ორგანიზაცია წარმატებული კონფერენციის გასაღებია
კონფერენციის დაგეგმვა განსხვავდება სხვა სახის ღონისძიებების დაგეგმვისაგან და მოიცავს დამატებით ნაბიჯებს.
კონფერენციები უფრო ფართომასშტაბიანი მოვლენებია, რომლებიც, როგორც წესი, დაგეგმონ წელიწადში ან მეტი. შენი სიის შედგენა შეიძლება შეიცავდეს ადგილის შერჩევას, დაჯავშნის სასტუმროს ოთახებს, ონლაინ რეგისტრაცია, სპიკერებს, სტუმართმოყვარეობის ლუქების მოწყობას, ექსპოზიციის დარბაზს, შეხვედრების დაგეგმვას, საჭმელსა და სასმელს და სხვა. კარგად ორგანიზებული კონფერენციის დაგეგმარების სახელმძღვანელოს მომზადება, რომელიც ნაბიჯებს აქვეყნებს აუცილებელია ნებისმიერი წარმატებული კონფერენციის დაგეგმვისთვის.
შემდეგი ნაბიჯები დაგეხმარებათ კონფერენციის დაგეგმარების სახელმძღვანელოს მომზადებაზე, რომელიც დაგეგმილია ნებისმიერი კონფერენციის დაგეგმვის მიზნით. გეგმავს და შეცვალეთ სახელმძღვანელო, რომელიც გეგმავს იმას, რასაც გეგმავთ და შეინახეთ ახლოს. სათანადოდ მომზადებული და გამოყენებული, მალე გახდება თქვენი ყველაზე ძვირფასი კონფერენციის დაგეგმვის ინსტრუმენტი.
იწყეთ საფუძვლები
კონფერენციის დაგეგმვის სახელმძღვანელოს პირველ ნაწილში უნდა შეიცავდეს კონფერენციებს:
- თარიღის თარიღი და დრო
- თარიღის ადგილმდებარეობა (თუ ცნობილია)
- ღონისძიების მიზანი
ჩართეთ ნებისმიერი სხვა ცნობილი ელემენტები, როგორიცაა ალტერნატიული თარიღები ან დამსწრეთა რაოდენობა.
რა არის გეგმა?
კონფერენციის სხვადასხვა ელემენტების დაგეგმვის დაწყებამდე უნდა გაერკვნენ, რა განსხვავებული ელემენტებია და სად არის მათი მოვლენის საერთო სქემაში.
ასე რომ ამოიღეთ კალამი და pad ან დასხდნენ წინ კომპიუტერი და დაიწყე წერა ქვემოთ ყველაფერი რაც იბადება. არ ინერვიულოთ ჩამონათვალი ნივთები, რათა მნიშვნელობა ან რაიმე სახის ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით. ეს მოგვიანებით მოვა. ახლა, თქვენ აუცილებლად შეიმუშავებთ თქვენს მიერ გაწერილი დოკუმენტის ძალიან გრძელი მარტივი ვერსია, რომელიც დაყოფილი იქნება სხვადასხვა ცალკეულ კომპონენტებში, რომლებიც ინდივიდუალურად უნდა დაგეგმონ დაგეგმვის პროცესში.
ამ სექციაში შეიძლება ჩამოთვალონ შემდეგი:
- ადგილი შერჩევა
- სასტუმროს შერჩევა
- შეხვედრა სივრცეში
- სტუმართმოყვარეობის ლუქსი
- საკონფერენციო დარბაზი და ჯიხურები
- გახსნის ცერემონია
- სპიკერი / ექსპოზიტორის რეგისტრაცია
- დამსწრეთა რეგისტრაცია
- ტურისტული ღონისძიებები
- დამსწრე სამკერდე
- ღონისძიებების პროგრამა
- საკვები და სასმელი
- აუდიოვიზუალური
- ადგილზე დაკომპლექტება
გარკვეული დრო დასჭირდეთ ამ სიის შედგენაში, ასე რომ თქვენ არ გადააწყვეტთ რამეზე და წავიდეთ წინ და დაამატეთ ყველაფერი, რაც მოგვიანებით მოდის. არ დაივიწყოთ პასუხისმგებლობის ბევრი სფერო, აქედან გამომდინარე, ყველაფერი არის დაფიქრდეს ყველაფერი ისე, რომ თქვენ შეგიძლიათ დაგეგმოთ და მართოთ თითოეული პუნქტი ეფექტურად.
აირჩიეთ ადგილი
მას შემდეგ, რაც დადგინდა, რომ კონფერენციის ჩატარება და ღონისძიების საერთო მოცულობის გაგება, მომდევნო ნაბიჯი არის ადგილის შერჩევა.
კონფერენციის ზომის მიხედვით, თქვენ შეგიძლიათ აირჩიოთ ერთი საკონფერენციო დარბაზი ყველა საკონფერენციო საჭიროებისთვის, საგამოფენო დარბაზებიდან, ოთახებით, საბანკეტო დარბაზებით და სასტუმრო ოთახებით. თუ კონფერენცია ძალიან დიდია ერთ ადგილას, უნდა მოძებნოთ ადგილი, რომელიც მდებარეობს გარეთ სასტუმროების ან კვების ობიექტებში, ისე, რომ კონფერენციის მონაწილეები არ უნდა იყვნენ გამგზავრებამდე ერთი კონფერენციის ღონისძიებიდან მეორეზე.
