რა გჭირდებათ შენახვა და ორგანიზება
გარკვეულწილად, ელემენტი, რომელიც საჭიროა, შეავსოთ სისტემის შევსება, დამოკიდებულია თქვენს ბიზნესზე.
მაგალითად, თუ თქვენ გაყიდვადი ხელსაყრელი პროდუქტი, საჭიროა თქვენი ინვენტარის ტრეკზე. თუმცა, აქ არის ზოგადი სია ნივთები თქვენ უნდა შეინახოთ თვალყური თქვენს სახლში ბიზნესის:
- ბიზნესისა და მარკეტინგის გეგმები.
- იურიდიული დოკუმენტაცია (მაგ. LLC დოკუმენტური, ბიზნეს ლიცენზია და ინტელექტუალური საკუთრების რეგისტრაცია, კონტრაქტები)
- კონტაქტები (პროფესიონალი, კლიენტები, მოვაჭრეები, სერვის ცენტრები და სხვ.)
- ფინანსური ინფორმაცია (მოგება / ზარალი განცხადებები, ბალანსი, ანგარიშზე გადასახდელი / მიმღები)
- გადასახადები
- ბიზნეს ხარჯები (ქვითრები)
- პროექტები
ამ სიასთან ერთად თქვენ გინდათ რომ დაამატოთ ის საქონელი, რომელიც კონკრეტულია თქვენი ბიზნესისთვის.
სისტემები ორგანიზება შენი მთავარი ბიზნესი
შანსები იყენებთ სხვადასხვა მეთოდებს, შეინახოთ და მოაგვაროთ თქვენი ნაშრომები და სხვა მნიშვნელოვანი ინფორმაცია. ძირითადი ფაქტორია აირჩიოთ მეთოდი, რომელიც საუკეთესოდ მუშაობს თქვენთვის. ყველას აქვს განსხვავებული აზროვნება და ორგანიზება. მაგალითად, ზოგიერთი ადამიანი, უფრო მეტ აზრს ატარებს ფაილების ანბანურად ორგანიზებას, მაგრამ სხვებისთვის ისინი ადვილად ადგენენ თარიღის მიხედვით ორგანიზებას.
თუ არ ხართ დარწმუნებული, თუ რა მოხდება საუკეთესო თქვენთვის, სცადეთ, და თუ შეინარჩუნებთ ბრძოლას, მიიღე სხვა სისტემა. აქ არის სამი გზა ორგანიზება თქვენი ფაილი და ინფორმაცია:
მარტივი Binder ფაილური სისტემა
მცირე ბიზნესისთვის, რომლებიც არ ქმნიან ძალიან ბევრ დოკუმენტურს, შემზღუდავი სისტემა კარგი არჩევანია.
ისიც იდეალურია იმ ადამიანებისთვის, ვისაც აქვს ყველაფერი ერთ ადგილას ან ვისაც მათი ინფორმაცია მობილურში სჭირდება. შემკვრელის სისტემა იყენებს მსხვილ სამ ring ბენდერს, ფურცლის დამცავებს და განყოფილების გამყოფებს.
გამოიყენეთ სექცია dividers ორგანიზება თქვენი ბიზნესის კატეგორიები, როგორიცაა შექმნილა ბრძანებებს, დასრულდა ბრძანებებს, სამაგისტრო ასლები სხვადასხვა ფორმების ... და ა.შ. იქიდან, თქვენ დაიწყებთ შეგროვებას ფაილი ფურცელი მფარველები. მას შემდეგ, რაც Binder იღებს სრულ - კვირის ბოლოს, თვეში ან სამ თვეში - ეს იქნება დრო, რათა გაწმენდის. თქვენ უბრალოდ გადარიცხვა მომხმარებლების შეკვეთის ფაილებსა და სხვა ისტორიულ ჩანაწერებს ტრადიციული შეტანის სისტემაში, რომელიც მჭიდროდ აფასებს თქვენს ორგანიზაციის ორგანიზაციას.
ტრადიციული ფაილური სისტემა
ტრადიციული ფაილური სისტემები იყენებენ შეტანის კაბინეტს, ჩამოკიდებული ფაილებისა და მანილას ფოლდერები. თითქმის ყველა ბიზნეს საბოლოოდ გვჭირდება ამ ტიპის შეტანის როგორც მათი ბიზნესის იზრდება. არსებობს მხოლოდ ძალიან ბევრი დოკუმენტებზე გენერირებული დროთა განმავლობაში არ აქვს ერთი. და რადგან საგადასახადო ჩანაწერებს შვიდი წლის განმავლობაში უნდა შეინარჩუნონ, საჭიროა ამ ჩანაწერების შესანახად ადგილი. ტრადიციული შეტანის სისტემები იდეალურია იმ საქონლისთვის, რომლებიც უნდა იყოს დაცული, მაგრამ რეგულარულად ხელმისაწვდომი არ არის, მაგალითად, წინა წლების გადასახადები და ბიზნეს-ლიცენზია. აქ არის რამოდენიმე რჩევა, რათა მიიღოთ თქვენი ტრადიციული შეტანის სისტემა და წარმატებული:
- დაფიქრდით იმაზე, თუ რა ტიპის სისტემაში იყენებთ. თქვენ შეგიძლიათ მიიღოთ თხილი მაგარი საოფისე მოწყობილობების შეძენაში და შეიმუშაონ ყველაზე დახვეწილი და ფერადი ფაილური სისტემა მსოფლიოში, მაგრამ თუ ეს არ შეესაბამება თქვენს სამუშაო სტილს, ეს იქნება ნარჩენები დაყენების დრო და ფული.
