დაეუფლონ შენი წარდგენის სისტემას!
თქვენი შეტანის სისტემის ორგანიზების დრო გადამწყვეტია. მიუხედავად იმისა, რომ ყველას უყვარს უნაყოფო ოფისი , რეალობა ისაა, რომ ბევრი მცირე ბიზნესი ჯერ კიდევ აქვს ქაღალდის დოკუმენტების შენახვა, როგორიცაა ანგარიშფაქტურები , ქვითრები და ა.შ. და შეძლებისდაგვარად ადვილად მიიღებენ მათ.
სათანადო დოკუმენტაციის მიღება განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია; არარსებული ან ბინძური ფაილური სისტემა შეგიძლიათ დაამატოთ დღის განმავლობაში დამატებით ძალისხმევას საშემოსავლო გადასახადში, რადგან არ გსურთ გამოტოვოთ საგადასახადო გამოქვითვა დაკარგული ქვითრების გამო.
და თუ თქვენი ბიზნესი ექვემდებარება აუდიტს და თქვენ ვერ შეძლებთ საჭირო დოკუმენტაციის წარმოებას თქვენი ხარჯების მხარდაჭერისთვის, თქვენი პრეტენზიები სავარაუდოდ უარყოფილი იქნება და თქვენი საგადასახადო დეკლარაცია ხელახლა შეფასდება .
როგორც მცირე ბიზნესის მფლობელი , თქვენ უნდა შეძლონ მუშაობა თქვენს მაგიდასთან სწრაფად და მარტივად . მართალია, ქაღალდის შეტანის სისტემა რთული აღმოჩნდება, შედარებით ადვილი ამოცანაა, რისი გაკეთებაც შესაძლებელია მხოლოდ რამდენიმე წარდგენის რჩევისა და ხრიკებით.
როგორ ორგანიზება შენი წარდგენა სისტემა
(1) იჯდეს თქვენს მაგიდასთან რამდენიმე წუთში და გაერკვნენ, სადაც ინსტინქტურად გამოიყურება რამ.
მე მაქვს უჯრა ჩემი სამუშაო სადგურის უფლებით. როდესაც პირველად შევქმნა ჩემი შეტანის სისტემა, მე არ მაქვს არაფერი. როდესაც პენსიას, ქაღალდისკლასებს ან სტეპლერს ვეძებდი, ეს იყო პირველი ადგილი, რომელიც გამოიყურებოდა, მიუხედავად იმისა, რომ ვიცოდი, რომ ეს იყო ცარიელი. ბუნებრივია, რომ კალამი, ქაღალდი და სტეპლერი დავამატებ ამ უჯრაში. ჩემთვის ეს იყო ბუნებრივი სახლი იმ ნივთებისთვის.
ყველას მივუდგებით ამ განსხვავებულად და რა სამუშაოები ერთი ადამიანი შეიძლება არ იმუშაოს სხვა. მიიღეთ რამდენიმე წუთი დასხდნენ თქვენს ძირითად სამუშაო სივრცეში და მიაღწიეთ აღჭურვილობას, მარაგებსა და ფაილებს. ეს დაგეხმარებათ შექმნას იდეალური ადგილზე შეტანისთვის პირადად თქვენთვის.
(2) ახლა, როცა იცით, სად გაეცანით ინფორმაციას, უნდა განსაზღვროთ თუ არა ანბანური, ციფრული ან საგადასახადო სისტემა.
როგორ დაგიწერთ თქვენს დოკუმენტებს შეტანის კატეგორიებში (ანუ ხარჯები, ფინანსური, მარკეტინგი )?
როგორ აფასებთ ბიზნეს ხარჯებს დაკავშირებული დოკუმენტებზე, როგორიცაა საბანკო განცხადებები, კომუნალური გადასახადები, საოფისე ხარჯების ქვითრები, ავტომობილის გარბენი ჟურნალები და ა.შ. რაც შეეხება მომხმარებლის ინფორმაციას - ეძებთ რამე კლიენტის სახელით? ნომრის მიხედვით? ეს არის კრიტიკული ნაბიჯი, როგორც ეს განსაზღვრავს, თუ როგორ ჩაუყრის თქვენი შეტანის სისტემა. მას შემდეგ, რაც განსაზღვრეთ ის, თუ რომელი კატეგორიები გამოიყენებთ, გადაწყვიტეთ, თუ გსურთ შემდგომი გაგრძელება და ქვეკატეგორიების შექმნა. ამის გაკეთება სანამ თქვენ შეისყიდეთ თქვენი შეტანის სისტემაში.
(3) შემდეგი, უხეშად განსაზღვრავს თქვენი შენახვის საჭიროებებს.
გაქვთ თუ არა დიდი რაოდენობით ფაილი, რომელიც ყოველდღიურად არის ხელმისაწვდომი? ყოველკვირეულად წვდომა თქვენს ფაილებს? პასუხი განსაზღვრავს, თუ გჭირდებათ კომპიუტერის ფაილის მფლობელი, ორი უჯრა შეტანის კაბინეტი ახლოს თქვენი მაგიდა ან ოთხი უჯრა გვერდითი შეტანის კაბინეტი მთელს ოთახში.