იფიქრეთ დამსწრეთა რეგისტრაციის შესახებ
როგორ დაესწრებიან დამსწრეები ამ კონფერენციას? როგორ მიიღებენ რეგისტრაციას დადასტურებას? როგორ იწერება ტესტები კონფერენციაში და განაწილდება? კონფერენციის დაგეგმვის სახელმძღვანელოში შედის პასუხები ამ კითხვებზე და უნდა განახლდეს კონფერენციის რეგისტრაციის შემდეგ.
იმ შემთხვევაში, თუ ღონისძიება მოსალოდნელია დიდი მასების, მაშინ ონლაინ საკონფერენციო რეგისტრაციის სისტემა არის გზაა გასავლელი.
სისტემას შეუძლია გადაიხადოს გადასახადები , სიმღერა რეგისტრაცია და ორგანიზება სხვა შესაბამისი ინფორმაცია და ხელი შეუწყოს მომტანი ანგარიშებს.
ექსპონენტებისთვის და საკონფერენციო გამოფენების დარბაზები
საგამოფენო ტერიტორიები საერთო თვისებაა კონფერენციებში, რაც უზრუნველყოფს სპონსორებისა და მოვაჭრეების შესაძლებლობას, რათა მათ შეიძინონ სივრცე მათი პროდუქციისა და მომსახურების გასაუმჯობესებლად. ეს არის ასევე შესაძლებლობა, რომ კონფერენციის მასპინძელი შემოსავლის მიღებაში იყოს, თუ გამოფენის ფუნქცია ეფექტურად დააწინაურეს და კარგად არის მიღებული. თქვენი კონფერენციის ზომის მიხედვით, ექსპონენტებისა და ექსპონატების დარბაზის მართვა დამატებით დროსა და რესურსებს მოითხოვს შესაბამისად.
როგორც ზემოთ აღინიშნა, ონლაინ კონფერენციის სარეგისტრაციო სისტემები საუკეთესო საშუალებაა ჩანაწერთა დასალაგებლად, თუ გამოფენის დიდ რაოდენობას მოელიან, შემდეგ კი განიხილავენ რეგისტრატორის რეგისტრატორს თქვენს დამსწრე სარეგისტრაციო სისტემაში. გამოფენაზე ასევე საჭიროა შემდეგი:
- ექსკლუზიური სამკერდე ნიშნები
- საკონფერენციო დარბაზის რუკა
- სახელმძღვანელოები გამოფენის კაბინაში შეიქმნა და გაანადგურეს
- გამოფენების კაბინეტის კონტრაქტები
- გამოფენაზე გაქირავებისა და მომსახურების გაწევისთვის ხელმისაწვდომი ვებ-საიტის ჩამონათვალი
როგორც კონფერენციის დამგეგმავი , თქვენ პასუხისმგებელი ხართ უსაფრთხოების უზრუნველსაყოფად გამოფენის დარბაზში განთავსებული მასალების უსაფრთხოების უზრუნველსაყოფად.
კონფერენციის დეტალების დაგეგმვა
კონფერენციის ადგილის შერჩევისა და დამსწრე სარეგისტრაციო ჩანაწერების ზოგიერთი უფრო დიდი მოვალეობის შესრულება, შეგიძლიათ გადაიტანოთ ფოკუსირება კონფერენციის დეტალებზე. როგორც ბუნების მოვლენის დაგეგმვის შემთხვევაში, ორგანიზაცია მნიშვნელოვანია, როგორც დეტალებზე.
ახლა არის დრო, რომ გაიყვანოს, რომ გრძელი სამრეცხაო სია უნდა გავაკეთოთ ნივთები, რომ თქვენ ერთად ერთად დასაწყისში კონფერენციის დაგეგმვის პროცესი. შეხედეთ სიას და ცვლილებების ან დამატებების შეტანა აუცილებელია, რათა აისახოს უახლესი ამოცანები და პასუხისმგებლობები. შემდეგ ამ ელემენტებს ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით აყენებენ, დაწყებული ელემენტით, ან უნდა იყოს წინასწარ შორს. მაგალითად:
- სასტუმროს ნომრების წიგნის ბლოკი
- სარეზერვო ექსპოზიციის დარბაზი
- კვლევის ონლაინ კონფერენციის სარეგისტრაციო სისტემები
- დაგეგმილი კონფერენცია მარკეტინგის გეგმა
დაიწყეთ თავიდან და წავიდეთ იქიდან. ყველა დეტალზე, რომელიც უნდა იყოს გამიზნული, მოიცავს შემდგომში დარწმუნებულნი, რომ კონტრაქტები ხელმოწერილია და მიიღეს. როგორც კონფერენციის თარიღი უახლოვდება, თქვენი სამოქმედო ნივთები მოიცავს მოკლევადიანი ამოცანებს, როგორიცაა:
- აირჩიეთ ფერადი სქემა და დეკორი
- ყვავილების შეთანხმებები
- აირჩიეთ მენიუ
- მოაწყეთ აეროპორტის ტრანსპორტირება მომხსენებლებისთვის ან VIP- ებისთვის
განიხილე თქვენი კონფერენციის დაგეგმარების სახელმძღვანელო როგორც თქვენი Go-to სახელმძღვანელო ყველაფრისთვის, რაც შედის კონფერენციის დაგეგმვაში, რაც არ უნდა მცირე. ეს სახელმძღვანელო სწრაფად გადაიქცევა ფასდაუდებელი ხელსაწყოებით, რომელიც არა მარტო თქვენს ორგანიზებასა და განრიგს ინახავს, არამედ ნერვებისადმი ნერვებისადმი დიდი თარიღის მიდგომები დაგიწყება და კითხვის ნიშნის ქვეშ ხართ თუ არა დავიწყებული.