5 გზა შემცირების დროს თქვენ ხარჯების შეტანის
მაგრამ სამწუხაროდ, სიძულვილი თუ არა, როდესაც თქვენ აწარმოებს მცირე ბიზნესის, შეტანის უნდა გაკეთდეს, ან თქვენ მალე მოვძებნოთ თქვენი სამაგიდო იშლება ქვეშ წონა ყველა ქაღალდი, რომელიც ინახავს piling up. რა არის გატაცება?
არსებობს ორი მიდგომა პრობლემა, რომელიც შეიძლება დაეხმაროს.
შეგიძლიათ სცადოთ თქვენი დრო შეასრულოს მაქსიმალურად მოკლე დროში (მეთოდი, რომელიც თითქმის სრულდება წლების განმავლობაში ოფისში) ან გაატარეთ თქვენი დრო, რაც შეიძლება დიდხანს გასინჯოთ (რაღაც შევინარჩუნო). მოდით შევხედოთ რჩევები ჭრის ქვემოთ დროის რეალურად გატარება შეტანის პირველი.
გაანადგურეს და გადამუშავება შესაძლებელია
პირველ შეკითხვაზე, რომელიც თქვენს მიერ შეტანილი ნებისმიერი ქაღალდის შესახებ დგას, არის "შეტანილი ეს დოკუმენტი?"
ბევრი დოკუმენტი, რომელიც მოვიდა ფოსტით შეიძლება პირდაპირ shredder. მაგალითად, სხვა კომპანიებიდან განცხადებები ან საინფორმაციო წერილების შეტანა? როდესაც თქვენ ელ-ფოსტაზე კითხულობთ, წაიკითხეთ წერილი ფოსტით ერთხელ, გადაწყვიტეთ თუ არა ეს წელიწადიდან ერთი წლის განმავლობაში და ფაილის ან გადაქცევა.
შანსი კარგია თქვენ ასევე შეტანის უამრავი მყარი ასლები დოკუმენტები, რომ თქვენ არ უნდა შეტანის - და არ უნდა იყოს ბეჭდვა პირველ რიგში.
არ არის საჭირო დოკუმენტების ქაღალდის ასლები ან წერილები, მაგალითად, თუ თქვენი ელექტრონული ფაილები ორგანიზებულია და თქვენ შესაბამისი სარეზერვო პროცედურების შემდეგ .
ასე რომ, როდესაც თქვენ ებრძვიან ამ წყობის შეტანის, shred "ქაღალდი შეგიძლიათ გარეშე ცხოვრება".
გამოიყენეთ შეტანის სისტემა, რაც სხვა ოფისს აადვილებს, არ არის რთული.
ქაღალდის უმრავლესობა, რომელიც მე უნდა შევიტანო, უკავშირდება ბიზნესის კეთებას და ეს დოკუმენტები საბუღალტრო სისტემაში უნდა შეიტანონ, სანამ არაფერი გაკეთებულა.
ასე რომ ნაცვლად აღების რომ მიღება პრინტერის ტონერის ვაზნა და შეტანის ქვეშ "P" ჩემი ძირითადი ფაილური სისტემა, მე წარადგინოს ეს ჩემი "პირველი" ფაილური სისტემა, რიგი ფოლდერები იარლიყით თვის და წელიწადში.
მაგალითად, თუ შევიძინე ტონერული კარტრიჯი 2017 წლის სექტემბერში, ეს ფაილი მიდის, ისევე, როგორც ამ თვეში მოხვედრილი ყველა სხვა გადასახადი, ქვითრები და სხვა ბიზნეს დოკუმენტები. ამის შემდეგ მარტივი საკითხია ფოლდერის მეშვეობით თვის ბოლომდე და ყველა საბუღალტრო ჩანაწერი, რომელიც უნდა გაკეთდეს (ან თუ თქვენ არ აკეთებთ საკუთარ თავს, გადასცემს ყოველთვიურ საქაღალდეზე თქვენს ბუღალტერს ან ბუღალტერს) .
გაითვალისწინეთ, რომ ჩვენ ვმუშაობთ სერვისის ბიზნესი და არა საცალო ბიზნესი, ასე რომ, თვეში ერთხელ მუშაობს სამუშაოებზე და მუშაობს. თქვენ უნდა შეცვალოთ ყოველთვიური ფოლდერის იდეა, თუ საჭიროა თქვენი ანგარიშების განახლება უფრო ხშირად.
წარმოიდგინეთ სანამ შეიტანთ
რა მოხდება მას შემდეგ, რაც მე ყოველთვიური საქაღალდე გამოიყენე ბუღალტერიაში? დოკუმენტები უნდა გადავიდეს "ძირითადი" ფაილური სისტემაში . უფრო მეტია, ვიდრე თითოეული დოკუმენტის ინდივიდუალურად მიკუთვნება, მისი ტიტულის მიხედვით, ლოგიკურად მივმართავ ჯგუფს, შევსების პროცედურა მე უფრო სწრაფად.
მოდით კიდევ ერთი შევხედოთ პრინტერის ტონერის კარტრიჯის მაგალითს.
