ორგანიზების ორგანიზება მოიცავს ბევრად უფრო მეტს, ვიდრე მხოლოდ სტაბილური ფურცლების ფურცლები და მტვერიდან ამოღება თქვენს მაგიდაზე. ორგანიზაცია მოიცავს თქვენი ბიზნესის ყველა სხვადასხვა ნაწილების შექმნას სისტემებსა და პროცედურებს; ეს არის პოტენციალი, რომ დაგეხმაროთ უფრო პროდუქტიული და მომგებიანი. ქვემოთ მოყვანილი იდეები მოიცავს რამდენიმე საუკეთესო საშუალებას, რაც შეიძლება უფრო მცირე ბიზნესის ორგანიზება გახდეს. სცადეთ მხოლოდ ერთი ნელი და მდგრადი გაუმჯობესება ან გეგმის შედგენა ახალი ორგანიზაციული პროცესის ყოველი თვის განმავლობაში თქვენს ბიზნესში.
01 - აიღეთ დოკუმენტები და დოკუმენტები
ახლა, რომ თქვენ გაქვთ უკეთესი იდეა ტიპის დოკუმენტები თქვენ მუშაობთ, დროა შექმნა - ან გაუმჯობესება - თქვენი ოფისის შეტანის სისტემა. სიუზან უორდმა ერთად შეიმუშავა დოკუმენტაციის მართვის სისტემის შექმნის სასარგებლო სახელმძღვანელო, რომელიც დაგეხმარებათ შექმნას ან დაწეროთ თქვენი ქაღალდის დამუშავება და ორგანიზება.
თუ გადაწყვეტთ, დროა დავიწყოთ ქაღალდის უგულებელყოფა ( წაიკითხეთ ეს დადებითი და პირველი ), მაშინ შეგიძლიათ დაიწყოთ სკანირება და გააქტიუროთ თქვენი ქვითრები, ონლაინ ინვოისის შედგენა და გადახდის სერვისები, როგორიცაა FreshBooks, გადადიან ციფრული ხელმოწერის პროგრამა, როგორიცაა DocuSign , და გამოყენებით Cloud მონაცემთა სარეზერვო და არქივირების. თუ წელიწადში მოვლენების დროს ბარათების შეგროვება მოხდება, შეიძლება კარგი იდეა იყოს სავიზიტო ბარათის სკანერში, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ მიიღოთ საკონტაქტო ინფორმაციის დაუყოვნებლივ და ქაღალდის ბარათების გაყვანა.
02 - გამოიყენე მარჯვენა პროდუქტიულობის ინსტრუმენტები
- საკონტაქტო მართვა. თქვენი კლიენტების შენახვისაგან, როდესაც თქვენ შეხვდებით ადამიანებს, რომლებიც აკმაყოფილებენ ქსელში, ყველა მცირე ბიზნესის მფლობელს სჭირდება კონტაქტების მართვის სისტემა. შეგიძლიათ აირჩიოთ ყოვლისმომცველი კლიენტებთან ურთიერთობის მენეჯმენტი (CRM) სისტემა, როგორიცაა Salesforce, ან მცირე ზომის მენეჯმენტისათვის შეგიძლიათ შექმნას თქვენი არსებული კონტაქტები თქვენი ბიზნესისთვის.
- შეხვედრები და კომუნიკაცია. თუ ხარ შეხვედრებზე პირისპირ, ტელეფონით ან ვიდეოჩანაწერების საშუალებით, პროცესის უფრო ორგანიზების გზაა. თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ისეთი სერვისი, როგორიც გაქვთ თქვენი შეხვედრების ორგანიზება უფრო ადრე ორგანიზებულ - ადრე, დროს და შემდეგ.
- ბუღალტერია და ბუღალტერია. ორგანიზება და გამარტივება გზა თქვენ ინვოისი, მიიღოს გადასახადები და მართვა ფულადი სახსრების ინსტრუმენტები, როგორიცაა Quickbooks Online, Xero და ტალღა.
- მოგზაურობა და ხარჯების მიკვლევა. თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ აპები, როგორიცაა Expedia და TripAdvisor, რათა მოგზაურობის გეგმები უფრო ადვილია. შემდეგ, ერთხელ გზაზე, apps როგორიცაა Expensify დაგეხმარებათ აკონტროლოთ ხარჯები და ანგარიშგების, როდესაც თქვენ სახლში ბევრი უფრო ორგანიზებული.
