თუ თქვენი ბიზნესი ანგარიშვალდებული გეგმაა, გარკვეული ხარჯების ანაზღაურება არ არის დასაქმებულზე დასაბეგრი. თუ თქვენი ბიზნესის ანაზღაურების გეგმა არ შეესაბამება IRS- ს მოთხოვნებს ანგარიშვალდებულების გეგმისათვის, ეს ანაზღაურება დასაქმებულისთვის არის დასაბეგრი და ფედერალური საშემოსავლო გადასახადებისა და სახელფასო გადასახადების გადახდის ვალდებულება უნდა გადაიხადოს ამ გადასახადებზე.
გარდა ამისა, თქვენ, როგორც დამქირავებელმა, უნდა შეატყობინოთ ამ გადასახდელებს თანამშრომლის W -2 ფორმაზე .
ანგარიშვალდებული გეგმები შეიძლება მოიცავდეს რამდენიმე დასაქმებულთა ხარჯების ანაზღაურებას, მათ შორის:
- თანამშრომელი მგზავრობის ხარჯები , მათ შორის კვება და გასართობი,
- შესყიდვების ინსტრუმენტები და აღჭურვილობა, და
- თანამშრომელი ოფისის ხარჯები.
ანგარიშვალდებულების გეგმა ასევე უნდა შეიცავდეს პროცედურას, რომელიც მოითხოვს დასაქმებულისთვის დაბრუნების ჭარბი ანაზღაურების დაბრუნებას (იმდენად, რამდენადაც დასაშვები თანხები). თუ დამსაქმებელი ადგენს და ინარჩუნებს ანგარიშვალდებულებას, თანამშრომლის მგზავრობის ხარჯები არ უნდა განიხილებოდეს როგორც დასაბეგრი შემოსავალი.
დასაშვები გეგმის მოთხოვნები
IRS- ის მიერ "ანგარიშვალდებული გეგმის" განხილვის მიზნით, თქვენი შეთანხმება უნდა შეიცავდეს შემდეგს:
- ხარჯებს უნდა ჰქონდეთ საქმიანი კავშირი ; ანუ, ისინი უნდა ყოფილიყო გადახდილი ან გაწეული სამუშაოს შესრულებისას.
- დასაქმებამ უნდა ადეკვატურად შეაფასოს დამსაქმებელი ამ ხარჯებისათვის გონივრულ ვადაში. თქვენ უნდა მოითხოვონ თანამშრომლები მოგვაწოდოთ დეტალური ინფორმაცია ამ ხარჯების შესახებ, მათ შორის თარიღი, დრო, ადგილი, თანხა და ბიზნეს მიზნებისთვის.
- თქვენ უნდა მოითხოვონ დასაქმებულს შუამდგომლობების დაბრუნების ვადა გონივრულ და კონკრეტულ პერიოდში, რაც დამოკიდებულია გარემოებაზე
თუ სამივე მოთხოვნა არ დაკმაყოფილდება, გეგმა განისაზღვრება IRS- ის მიერ არ უნდა იყოს ანგარიშვალდებული და დასაქმებულისთვის დასაბეგრი ნებისმიერი დანახარჯი დასაქმებულისათვის დასაბეგრი.
გადაჭარბებული ანაზღაურება
გადაჭარბებული ანაზღაურება ანაზღაურებული თანხების ანაზღაურებაა. თუ დასაქმებულს არ დაუბრუნებს ზედმეტი ანაზღაურებას გონივრულ ვადაში, ეს ზედმეტი თანხა დასაქმებულს ექვემდებარება. ყველაზე გავრცელებული გარემოებაა, რომლითაც შენს თანამშრომელს წინასწარ აძლევს წინასწარ, სანამ ის მოგზაურობს და მგზავრობის ხარჯები ნაკლებია, ვიდრე თანხა.
ჭარბი ანაზღაურების დაბრუნებისათვის გონივრული ვადა განისაზღვრება IRS- ის მიერ, მაგალითად:
- წინასწარ გაწეული ხარჯები 30 დღის განმავლობაში
- დასაქმებულს აძლევს ხარჯების ადეკვატურ ანგარიშს 60 დღის ვადაში გადახდილი ან გაწეული ხარჯების გამო.
- დასაქმებული ანაზღაურდება ზედმეტი ანაზღაურება 120 დღის განმავლობაში ანაზღაურდება ან გაწეული.
- დასაქმებულს ეძლევა განცხადება (მინიმუმ კვარტალში), რომ მოითხოვოს დაბრუნების ან სათანადო ბუღალტერი გამოჩენილი მიღწევებისათვის და დასაქმებული შეესაბამება განცხადების მიღებიდან 120 დღის ვადაში.
IRS- ს ანგარიშვალდებული გეგმის წარდგენა
არა, არ არსებობს მოთხოვნა, რომ თქვენ წარადგინოთ წერილობითი გეგმა IRS. მაგრამ თქვენ უნდა შეძლოთ დაამტკიცოთ, რომ თქვენ განსაზღვრეთ თქვენი მოთხოვნები თანამშრომლების ხარჯების დასაფარად. თქვენ დაგჭირდებათ რაღაც წერილობით, რათა ნახოთ IRS, რომ გესმით რა ანგარიშვალდებული გეგმა და რომ თქვენ მოქმედი თქვენი ბიზნესის მოთხოვნებს.
პირველ რიგში, საჭიროა ამ მოთხოვნების დაწერა, როგორც თქვენი თანამშრომლის პოლიტიკისა და პროცედურების სახელმძღვანელოში.
მეორე, თქვენ უნდა გაავრცელოთ ყველა ტრანზაქცია დასაქმებულებთან თანამშრომლების ხარჯების დასაფარავად, ჩანაწერების შენახვა, რათა მოვახდინოთ ანგარიშვალდებული გეგმის ყველა მოთხოვნა.
ანგარიშვალდებული გეგმის გავლენა და ბიზნეს გადასახადები
მიუხედავად იმისა, ეს ხარჯები ხორციელდება ანგარიშვალდებულების გეგმაში, პირდაპირ არ იმოქმედებს თქვენი საგადასახადო დეკლარაციის ამ ხარჯების დასაფარად. მაგრამ მაინც უნდა მიაწოდოთ ადეკვატური დოკუმენტაცია ამ ხარჯების დადასტურებას ბიზნესთან დაკავშირებული.
მაგალითად, მგზავრობის ანაზღაურების შემთხვევაში, თქვენ შეგიძლიათ დაიბრუნოს ხარჯები თქვენს საგადასახადო დეკლარაციაში შესაბამისი ხაზის შესახებ. მაგალითად, კვებასა და გასართობი ხარჯებისათვის, გრაფიკი C- ს 24b -ის გამოყენება (ერთადერთი მესაკუთრე ან ერთი წევრი კომპანიისთვის.)