ყურადღებით აირჩიეთ. დაუშვებელია ზრდის კაბინაში შეტანისას - შეიძინეთ რაღაც ორჯერ განთავსება იმ ფაილებზე, რომლებიც ფიქრობთ, რომ ახლა მოგიწევთ. ეს ზღუდავს რამდენჯერმე თქვენ უნდა მიაწოდოთ და შეავსოთ თქვენი შეტანის სისტემა.
(4) ინვესტირება კარგი მარკირების სისტემაში სიცხადისა და ხელმისაწვდომობისათვის.
შეძლებისდაგვარად წაიკითხეთ ფაილების ეტიკეტები, მაგრამ მარკირების სიწმინდე მოგცემთ უფრო მეტ ფაილებს, ვიდრე წარმოგიდგენიათ.
ყველაზე კომპანიები, რომლებიც ეტიკეტებით ქმნიან თარგებს, რომლებიც ინტეგრირებულნი არიან ყველაზე პოპულარული ტექსტური დამუშავების პროგრამულიებით. თქვენ შეგიძლიათ განიხილოთ ერთ-ერთი პატარა ეტიკეტების მიღების სისტემები, რომლებიც ახლა ასევე შეგიძლიათ გამოაგზავნოთ ინდივიდუალური საფოსტო ეტიკეტები. ორმაგი მოვალეობების შესრულება, როგორც წესი, ბრძენი ინვესტიცია.
(5) ახლა მზად ხართ, რომ შეიძინოთ ფაილების საქაღალდე.
საუკეთესო საინვესტიციო შეძენა ფერადი ჩამოკიდებული ფოლდერები (დარწმუნდით პლასტიკური ეტიკეტების ჩანართების შედის) და უბრალო manila ფაილის ფოლდერები. ფერადი ჩამოკიდებული საქაღალდე საუკეთესოდ ორი მიზეზის გამო:
- ისინი ადვილად ხელმისაწვდომია
- ისინი ადვილად აღიარებენ კატეგორიებს
მაგალითად, თუ თქვენს კლიენტებს ყვითელი ჩამოკიდების ფოლდერები, ფინანსური ინფორმაცია ლურჯ ფოლდერებში და წითელი საქაღალდეების მარკეტინგთან დაკავშირებულ ნებისმიერ რამეში შეგიძლიათ მარტივად რომ ნახოთ, სად უნდა ვეძებოთ კონკრეტული ფაილების ძიება.
მარტივი არის საუკეთესო
KISS პრინციპი ვრცელდება ფაილურ სისტემაზე, რომელიც მარტივი და ადვილად იზრდება. Keep It Simple Sweetheart! ფართო თემის კატეგორიები საშუალებას მოგცემთ ადვილად დაამატოთ ახალი ფაილი, როგორც თქვენ იზრდება და აღმოფხვრის საჭიროების განახლება ან რეორგანიზაცია თქვენი შეტანის სისტემა რეგულარულად.
მარტივად შეინახეთ ასევე გააადვილებს თქვენი ქაღალდისა და ციფრული ფაილების ინტეგრირებას თქვენს დოკუმენტთა მართვის ზოგად სისტემაში .
წასვლა Paperless სად შეიძლება
თუ თქვენ ცდილობთ მწვანე ბიზნესს და გადააქციოთ "Paperless Office" - ს, თქვენ შეძლებთ ხარჯების ქვითრების სკანირებას და შეინახოთ თქვენი სხვა ციფრული საბუღალტრო ინფორმაციის შენახვა. ზოგიერთი ახალი Cloud დაფუძნებული საბუღალტრო პროგრამული განაცხადების ხელი შეუწყოს ამ მქონე მობილური apps, რომელიც საშუალებას გაძლევთ მიიღოს მობილური ტელეფონი ვადამდელი ხარჯების მიღება და ჩაწერას on the fly (იხ . საუკეთესო საბუღალტრო პროგრამები კანადის მცირე ბიზნესი ).
გაითვალისწინეთ, რომ ქაღალდის ასლები ან ციფრული გამოსახულებები ხარჯების ქვითრები ზოგადად მისაღებია კანადის შემოსავლების სააგენტოს (CRA), თუ ისინი ნათლად ნათელია. თუ არა, სამოქალაქო რეესტრის სააგენტოს შეუძლია მოითხოვოს დოკუმენტაციის აუდიტის ან რუტინული მოთხოვნის დროს ორიგინალი ქაღალდის დოკუმენტაციის ნახვა, ასე რომ დედნისნები ყოველთვის უნდა იყვნენ დაცული დანიშნულ დროში. (იხილეთ რამდენი ხანი უნდა ვიყავი ჩემი ბიზნესის ჩანაწერების შენახვა? დამატებითი ინფორმაციისთვის.)