- სოციალური მედია მენეჯმენტი. ჩვენ ყველამ ვიცით, რამდენი დრო შეიძლება დაიხუროს სოციალურ მედიაში, თუ სისტემაში არ მიდიხარ სისტემატიურ და ორგანიზებულ გზაზე. სწორედ ამიტომ, ინსტრუმენტები, როგორიცაა Hootsuite და ბუფერული შეიძლება იყოს ფასდაუდებელი მცირე ბიზნესის მფლობელები.
- ელფოსტის მართვა. თუ თქვენს პატარა ბიზნესში Gmail იყენებთ, თქვენ გექნებათ წვდომა რამდენიმე Google გაფართოებით, რაც სწრაფად მიიღოთ თქვენი შემოსულები. თუ სხვა ელფოსტის აპლიკაციას იყენებთ, სცადეთ საქაღალდე ავტომატური ფილტრაციის, შეხსენებების და სხვა.
- პროექტის მენეჯმენტი. კარგი პროექტების მართვის აპლიკაცია დაგეხმარებათ ამოცანების გაზიარებაზე, ფაილების გაზიარებასა და თანატოლებთან ერთად ერთობლივ თანამშრომლობაზე და ერთ-ერთ საუკეთესო ინსტრუმენტად იქნას გამოყენებული, რომელიც შეგიძლიათ გამოიყენოთ თქვენი სამუშაო ორგანიზება. სცადეთ Basecamp ან Asana ყველა- in- ერთი პროექტის მართვის გადაწყვეტა.
პროდუქტიულობა ძალიან პირადი პროცესია და საჭიროა აპები, რომლებიც კონკრეტულად იმუშავებენ თქვენს მუშაობას და იმას, რასაც აკეთებთ. გაატარეთ დრო იმისათვის, რომ გაეცნოთ თქვენს მოთხოვნებს თქვენს პროცესში ახალი ინსტრუმენტის ჩარჩოში. შეიძლება არ დაგჭირდეთ, რამდენიც ფიქრობთ. მეტი პროდუქტიულობის ინსტრუმენტი შთაგონების, წაიკითხოთ ამ მუხლის 101 მცირე ბიზნესის პროდუქტიულობის apps და შეისწავლონ ამ 27 დროის დაზოგვა apps .
03 - მიიღეთ თქვენი კომპიუტერი ორგანიზებული
აქ არის ჩამონათვალი რამ, რაც შეგიძლიათ გააკეთოთ ახლა თქვენი კომპიუტერის ორგანიზება და მუშაობის ფორმაში დაბრუნება:
- სუფთა თქვენი დესკტოპის. არსებობს რამდენიმე გზა შეგიძლიათ აქ, და ეს ყველაფერი დამოკიდებულია თქვენი სამუშაო სტილი და როგორ იყენებთ თქვენს კომპიუტერს. თქვენ შეგიძლიათ მოიცილოთ ყველაფერი თქვენს კომპიუტერში, გარდა თქვენს სანაგვე ბინას (გახსოვდეთ, რომ თქვენი დესკტოპის აპლიკაციის ხატები მხოლოდ მალსახმობებია - ყველა თქვენი რეალური აპლიკაცია ჩვეულებრივ ცხოვრობს თქვენს აპლიკაციებში. ან შეგიძლიათ დაამატოთ რამდენიმე კომბინაცია თქვენს ყველაზე ხშირად გამოყენებულ აპებსა და ფაილებს. მე ტენდენცია შეცდომის პირველი ვარიანტი, როგორც გამარტივებითა, რაც შეიძლება სწრაფად, მაგრამ ხშირად იყენებს ჩემი დესკტოპის ადვილი ხელმისაწვდომობის ფაილი მე ამჟამად მუშაობს. შემდეგ მე გადაადგილება მათ მუდმივ სახლში ერთხელ მე დასრულდა.
- შექმენით ციფრული შეტანის სისტემა. თქვენი დოკუმენტების მუდმივ საცხოვრებელზე საუბრისას, ეს არის ის, სადაც თქვენ შექმნით ფაილურ სისტემას, რომელიც სრულ აზრს მოგანიჭებს, ასე რომ, საჭიროა თქვენთვის საჭირო დოკუმენტების მოძიება. ეს გზამკვლევი ფაილებისა და საქაღალდის ორგანიზაციის საშუალებით იძლევა საშუალებას მიიღოთ რამდენიმე შესანიშნავი რჩევა.
