როგორ შევქმნათ დოკუმენტების მართვის სისტემა მცირე ბიზნესისთვის
მრავალი ბიზნესისთვის, დოკუმენტის მართვის ფოკუსირება ორგანიზაციისა და დოკუმენტების შენახვის შესახებ. მათ უნდათ, რომ შეძლონ დოკუმენტების შენახვა ორგანიზებულ და უსაფრთხო გზაზე, რომელიც ჯერ კიდევ საშუალებას იძლევა ადვილად იპოვოთ დოკუმენტები.
ეს სტატია გაჩვენებთ, თუ როგორ უნდა შექმნათ დოკუმენტის მართვის სისტემა, რომელიც ზუსტად აკეთებს ამას.
თუ თქვენ აკრიფოთ "დოკუმენტური მენეჯმენტი" ნებისმიერ საძიებო სისტემაში, თქვენ მიიღებთ დოკუმენტის მართვის "გადაწყვეტილებების" გრძელ სიას, ბევრ პროგრამულ უზრუნველყოფას ან აპლიკაციებს, რომლებიც ქაღალდის უტილიზაციის მქონე უპირატესობების რეკლამირებას გულისხმობენ.
დოკუმენტის მართვის პროგრამული ან აპლიკაციები, რომლებიც მიზნად ისახავს გააუმჯობესოს თქვენი ბიზნესის ელექტრონული დამუშავება . პრობლემა ისაა, რომ ბევრი მცირე ბიზნესი ვალდებულია ქაღალდისა და ელექტრონულ ფაილებთან დაკავშირებული მოძველებული მონაცემების მიერთება - ზოგიერთ შემთხვევაში, ქაღალდის მონაცემების პროპორცია ბევრად უფრო დიდია.
შერეული მონაცემების გარემოსთან დაკავშირებული ერთი გამოსავალი იქნება დოკუმენტის ვიზუალიზაციის სისტემა, გამოიყენოს ყველა თქვენი ბიზნეს დოკუმენტი ელექტრონული ფორმით. მაგრამ ეს არის ძალიან ძვირი და შრომატევადი მრავალი მცირე ბიზნესისთვის.
სასიხარულო ამბავი ისაა, რომ თქვენ შეგიძლიათ განათავსოთ დოკუმენტის მართვის სისტემის საფუძვლები ადგილზე რაიმე სპეციალური პროგრამული უზრუნველყოფის შეძენის გარეშე ან საბითუმო დოკუმენტის გადაღების გარეშე.
სისტემა არ უნდა იყოს რთული; თქვენ უბრალოდ უნდა დააგემოვნოთ გარკვეული დრო და დაგეგმვა და განხორციელება.
როგორ შევქმნათ დოკუმენტაციის მართვის სისტემა
დოკუმენტის მართვის სისტემის შექმნა მოიცავს სამ ნაბიჯს;
- დოკუმენტის მართვის გეგმის შექმნა,
- დოკუმენტის მართვის გეგმის დანერგვა,
- და შემდეგ მეშვეობით.
პირველი ნაბიჯი, რომელიც ქმნის გეგმას, პასუხობს ამ ოთხ კითხვას:
რა არის წესები დოკუმენტების შესაქმნელად?
ინვოისები , გადახდის შეხსენება წერილები, გაყიდვების ბროშურები, ელ.ფოსტა, ბალანსი , ცხრილები, ანგარიშები - ყველა ბიზნესი ქმნის სხვადასხვა დოკუმენტებს, რომლებიც აკეთებენ და ბიზნესის კეთებას. და ორგანიზება გაუწიოს ორგანიზებას, ყველა ბიზნესს უნდა დაამყაროს წესები დოკუმენტების შესაქმნელად.
მაგალითად, არსებობს თუ არა შიდა შაბლონები თქვენს სტანდარტულ ბიზნეს დოკუმენტებზე, როგორიცაა ასოები და ინვოისები და სად არიან ისინი განთავსებული?
არსებობს შიდა სტილის მეგზური, რომელსაც უნდა მოჰყვეს?
უნდა იყოს ახალი დოკუმენტაცია დათარიღებული და / ან დრო-შტამპი?
რა პროცედურებს უნდა მოჰყვეს დოკუმენტების გაზიარება ან განხილვა?
