ფაილის მართვის მინიშნებები ციფრული ფაილებისათვის
დოკუმენტების შენახვის გარდა, კომპიუტერებში, ლაპტოპებსა და მობილური მოწყობილობებზე უფრო მეტ ბიზნესს იყენებს ღრმა საბაზისო განაცხადებისა და ფაილების შენახვისთვის. (იხილეთ Cloud Computing იდეალურია მცირე ბიზნესი და 5 Cloud უარყოფითი მხარეების ნაკლოვანებები. )
შემსუბუქების პრობლემის კიდევ უფრო გართულებაა მრავალი ბიზნესის საჭიროება თანამშრომლებისთვის დოკუმენტების გაზიარებაზე.
ოფისში ეს, როგორც წესი, შესრულებულია გამოყენებით ფაილის სერვერზე ან ქსელური მიმაგრებული შენახვის მოწყობილობა (NAS). თუ საჭიროა საერთო მობილური წვდომის საჭიროება, დოკუმენტები ინახება ღრუბელში და იზიარებს წვდომის ნებართვების მინიჭებას. ყოველივე ამის შედეგი შეიძლება იყოს ფაილური მენეჯმენტის კოშმარი, რომელიც შეიცავს ღრუბლებში შენახული დოკუმენტების ზოგიერთ ნაწილს და ადგილობრივ ადგილებს და ცალკეულ დოკუმენტებს, რომლებიც მხოლოდ ერთ ადგილას ან სხვა ადგილას ინახება.
ორგანიზაცია არის ელექტრონული ფაილის მენეჯმენტის გასაღები
სადაც დაცულია დოკუმენტები, მნიშვნელოვანია მათი ორგანიზება და განახლება. ელექტრონული ფაილის მენეჯმენტის მიზანია უზრუნველყოს, რომ იპოვოთ ის, რასაც ეძებთ, მაშინაც კი, თუ თქვენ ეძებთ მას შემდეგ, რაც მისი შექმნის შემდეგ.
ყველაზე საქმიანი ეგ არის ერთ დროს ან სხვა იყო უხერხულ მდგომარეობაში მქონე მომხმარებლის ზარი და არ შეუძლია სწრაფად განთავსდება შესაბამისი ინვოისი ან სხვა მნიშვნელოვანი კლიენტების დოკუმენტები.
თანაბრად შემაშფოთებელია წელიწადში , როდესაც ბუღალტერს ან საგადასახადო ვალდებულებას კიდევ უფრო უარყოფითად ცდილობს მოძებნოს დოკუმენტების მოძიება.
ციფრული დოკუმენტების სათანადო ორგანიზება განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია საერთო გარემოში - თუ თქვენს თანამშრომლებს არ გააჩნიათ (დროებით ან მუდმივად), თქვენ შეძლებთ ადვილად იპოვონ ამ დოკუმენტის შექმნა ან მართვა.
(გაითვალისწინეთ, რომ მონაცემთა ბაზის პოტენციური ზარალი უკმაყოფილო, თანამდებობიდან გათავისუფლებული თანამშრომლებისთვის კიდევ ერთი მიზეზია თქვენი ბიზნესის მონაცემების დასაცავად.შეიწყეთ 6 ბიზნესის მონაცემთა დაცვის წესები .
ეს ფაილი მართვის რჩევები დაგეხმარებათ შეინახოთ თქვენი ფაილები:
1. გამოიყენეთ ნაგულისხმევი ინსტალაციის ფოლდერები პროგრამის ფაილებისთვის.
განაცხადის პროგრამების ინსტალაციისას გამოიყენეთ ნაგულისხმევი ფაილების ადგილმდებარეობა. ქვეშ Windows, მიერ კონვენციის განაცხადის პროგრამის ფაილი ცხოვრობენ ქვეშ (წამყვანი წერილი:) -> პროგრამის ფაილები დირექტორია. განაცხადების ინსტალაცია სხვაგან არის დამაბნეველი და არასაჭირო.
2. ერთი ადგილი ყველა დოკუმენტისთვის.