- პროგრამული უზრუნველყოფის განახლება. თუ თქვენი კომპიუტერი ავტომატურად დააყენებს აპლიკაციას და ოპერაციული სისტემის განახლებას, დიდი. თუ ეს თქვენთვის ხელსაყრელი პროცესია, განახლებების შემოწმება მაინც უნდა გაიაროს, რადგან ბევრი მოიცავს უსაფრთხოების წრეებს. შემდეგ, წელიწადში ერთხელ, განიხილეთ მიმდინარე პროგრამული უზრუნველყოფის ვერსიები, რომლებიც იყენებთ და გადაწყვეტილებას მიიღებთ, თუ მისი დრო განახლდება.
- სკანირება ვირუსების და შესრულების საკითხებზე. მიუხედავად იმისა, თუ რა სახის კომპიუტერი გაქვთ, ყველა მათგანს შეუძლია მიიღოს ვირუსები ან მავნე (დიახ, კი მაკები!). თუ თქვენ გაქვთ Windows- ზე დაფუძნებული კომპიუტერი, კომპიუტერიდან PCWorld- ის კომპიუტერის შემსწავლელი რჩევები დაგეხმარებათ დაიცვას თქვენი კომპიუტერი ჯანმრთელი და შეუფერხებლად.
- შეამოწმეთ თქვენი მონაცემთა ბაზის მთლიანობა. თქვენ ბექ თქვენს მონაცემებს, უფლება? თუ არა, ყველაფრის გამოტოვება დროულად და გააკეთეთ ეს პირველი. თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ Cloud დაფუძნებული მონაცემთა სარეზერვო სერვისი, როგორიცაა Carbonite, Backblaze ან CrashPlan ან შეგიძლიათ გამოიყენოთ გარე მყარი დისკი, რომ თქვენ შეაერთედ თქვენს კომპიუტერში (მე ორივე). არც ვარიანტი, კონფიგურაცია მომსახურება ან დისკის ჩატარება უწყვეტი ავტომატური სარეზერვო ასე რომ თქვენ არ უნდა გავაკეთოთ არაფერი ხელით. შემდეგ, წელიწადში ერთხელ ან ორჯერ, გადადით თქვენს სარეზერვო სამსახურში ან დრაივზე, რათა დარწმუნდეთ, რომ ყველაფერი არსებობს და ხელმისაწვდომი უნდა იყოს თქვენს კომპიუტერში ასლი.
- თქვენი შემომავალი გაფრთხილება. ბევრი მცირე ბიზნესის მფლობელს აქვს სიყვარულის სიძულვილის ურთიერთობა მათ ელ-ფოსტასთან. მათ უყვართ ის იმიტომ, რომ ეს ძალიან პროდუქტიული და ეფექტური კომუნიკაციის ინსტრუმენტია; მაგრამ ისინი სიძულვილს იწვევს, რადგან მას შეუძლია სწრაფად გამოაღწიოს კონტროლი, რამაც ზედმეტი სტრესი გამოიწვია . არსებობს რამ, რაც შეგიძლიათ გააკეთოთ იმისათვის, რომ შეენარჩუნებინათ თქვენი შემოსულები, როგორიცაა ავტომატიზაციის გამოყენება, ახდენს რა ყოველდღიურად მიღებას და ზღუდავს თქვენს დროს ელ-ფოსტის შემოწმებას. წაიკითხეთ ეს სტატია იმ ელფოსტის მენეჯმენტის რჩევებისთვის , რომელიც უზრუნველყოფს თქვენს შემოსულებს ძლიერი პროდუქტიულობის იარაღად და არ არის მნიშვნელოვანი დრო საექიმო.
ზემოთ მოყვანილი რჩევები დაგეხმარებათ მიიღოთ თქვენი მცირე ბიზნესი უფრო დაუყოვნებლივ ორგანიზებულად, მაგრამ გახსოვდეთ, რამდენად სწრაფად შეიძლება გავიდნენ კონტროლი. ამ ღონისძიებების გატარება რეზოლუციით, თქვენი ფურცლების, პროდუქტიულობის ინსტრუმენტების და კომპიუტერის სტატუსის მოკლე და მარტივი განხილვა თვეში რამდენჯერმე, ასე რომ შეგიძლიათ დარჩენა ორგანიზება და თავიდან აიცილონ ყველაფერი დეზორგანიზაციის აბსოლუტური დონის მიღწევისგან.