ნაცვლად იმისა, რომ ამ "P" პრინტერის შეტანის ნაცვლად, პრინტერის ტონერის კარტრიჯში შევსულიყავი, მე ამ ოფისს მივცემდი ოფისში მომარაგების - შემოსულობებს, იმავე ადგილას, რომლითაც შეიტანებდი დოკუმენტებს, როგორიცაა ჩანაწერის ჩანაწერი ჩანაწერის ჩანაწერი ან პრინტერის მიღება ქაღალდი. ეს არა მარტო ხდის ფილიალს სწრაფად, არამედ ბევრად უფრო ადვილად იცავს დოკუმენტებს.
გამოიყენეთ მთელი სიტყვა და ფრაზები თქვენი საქაღალდის ეტიკეტზე, არა მხოლოდ წერილებს
არ არსებობს წესი, რომელიც ამბობს, რომ თქვენ მხოლოდ შემოიფარგლება ერთი წერილებისთვის, როდესაც ქმნის თქვენი შეტანის სისტემა. და თუ თქვენ, თქვენ მიღების თქვენი შეტანის ზედმეტად ნელი და რთული. დააკმაყოფილეთ თქვენი ფაილური სისტემა, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ ისარგებლოთ ჯგუფის შეტანისგან და იპოვეთ სწორი ადგილმდებარეობა, რომ უფრო სწრაფად მოათავსოთ დოკუმენტი.
მაგალითად, ნაცვლად იმისა, რომ ჩემი შეტანის სისტემა განეკუთვნება "C", მე ასევე აქვს სექცია "Client Files".
ფაილები "კლიენტის ფაილებში" ორგანიზებულია ალფავიტით. თქვენი შეტანის სისტემის შეცვლა ამ გზით არის ის, რომ ის ყოველთვის შეიძლება შემდგომი დაყოფა და ორგანიზებული იყოს, თუ საჭიროა. ასე რომ, ძირითადი კლიენტი შეიძლება შეიცავდეს ფაილური სისტემის გამყოფი თავის სახელს "კლიენტის ფაილების" განყოფილებაში, რათა მასთან დაკავშირებული დოკუმენტების მოძიება უფრო ადვილი იყოს.
ამ მაგალითში, ფაილურ სისტემაზე ეტიკეტები წაიკითხა "ბ", "C", "კლიენტის ფაილები", "დ" ... ნახეთ რა უფრო ადვილია თქვენი შეყვანა?
კიდევ ერთი შეტანის Tip დააჩქაროს თქვენი შეტანის: არ დაგავიწყდეთ სახის Customize ანბანი, ძალიან. იმის ნაცვლად, რომ მხოლოდ "M" სექცია, ეტიკეტების ერთი "Mc" ძალიან.
შეინახეთ თქვენი "პირველი" ფაილური სისტემა, რომელიც ახლო და მოსახერხებელია
სხვა დიდი რამ, რაც ორ ეტაპად შეტანის სისტემაზეა გამოყენებული, როგორიც არის მე ზემოთ აღწერილი ის არის, რომ გაცილებით ადვილი ხდება თქვენი შეტანის სისტემის პირველი ეტაპი (ყოველთვიური ფოლდერები) ფიზიკურად ახლოს თქვენს სამუშაო სივრცეში . თქვენ გაცილებით უფრო ჩანდა, რომ დაუყოვნებლივ მოაწერონ ფურცლებს, რომ გაეცნონ მათ, თუ გექნებათ ახლო, ორგანიზებულ ადგილას მათი წარდგენა.
ასე რომ, თქვენს ბოლო, მიმდინარე და მომდევნო თვის ყოველთვიური საქაღალდეები უჯრაში ან კონცერტინა ფაილის გამოყენებასა და თქვენს სამუშაო სივრცეში მკლავის სიგრძეში. თქვენი შეტანის სისტემა ("ძირითადი" ფაილური სისტემა, როგორც ზემოთ ვუწოდეთ, ოთახში ან სხვა ოთახში შეიძლება მთლიანად იყოთ, მაგრამ დროის დაზოგვის ინტერესებში არ უნდა დაგჭირდეთ გააკეთე პირველი ეტაპი შეტანისას.
როგორ შეავსოთ ფაილების გართობა
შეტანის რჩევები მე გადაგიხადე ჯერჯერობით დაგეხმარებათ გაჭრა დრო, რომ გაატაროთ შევსება და ტვინის გაყინვის პრევენცია. მაგრამ რაც შეეხება თქვენი დროის შევსებას სიამოვნებაზე?
სინამდვილეში, ერთადერთი სტრატეგია, რომელსაც აქ მოვედი, არის ქრთამი, ქუქი-ფაილებით დაჯილდოება, თუ გარკვეული დროის განმავლობაში ვწერ. ეს იმუშავებს, მაგრამ შეიძლება გამოიწვიოს აყენებს უამრავი ფუნტი თუ ბევრი შეტანის გაკეთება.
ან უფრო მხატვრული მიდგომის მიღება შეგიძლია გამოიყენოთ ყველა სხვადასხვა ფერის გამოყენებით თქვენი ფაილების საქაღალდეებისთვის და არაჩვეულებრივი შრიფტების ან ეტიკეტებისთვის კალიგრაფიის გამოყენებით. თუ არა ეს თქვენი წარდგენის სიამოვნებას, ის აუცილებლად გააკეთებს მას უფრო მიმზიდველს.
ვინ იცის? იქნებ უბრალოდ ის ფაქტი, რომ თქვენი შეტანის ძალიან სწრაფად ახლა, რომ ასე ორგანიზებული გახდის მას ბევრად უფრო fun უნდა გააკეთოს.