მოათავსეთ ყველა დოკუმენტი ერთი "root" საქაღალდეში. ერთი მომხმარებლისთვის Windows გარემოში ნაგულისხმევი მდებარეობა არის ჩემი დოკუმენტების საქაღალდე.
ფაილის გაზიარების გარემოში ცდილობენ იგივე გააკეთონ. შექმნა ერთი ძირეული საქაღალდე (ე.წ. "Shared Documents" მაგალითად) და შეინახოს ყველა დოკუმენტი ქვე საქაღალდეების შიგნით root საქაღალდეში. ერთიანი მდებარეობის მქონე ყველა ელექტრონული დოკუმენტის არსებობისას უფრო ადვილად იპოვის ნივთები და სარეზერვო და არქივების გაშვება.
3. შექმნა ფოლდერები ლოგიკური იერარქიაში.
ეს არის თქვენი კომპიუტერის შეტანის კაბინეტის უჯრედები, ასე რომ საუბარი. გამოიყენეთ უბრალო ენა თქვენი საქაღალდეებისთვის; თქვენ არ გვინდა, რომ მომავალში ამ საქაღალდეების სიაში შეხედეთ და გაინტერესებთ, თუ რა "TFK" ან სხვა საინტერესო ტექსტურით გამოიგონა.
4. ბუდე ფოლდერები ფოლდერებში.
შექმენით სხვა ფოლდერები ამ ძირითად საქაღალდეებში, როგორც საჭიროა. მაგალითად, საქაღალდე " ინვოისი " შეიძლება შეიცავდეს საქაღალდეებს "2018", "2017" და "2016". კლიენტისთვის დანიშნულ საქაღალდეში შეიძლება შეიცავდეს საქაღალდეები "კლიენტების მონაცემები" და "კორესპონდენცია". მიზანი არის ყველა ფაილი საქაღალდეში, ვიდრე მქონე bunch of ობოლი ფაილი ჩამოთვლილი.
ნუ, თუმცა, შექმნა კომპლექსი, ღრმად ფენიანი საქაღალდე სტრუქტურები. სად შეიძლება გამოყენებული იქნას აღწერილი ფაილის სახელები ნაცვლად.
5. დაიცავით ფაილის სახელობის კონვენციები.
ზოგიერთი ოპერაციული სისტემა (როგორიცაა Unix) არ იშლება სივრცეში ან საქაღალდეში სახელები, ამიტომ თავიდან აცილება, თუ თქვენი გამოთვლითი გარემო შერეულია. ნაცვლად გამოიყენეთ ხაზვა, როგორც delimiter (მაგ. Doe_John_Proposal.doc.) სხვა სიმბოლოები, როგორიცაა /? <> \: * | "^ ასევე აკრძალულია ფაილში ან საქაღალდეში სახელები Windows.
გამოიყენეთ აღწერილი ფაილების სახელები ადვილი იდენტიფიკაციისა და მოძიებისთვის, მაგრამ არ გადადიხართ - ფაილ / გზავნილის სახელები აქვს ხანგრძლივობის ზღვარი, რომელიც განსხვავდება ოპერაციული სისტემებისაგან. Windows- ის მაქსიმალური სრული ბილიკი სიგრძეზე (მაგ .: დისკი ასო + საქაღალდე სახელები + ფაილის სახელი) 260 სიმბოლოა. გამოიყენეთ საერთო შემოკლებები სადაც შესაძლებელია იანვარი იანვრიდან ან კორპორაციის კორპორაცია.
6. იყავი კონკრეტული.
მიეცით ელექტრონული ფაილი ლოგიკური, კონკრეტული სახელები და მოიცავს თარიღების ფაილის სახელები, თუ ეს შესაძლებელია. მიზანი, როდესაც დასახელების ფაილები არის შეძლებს ვუთხრათ რა ფაილი არის გახსნილი გარეშე და გამოიყურება. ასე რომ, თუ დოკუმენტი წერილს კლიენტს შეახსენებს მას, რომ გადახდა ვადაგადაცილებულია, მას უწოდებენ "overdue_20180115"; ვიდრე რაღაც "წერილი". როგორ იცი, ვინ არის წერილი გახსნის გარეშე?
