რა მოხდება, თუ საკუთარ თავს ორგანიზებულად მიიჩნევენ და უკვე გეგმავს მოვლენის დაგეგმვისას, მაგრამ შეექმნათ სიტუაციები, სადაც ხვდებოდით (ძალიან გვიან), რომ ვერ მოახერხა რაიმე მნიშვნელოვანი დეტალი. სად მიდიხარ?
თითოეული ღონისძიება მოითხოვს მოვლენის დაგეგმარების სიას, რომელიც განკუთვნილია კონკრეტული ღონისძიების გათვალისწინებით და ინდივიდუალური ღონისძიებების სპეციფიკაზე მორგებული. ასე რომ თითოეული ღონისძიების დაგეგმვა ჩამონათვალი განსხვავებულია. თუმცა, არსებობს ხუთი ელემენტი, რომ თქვენ უნდა ჰქონდეს თქვენი ღონისძიება დაგეგმვის ჩამონათვალი, მიუხედავად იმისა, თუ თქვენ გეგმავთ პატარა დაბადების დღეზე ან დიდი კორპორატიული ფუნქცია.
თარიღის კონტრაქტის ხელმოწერა
ეს შეიძლება გასაგები იყოს, მაგრამ დარწმუნებული ხართ, რომ ხელი მოაწერეთ - და ხელმოწერილ ასლებს მიიღებთ სანაცვლოდ - ყველა კონტრაქტი, რომელიც გჭირდებათ თქვენი ღონისძიებისთვის. ეს მოიცავს კლიენტის, ადგილის, ობიექტის, სასტუმროს, გასართობ და სხვა ღონისძიებებთან დაკავშირებულ კონტრაქტებს. ფირმის ხელსაყრელი არის სასიამოვნო გზა, ჩაატაროს ბიზნესი, მაგრამ არა გზა, რათა უზრუნველყოს ნებისმიერი მოვაჭრეების დაქირავება და არა გზა კლიენტისთვის .
მიიღეთ ყველაფერი წერილობით და არ აკეთებთ რაიმე სამუშაოს ან გაატაროთ დრო, დაგეგმეთ თქვენი ღონისძიება, სანამ ყველა დოკუმენტზე ხელი მოაწერა და მიწოდება. თუ თქვენ ხართ ღონისძიების დამგეგმავი, რომელსაც სჭირდება ღონისძიების კონტრაქტი თქვენი ღონისძიების მომსახურებისათვის, დააწკაპუნეთ აქ.
დაადასტურეთ თარიღის თარიღი და დრო
ამ მოვლენის დაგეგმვის ეტაპზე მუხლუხი ხართ.
როგორ შეიძლება ვინმემ შესაძლოა შეცდომის თარიღი? მოვაჭრეებს ხშირად აქვთ სხვა ბიზნესი. კლიენტები შეიძლება დაეთანხმებიან თარიღსა და თარიღს მოვლენისთვის და უბრალოდ დაივიწყონ ინფორმაცია გეგმებში ცვლილების შესახებ. სანამ დაიწყებთ დაგეგმილ ღონისძიებას, შეამოწმეთ თარიღი და დაწყების და დასრულების დრო და მიიღეთ ეს წერილობითი სახით, ასე რომ ყველას არის იგივე გვერდი.
დამატებითი დახმარების დაქირავება
არ შეაფასე შენი დამატებითი ღონისძიების ღირებულება თქვენი ღონისძიების დღეს. ყოველთვის არის ის, რასაც სჭირდება მზრუნველობა და ყველაზე მეტი მოვლენა დამგეგმავები უკვე ძალიან დაკავებულია ღონისძიების გაშუქებაზე, რათა ყურადღება გაამახვილო იმ სიტუაციებზე, რომლებიც წარმოიქმნება. დამატებითი დახმარების გაწევა არის მნიშვნელოვანი ნაბიჯი, რომელიც ხშირად შეუმჩნეველია, სანამ არ არის ძალიან გვიან, რომ ატაროს საუკეთესო ღონისძიებათა პერსონალი სამსახურში. არ დაივიწყოთ ნარჩენი მოვლენები, როდესაც საქმე ღონისძიების პერსონალის დაქირავება ხდება. განათავსეთ ეს ნივთი თქვენს ღონისძიებათა ჩამონათვალიდან და დაიცავით საუკეთესო მომზადებული პერსონალი გამოცდილებით, რაც საჭიროა თქვენი ღონისძიების ბიუჯეტის შეესაბამება.
ჩატარება საიტის გასეირნება
არაფერი შეადარებთ რაიმეს აზრს, როგორც ეს პირველ რიგში განიცდის. მოვლენის დაგეგმვის პროცესში კრიტიკული ნაბიჯი არის კლიენტისა და მოვაჭრეების ღონისძიების ჩატარების ადგილი.
იგი წარმოადგენს კითხვების დასმის შესაძლებლობას, მიმართოს შეშფოთებას და მიაღწევს შეთანხმებას ოთახში დამონტაჟების, დეკორტის, რეგისტრაციის ადგილისა და მოვლენის საერთო ნაკადიზე. ხშირად დრო, მაშინაც კი, როდესაც ჩვენ ვფიქრობთ, რომ ჩვენ ნათლად ვუკავშირდებით, ჩვენი ხედვა რაღაც განსხვავებით, თუ რა არის ვინმე ითვალისწინებს საფუძველზე ჩვენი აღწერა. დაგეგმილ ეტაპზე ფიზიკური სივრცის გასეირნება, ასე რომ არ არის სიურპრიზები ღონისძიების დღეს.
შეახსენეთ შეხსენებები შემდგომში
იდეალურ სამყაროში, ვინმეს ეუბნება, რომ კიდევ ერთხელ საკმარისი იქნებოდა სამუშაოს შესრულების უზრუნველსაყოფად. სამწუხაროდ, რეალური სამუშაო სამყარო არ იმუშავებს ამ გზით, ან თუნდაც არა ღონისძიების დაგეგმვის ბიზნესს. ამდენი დეტალებით მართვა და მრავალი მოთამაშე ჩართული სხვადასხვა ეტაპზე ღონისძიება, ადვილია რაღაც დაკარგა.
ასე რომ, როდესაც თქვენ შეიმუშავებთ თქვენს ღონისძიებათა დაგეგმარების სიას იმისათვის, რომ შეინარჩუნოთ ორგანიზება და გრაფიკი, შეიტანეთ შეხსენებები გარკვეული შემდგომი რეაგირებისათვის. მაგალითისთვის, თუ კატარესთან საუბარში მენიუს იდეები გესაუბროთ, მოიცავს ღონისძიების დაგეგმვას, რომელიც ეხება "დაგეგმილ მენიუში მყოფი კატარესთან ერთად" და "დაგემოვნება დაგეგმილ კატართან ერთად". ღონისძიების დაგეგმვა არ არის ისეთი რამ, რაც ბევრჯერ ადასტურებს.