მცირე ბიზნესისთვის, ერთადერთი წერტილი დოკუმენტის შექმნის შესახებ, რაც მთავარია, სადაც არის სხვადასხვა ბიზნეს დოკუმენტის თარგები განთავსებული და როგორ გამოვიყენოთ ისინი. მაგრამ თუ დოკუმენტში შეიქმნება თქვენი ბიზნესი მოიცავს სხვადასხვა ადამიანს თანამშრომლობენ, განიხილავს ან განაახლებს დოკუმენტებს, საჭიროა გარკვეული დროის გასატარებლად, თუ როგორ უნდა გაკეთდეს ეს ყველაფერი ეფექტურობისა და თანმიმდევრულობის უზრუნველსაყოფად.
როგორ შევინახავთ დოკუმენტებს?
ამ კითხვაზე ორი ასპექტია.
პირველი მოიცავს შენახვის ფიზიკურ ასპექტებს. მაშინაც კი, თუ თქვენი მცირე ბიზნესი შენახვის კაბინეტებში შენახვის დოკუმენტებშია, ხარჯები დაკავშირებულია შენახვისთვის; არა მხოლოდ ღირებულება შეტანის კაბინეტები თავს, მაგრამ ღირებულება დრო, როდესაც თქვენ და / ან თქვენი თანამშრომლები დოკუმენტაცია ან გადადიან მათ. სინამდვილეში, შენახვის ყველაზე დიდი ღირებულება, ყველაზე მცირე ბიზნესისთვის, სავარაუდოდ, დროის დაკარგვაა, როცა ხალხი დოკუმენტებს ეძებს.
დოკუმენტების შენახვის მეორე ასპექტი ორგანიზაციულია; როგორ შეიტანება დოკუმენტები? დოკუმენტების წარდგენის ძირითადი მიზანია დაიცვას კარგი ფაილების მართვის პრაქტიკა.
თქვენ ასევე უნდა იცოდეთ, როგორ დაგიდგენთ არქივებს. როგორ შეასრულებთ ფაილებს, რომლებიც მოძველებულია ან უბრალოდ მზად ხართ თქვენს დოკუმენტურ მენეჯმენტში დაბრუნებისას?
მაგალითად, ყოველი წლის დასაწყისში, ჩემს კომპიუტერში სხვადასხვა სამუშაოსთან დაკავშირებულ ფაილებს გავდივართ, დავუპირისპირებთ ისეთებს, რომლებიც აღარ არიან მიმდინარე და აღარ შექმნიან ახალ საქაღალდეებს, რომლებიც წელიწადში ან / და საგანია, საჭიროებისამებრ გადაადგილება.
იგივე შეიძლება გაკეთდეს ქაღალდის ფაილებით; ძნელია ამოიღონ ძველი ფაილები და ფაილების საქაღალდედან და შექმნათ ახალი "ძველი" სათაურით. ზოგიერთი პროგრამა გთავაზობთ ავტომატური არქივირების პარამეტრებს. Microsoft Outlook, მაგალითად, საშუალებას გაძლევთ არქივი ძველი ელ.
როგორ შეიძლება გამარტივებული დოკუმენტების მოძიება?
ეს შეკითხვა არის დოკუმენტის მართვის სისტემის გული. ლეიერ მარკეტინგის მიერ Xerox Canada- ის მიერ ჩატარებულ კვლევაში, კანადური SMB- ის მფლობელები და მენეჯერები საშუალოდ აცხადებდნენ, რომ წელიწადში 2,152 დოლარი დაჯდა, დოკუმენტების მართვა და შენახვა, დაახლოებით ერთი საათის განმავლობაში ამ დოკუმენტების ძიება (globeandmail.com).
კიდევ ერთხელ, კარგი შეტანის პრაქტიკა შეიძლება გრძელი გზა გადაჭრის პრობლემის მოგვარებაში. ამ საიტზე მონაცემთა მართვის სტატიების დათვალიერება დაიწყება. თუ რამე აკეთებთ, მაგალითად, მკაცრად დასახელებულ კონვენციებს , მაგალითად, დოკუმენტებს გაცილებით ადვილად მოიძიებენ.