- შექმენით სისტემა თქვენი ქაღალდის მართვისთვის, რომელიც საშუალებას იძლევა ნაკლებად "ეკარება". გსურთ თავიდან ასაცილებლად ქაღალდის ქაღალდის შესაქმნელად და თითოეულ ჯერზე მრავალჯერ. ნაცვლად ამისა, იმუშაოს გადაწყვეტილებებზე იმის შესახებ, თუ სად უნდა გაეგრძელებინათ ქაღალდის ნაკადი.
- შედგენა დრო შეტანისთვის . ადვილია, რომ თავიდან იქნას აცილებული ეს ამოცანა, როგორიც არის ჭირი, მაგრამ საჭიროა და დაეხმარება თქვენს საქმიანობას ბევრად უფრო შეუფერხებლად. განსაკუთრებით საგადახდო და სხვა ნივთები საგადასახადო დროს, შენახვა ამ პერსონალის ორგანიზებული ხდის შეტანის თქვენი გადასახადები, რომ ბევრად უფრო ადვილია.
ელექტრონული წარდგენა სისტემა
ციფრულ სამყაროში მთლიანად არ არის აღმოფხვრილი ქაღალდის შენახვის საჭიროება, მაგრამ ეს ბევრად უფრო ადვილია. ციფრულ სისტემებს შეუძლია შექმნას, გააგზავნოს და მართოს ინვოისები და მას შეუძლია თქვენი სახლის ბიზნესის დაფინანსება და შემდეგ იმპორტირება საგადასახადო პროგრამული უზრუნველყოფა ელექტრონული შეტანისთვის. შეგიძლიათ სკანირების მიღება და თქვენს კომპიუტერში შენახული ფაილების შენახვა (თუმცა, სავარაუდოდ, უნდა შეინარჩუნოთ ქაღალდის ვერსია). ელექტრონული სისტემები შეგიძლიათ შეინახოთ კლიენტებს, მომხმარებელს და სამომხმარებლო ურთიერთობის მართვის სისტემებში ინფორმაციის ხელმისაწვდომობის, ელ.ფოსტის, ბილინგისა და უფრო მეტი ინფორმაციის მისაღებად. ონლაინ სისტემები შეიძლება გამოყენებულ იქნას თქვენი იდეების შესანახად, პროექტების მართვაში, ინფორმაციის ან კვლევის ორგანიზებაში.
მაგრამ ქაღალდის ფაილური სისტემების მსგავსად, თქვენს ციფრულმა ფაილურ სისტემას უნდა ჰქონდეს ორგანიზაციული სტრუქტურა, გამოიყენოთ საქაღალდე და ფაილები თქვენს კომპიუტერში ან ღრუბლებში . მარტივი მენეჯმენტისათვის გამოიყენეთ იგივე სტრუქტურა და ფაილის სახელები თქვენს ციფრულ სისტემაში, როგორც თქვენს ქაღალდის სისტემაში. დაიცავს თქვენს ციფრულ ფაილებს, სარეზერვო მათ ცალკე მყარ დისკზე ან ონლაინ შენახვის სისტემას.
კომბინაცია ყველა ზემოთ
შანსი თქვენ უნდა გამოიყენოთ ერთზე მეტი სისტემა, რათა მართოთ ყველა მონაცემები და მასალა, რომელიც უნდა შეინახოთ თქვენს ბიზნესში. პირველი, თქვენ უნდა გადაწყვიტოს რა მუშაობს საუკეთესო თქვენთვის და შემდეგ განახორციელოს იგი. მაგალითად, თქვენ შეიძლება ჰქონდეს შემკვრელის სისტემა, რათა დაგეხმაროთ თქვენი ბიზნესის ყოველდღიური მართვის ორგანიზება, როგორიცაა თქვენი გრაფიკი, მარკეტინგი და თქვენი ფორმების ასლები.
თქვენს ტრადიციულ სისტემას შეუძლია დაიცვას ყველა თქვენი გრძელვადიანი საბუთები, როგორიცაა წინა წლების გადასახადები, ნებართვები და ბიზნეს ლიცენზიები და ინტელექტუალური საკუთრების რეგისტრაცია. თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ციფრული სისტემა თქვენი იდეების შესანახად, როგორიცაა Evernote და ტრეკზე პროექტები.
მეორეს მხრივ, თქვენ შეიძლება გსურთ ციფრულ მაქსიმალურად იყოს შესაძლებელი, ონლაინ -სურვილისამებრ და კალენდრის გამოყენებით , თქვენს კომპიუტერში ყველა ქვითარი სკანირება, პროგრამული უზრუნველყოფის ან ონლაინ სერვისების გამოყენება თქვენს ბიზნეს მენეჯმენტის ყველა სხვა მოთხოვნიდან. მაშინაც კი, თქვენ კვლავ გვინდა სისტემა, რომ მართოთ ქაღალდი, რომელიც არ არის გენერირებული. მთავარია, იპოვოთ სისტემა, რომელიც ადვილია თქვენთვის გამყარებული და მოძებნოთ თქვენთვის საჭირო ინფორმაცია.
განახლებულია სექტემბერი 2016 Leslie Truex