გამყიდველი ვალდებულია წარმოადგინოს სატენდერო წინადადება, რომელიც განსაზღვრავს RFP- ში მითითებულ მოთხოვნებს და კონკურენტული სატენდერო წინადადებები შეისწავლის გამარჯვებული გამყიდველი ან მოკლე მოვაჭრეების შერჩევას, რომლებიც შემდეგ კომპანიებს წარუდგენენ პრეზენტაციებს .
წინადადება დოკუმენტის მოთხოვნის განსაზღვრა
RFP დოკუმენტი მნიშვნელოვანია მოვაჭრეების მოპოვებისთვის, ვისაც შეუძლია შეასრულოს დამკვეთის ბიზნეს მოთხოვნები. თუ დოკუმენტი გაყალბებულია, ორაზროვანი მოთხოვნებით, გაუქმებული მოთხოვნები ან დაუსაბუთებელი მოთხოვნები გამყიდველი , მაშინ RFP პროცესი გამოიწვევს არასრული წინადადებების წარმოებას, ან ზოგიერთ შემთხვევაში, სატენდერო წინადადებები არ არის. მოვაჭრეები ვალდებულნი არ არიან მოითხოვონ სატენდერო წინადადებები ყოველ RFP- სთვის და მაშინაც კი, თუ ისინი შეძლებენ RFP- ის მოთხოვნებს, მათ არ გააჩნიათ შესაძლებლობა, რომ დროულად მიიღონ მოთხოვნები. მოგვიანებით ხშირად გვხვდება, როდესაც მომხმარებელს აგზავნის RFP- ს მცირე მოვაჭრეებს, რომლებიც შეიძლება იყვნენ ლიდერები თავიანთ სფეროში, მაგრამ არ გააჩნიათ საშუალება ან შესაძლებლობა, შეასრულონ მომხმარებლის მოთხოვნები.
თითოეული RFP განსხვავდება იმ მოთხოვნების საფუძველზე, რომლებიც განსაზღვრულია და განსაზღვრულია მომხმარებელთა კონკრეტული საჭიროებები. ამავე კომპანიაშიც კი, RFP დოკუმენტი შეიძლება განსხვავდებოდეს ძირითადი მოთხოვნების შესაბამისად. ზოგიერთი RFP- ებისთვის, აქცენტი შეიძლება ფასზე იყოს, ხოლო სხვები შეიძლება ფოკუსირებულ იქნეს მიწოდების დროში ან საჭიროებისათვის საჭირო ხარისხის მოთხოვნებს.
RFP დოკუმენტის სპეციფიკური მახასიათებლები
არსებობს RFP დოკუმენტის გარკვეული მახასიათებლები, რომლებიც აუცილებელია. მაგალითად, თითოეული RFP- ს უნდა ჰქონდეს კონკრეტული თარიღი და დრო, როდესაც მომხმარებელს სთავაზობს ყველა პოტენციურ მომწოდებელს სატენდერო წინადადება. თუ სატენდერო წინადადებები წარდგენილია ამ თარიღის შემდეგ, ისინი უნდა გაუქმდეს. თუ გამყიდველი ვერ წარუდგენს სატენდერო წინადადებას, მაშინ ამან შეიძლება მიუთითოს შესაძლო საკითხი ორგანიზაციასთან და შესაძლოა მიწოდება.
თუმცა, მომხმარებელს უნდა აძლევდეს მოვაჭრეებს სატენდერო წინადადების სათანადო დრო. თუ მოთხოვნები განსაკუთრებით რთულია, მოვაჭრეებმა შესაძლოა შეიკრიბონ რეაგირება გუნდი, რათა შეწყვიტონ მოთხოვნები იმ ტერიტორიებზე, რომლითაც ისინი გაიგებენ და შემდეგ შეიკრიბება სატენდერო წინადადება. თუ RFP- ში განსაზღვრული ვადები ძალიან მოკლეა, რეაგირება შეიძლება გაიზარდოს და მოვაჭრეები შეიძლება იფიქრონ პროექტის სირთულესთან, ვიდრე სრულად გაგება. ეს გამოიწვევს არასწორი წინადადებებისა და გაფუჭებული RFP პროცესს.
RFP დოკუმენტი უნდა მიუთითოს პროცესი, თუ მოვაჭრეებს დამატებითი კითხვები აქვთ RFP- ში მითითებული მოთხოვნების შესახებ. მოვაჭრეებს არ უნდა მიეცეთ საშუალება დაურეკოთ მომხმარებელს, რადგან ამან შეიძლება გამოიწვიოს ერთი გამყიდველი, რომ მისცეს დამატებითი ინფორმაცია, რომელიც მათ კონკურენტულ უპირატესობას ანიჭებს.
უმჯობესია, კონფერენციის გამართვა მოაწყოს ისე, რომ თითოეულ მომწოდებელს შეუძლია მოითხოვოს და მოუსმინოს კლიენტს უკან დაბრუნებული კითხვები. ეს უზრუნველყოფს სამართლიანობის სატენდერო პროცესში.
RFP დოკუმენტი ასევე მკაფიოდ უნდა მიუთითოს ფორმატში მოვაჭრეებს RFP რეაგირება. თუ ეს არ არის მკაფიოდ განსაზღვრული, რეაგირება გაიგზავნება, რომლებიც სხვადასხვა ფორმატშია და ვერ შეასრულებენ გამყიდველის წინადადებებს. რეაგირების ფორმატი უნდა დაადგინოს, თუ რა საჭიროა გამყიდველიდან თითოეულ სექციაში, როგორიცაა ცნობები, პოტენციური გუნდის წევრების რეზიუმეები, დოკუმენტაციას მოვაჭრეებთან მოთხოვნების გაგება და ფასების ფორმატირება. თუ თითოეული გამყიდველი შეესაბამება სწორი რეაგირების ფორმატს, ეს გახდება სატენდერო წინადადებების შედარება.