თუ ფაილების გაზიარება ელ.ფოსტით ან პორტატულ მოწყობილობებით შეგიძლიათ შეიტანოთ ფაილის სახელი, უფრო კონკრეტული ინფორმაცია, რადგან ფოლდერის ინფორმაცია არ იქნება ჩართული გაზიარებულ ფაილთან. მაგალითად, თუ თქვენი დოკუმენტი ცხოვრობს ჩემს დოკუმენტებში \ ინვოისები \ 2017 \ მომხმარებელთა \ Doe_John_20180416.doc და ფაილი გაიზიარა ან ელექტრონული ფოსტით ყველა მიმღები იხილავს Doe_John_20170416.doc და ვერ შეძლებს გითხრათ, რომ ფაილი არის კლიენტი ინვოისი გახსნის გარეშე.
7. ფაილი, როგორც წახვალ.
დოკუმენტის წარდგენის საუკეთესო დროა, როდესაც პირველად შექმნა იგი. ასე რომ მიიღოთ ჩვევა "შენახვა როგორც" დიალოგის ყუთში, რათა შეიტანოთ თქვენი დოკუმენტი, ასევე დაასახელოთ ის, რომ მას სწორი ადგილი პირველ ადგილზე დააყენოთ.
8. შეუკვეთეთ თქვენი ფაილები თქვენთვის სასურველია.
თუ არსებობს ფოლდერები ან ფაილები, რომლებიც იყენებენ ბევრ რამეს, აიძულებენ მათ ატვირთოთ ფაილების სიაში დაბრუნება მათთან ერთად! ან AA დასაწყისში ფაილის სახელი.
9. Cull თქვენი ფაილი რეგულარულად.
ხანდახან აშკარაა, როგორც ზემოთ მოყვანილი "ინვოისების" საქაღალდის მაგალითზე. თუ ეს არ არის, შეინახეთ თქვენი ფოლდერები, რომლებიც ძველი ფაილების გაწმენით არ არიან.
არ წაშალოთ ბიზნესსთან დაკავშირებული ფაილები, თუ არ ხართ დარწმუნებული, რომ არასდროს არ სჭირდება ფაილი. ამის ნაცვლად, თქვენს ძირითად საქაღალდეში არსებული საქაღალდეების ძირითად კრებულში შექმნა ფოლდერი სახელწოდებით "ძველი" ან "უმოქმედო" და გადაიტანეთ ძველი ფაილები, როდესაც ისინი მოდიხარ.
( რამდენი ხანი უნდა იყოთ ბიზნეს რექორდს CRA- ს ან IRS- ისთვის? განმარტავს, თუ რამდენ ხანს უნდა შეინახოთ თქვენი ბიზნესის საგადასახადო ვალდებულებები.
10. რეგულარულად თქვენი ფაილების დაბრუნება.
თუ თქვენ გადააკოპირებთ თქვენს ფაილს სხვა დისკზე ან ფირზე გადასაყვანად, მნიშვნელოვანია შეიქმნას და დაიცვას რეგულარული სარეზერვო რეჟიმი. იხილეთ 3 ნაბიჯი წარმატებული სარეზერვო სისტემაში .
კარგი ფაილი მენეჯმენტი იღებს რა გსურთ მარტივი
ელექტრონული დოკუმენტების მართვა უნდა იყოს თქვენი ბიზნესისთვის საერთო დოკუმენტების მართვის სტრატეგიის ნაწილი. სათანადო დოკუმენტაციის მართვის გეგმაში უნდა მოიცავდეს დოკუმენტების გატარების ყველა ასპექტს, მათ შორის შენახვას, აღდგენას, სარეზერვო და უსაფრთხოებას.
ძიების ფუნქცია შესანიშნავია, მაგრამ არასდროს არ შეესაბამება უშუალოდ საქაღალდეს ან ფაილს. თუ ამ ფაილების მართვის რჩევები თანმიმდევრულად მიჰყვებით, მაშინაც კი, თუ არ იცი, სად არის რაღაც, იცით, სად უნდა იყოს - უზარმაზარი უპირატესობა, როდესაც საქმე ეხება რას ეძებთ. კარგი ფაილების მართვის პრაქტიკა დაზოგავს თქვენს ბიზნესს და ფულს .