მიმდინარეობს paperless არის ჭკვიანი გადაწყვეტილება თქვენი მცირე ბიზნესის.
Problems of Paperless ოფისი
1. ეკოლოგიურად სუფთა - ნაგავსაყრელის 25% -იანი ქაღალდის ანგარიშების მიხედვით, ხოლო ამერიკის შეერთებული შტატების ოფისის ქაღალდის გამოყენება მხოლოდ 10% -ით შემცირდა, რაც ხელს შეუშლის 1.6 მლნ ტონა სათბურის გაზების გაფრქვევას. და ეს მხოლოდ ქაღალდია, არ ითვალისწინებს მელნის კარტრიჯების წარმოებასა და განთავსებას პრინტერების მიერ გამოყენებული ენერგია. გამგზავრება ქაღალდი არის გარემოსდაცვითი შეგნებული გადაწყვეტილება.
2. ხარჯების ეფექტური - ისევე, როგორც სარგებელი paperless ოფისში გარემოს, არსებობს ასევე სარგებელი მცირე ბიზნესის ბიუჯეტი. დაფიქრდით იმაზე, თუ რამდენ ხანს გაატარებ ქაღალდზე, მელნით, საფოსტო და სხვა წყაროებზე, რომლებიც მხარს უჭერენ ქაღალდის მძიმე ოფისს. შემდეგ, მიიჩნევენ, რომ სივრცე სჭირდება შეინახოს ყველა თქვენი ფიზიკური წყაროები და ფაქტობრივი დოკუმენტები. ეს შეიძლება იყოს საკმაოდ ძვირი. დროთა განმავლობაში, დოკუმენტებზე წასვლა შეიძლება გამოიწვიოს უზარმაზარი დანაზოგი თქვენი მცირე ბიზნესისთვის.
3. მარტივი წვდომა - ქაღალდის უქონლობისთვის ყველა მნიშვნელოვანი დოკუმენტი გაციფრებულია. თქვენ შეგიძლიათ დააბრუნოთ ისინი Cloud ან შედიხართ მათ დისტანციური დესკტოპის აპლიკაციით, რაც საშუალებას მოგცემთ მოაწონოთ მობილურ ოფისში მუშაობის უნარი, ან სადმე რამეზე დაყრდნობით და დარჩეთ პროდუქტიული.
4. ფაილური ორგანიზაცია - თუ თქვენ ოდესმე დაიხარჯა დრო, რომ გადანაწილდეს დეზორგანიზებული ფაილების კაბინეტი ან სტატიების ქაღალდი, რომ იპოვოთ ის, რასაც ეძებთ, იცით თუ არა, თუ როგორ შეიძლება მკაცრი ქაღალდის დოკუმენტები.
როდესაც თქვენ შექმენით უნაღდო ოფისში, თქვენ შექმნით ციფრულ ფაილურ სისტემას, რაც უფრო ადვილია დროთა განმავლობაში ორგანიზება, ძებნის და tweak. ეს ქმნის იმას, რაც ერთხელ იყო მტკივნეული პროცესი, როგორც დოკუმენტის მოძიება, ისე ადვილია, როგორც ძიების ჩატარება.
Consless Paperless ოფისი
1. სისტემის უკმარისობა - ციფრული შეიძლება იყოს სწრაფი წვდომა, მაგრამ ეს ასევე ნიშნავს სწრაფ დანაკარგს. განვიხილოთ, რა მოხდება ყველა თქვენს ბიზნეს დოკუმენტში, რომელიც შეინახება ადგილობრივად თქვენს კომპიუტერში, თუ თქვენი სისტემა დამსხვრევადია. ყველაფერი შეიძლება დაკარგოთ. მნიშვნელოვანია ყველა მცირე ბიზნესისთვის და, განსაკუთრებით, რომლებიც უნაყოფო არიან, მონაცემთა ბაზის დამონტაჟებისა და ინფორმაციის დაცვის სისტემის არსებობა.
2. უსაფრთხოება - ციფრული ფაილები არ შეიძლება იყოს დაცული საკეტით კაბინეტში ან ოფისში, ამიტომ დოკუმენტების უსაფრთხოება და მგრძნობიარე ინფორმაცია სერიოზული შეშფოთებაა უნაღდო ოფისებისთვის. გადაწყვეტილებები მოიცავს შიფრირების, ადგილობრივ სერვერებს და შეზღუდულ ხელმისაწვდომობას, ყველა მათგანს აქვს საკუთარი ხარჯები და შეღავათები. გარდა ამისა, მნიშვნელოვანია განიხილოს გარკვეული ბიზნესის ხასიათი და მგრძნობელობა მასალების ყოველდღიურად (თქვენი ბუღალტრის აზრით) უბრალოდ არ გამოაქვეყნებს დოკუმენტებს.
3. განახლებანი პროცესები - ქაღალდის შეუსაბამო ოფისში გადასვლის ნაწილი მოიცავს თქვენს მიმდინარე ოპერაციებს და ადეკვატური ალტერნატივების მოძიებას.
მაგალითად, შეიძლება დაგჭირდეთ დაიწყოს ელექტრონული ხელმოწერის სერვისი, ონლაინ ინვოისის შედგენა და გადახდის მომსახურება და სხვა პროგრამები, რომლებიც შეცვლის ფიზიკურ დოკუმენტაციას. ყველა თქვენი პერსონალი ასევე უნდა მომზადდეს ახალ სისტემაში ერთხელ.
4. დრო ინტენსიური - მიმდინარეობს ქაღალდი არ არის ღამის პროცესი; ბევრი ფაქტორი განიხილავს. დრო სჭირდება, განიხილოს ქაღალდის სამყაროს დატოვების ყველა გავლენა, ისევე, როგორც დიდი ხნის მანძილზე განახორციელოს ყველა ცვლილება თქვენს ოპერაციებში, რომლებიც მხარს უჭერენ ქაღალდზე.
დოკუმენტზე წასვლა გადაწყვეტილებაა, რომელიც ბიზნესსა და ბიზნესს შორის მერყეობს და ეს ნამდვილად არ არის უნივერსალური გადაწყვეტილება, რომელიც ყველა კომპანიისთვის არის სწორი. ყველაზე მნიშვნელოვანი ნაწილი გადაწყვეტილების მისაღებად ქაღალდის გარეშე ხდება თქვენი კვლევა, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ გადაწყვიტოთ, თუ სარგებელი გადაწონის გამოწვევებს.
შემდეგ, შექმენით სისტემური პროცესი, რომელიც არა მარტო შეღავათ უპირატესობას ქაღალდზე, არამედ იმავე დროს გააუმჯობესე თქვენი პროდუქტიულობა.