და თუ არა შენ ერთადერთი მესაკუთრე, რომელიც მუშაობს სოლო ან ბიზნეს მფლობელს თანამშრომლებთან , ვურჩევ შექმნას ფაილი მისამართების სია , რომელიც შეახსენებს წევრებს, სადაც კონკრეტული ტიპის ფაილი წასვლა - და სად უნდა მოვძებნოთ კონკრეტული დოკუმენტები. თუ თქვენი ბიზნესი უმეტესია, გახსოვდეთ, შევა თუ არა ფაილი თქვენს კომპიუტერში, შიდა სერვერზე, ღრუბელში , ან თუ ქაღალდის ფორმით შეტანილი ფიზიკური ადგილმდებარეობა, როგორიცაა შეტანის კაბინეტი. მაგალითად, ვარაუდობენ, რომ თქვენ იყენებთ სურათებს, ვიდეოებს ან ქაღალდის ფოტოებს ჩემს ბიზნესში. თქვენი ფაილების ადგილმდებარეობის ჩანაწერი შეიძლება იყოს:
ციფრული გამოსახულებები / ვიდეო: კომპიუტერი (ან სერვერი) - დრაივი E: / photos - ფაილში შესაბამისი საგანი საქაღალდეში
ქაღალდის ფოტო: ფაილების კაბინეტი 3 - ფოტო - ალფა სათაურით
საერთო ქსელი ან ღრუბლოვანი დისკები უნდა იარლიყოს შინაარსით, როგორც კაბინეტის უჯრით შეყვანა.
როგორ დავიცვათ / დავიცვათ ჩვენი დოკუმენტები?
დოკუმენტის უსაფრთხოების დაცვის პირველი ხაზი ფიზიკურად უზრუნველყოფს ბიზნესის შენობაში . ყველა ბიზნესს უნდა ჰქონდეს უსაფრთხოების სისტემები, როგორიცაა განგაში სისტემები, დამონტაჟებული - თუნდაც სახლში დაფუძნებული ბიზნესი .
ბიზნესიც სჭირდება ან სურს ინვესტიციების განხორციელება სხვა უსაფრთხოების მოწყობილობებში, როგორიცაა ფანჯრები, გრილები, უსაფრთხოების კამერები და / ან საპატრულო მომსახურება. თქვენ შეგიძლიათ გაატაროთ ყველა დრო, რომ შექმნან პაროლები და გაშიფრავი ფაილები თქვენი ელექტრონული ფაილების დაცვის მცდელობაში, მაგრამ არა აქვს მნიშვნელობა ბევრს, თუ ვინმეს შეუძლია მხოლოდ იმოქმედოს და მოიპაროს თქვენი კომპიუტერი და თანდართული დისკი.
ყველა შეტანის კაბინეტი უნდა იყოს დაბლოკილი და ინახება დახურული სამუშაო საათების შემდეგ (და დახურულია სადღესასწაულო დღეებში, თუ არავითარი საიმედო არ იქნება სიახლოვე).
ელექტრონული დოკუმენტების ზოგადი უსაფრთხოების პროცედურები რეგულარულად აწვდის დოკუმენტაციას და დოკუმენტის სარეზერვო დოკუმენტების შენახვას, სადმე სხვაგან, ვიდრე ორიგინალი დოკუმენტები. Off-site არის საუკეთესო დასაცავად წინააღმდეგ თქვენი ბიზნესის მონაცემების წაშლილია მიერ ბუნებრივი კატასტროფები - კიდევ ერთი მიზეზი, რის გამოც ღრუბელი იდეალურია ბიზნესის .
მცირე ბიზნესის კოლეგებთან ან იმავე კომპიუტერულ ქსელზე გაქირავებულ თანამშრომლებსაც შეუძლიათ ასევე სურთ შეზღუდონ მომხმარებელთა წვდომა, რათა მათ შეძლონ მხოლოდ რამდენიმე ქსელის რესურსი გამოიყენონ. მაგალითად, თქვენ შეიძლება ჰქონდეთ ქსელის ან ღრუბლოვანი წილის დირექტორია, სახელწოდებით "ბუღალტერია", რომელსაც აქვს წვდომის შეზღუდვა მხოლოდ მენეჯმენტზე მაშინაც კი, თუ მომხმარებელი ნებადართულია რესურსების წვდომისთვის, მაგალითად, განაცხადისთვის, კონკრეტული დოკუმენტები პაროლით არის დაცული. დოკუმენტების შინაარსი ასევე შეიძლება დაშიფრული იყოს, რაც მათ მხოლოდ მათთვის, ვისაც აქვს საჭირო დაშიფვრის გასაღები.
თანამშრომელი ქურდობა არის კიდევ ერთი საფრთხე მონაცემთა უსაფრთხოების. დასაქმებულებთან მცირე ბიზნესი ვალდებულია რეაგირება მოახდინოს ფაქტორების შემოწმებაზე და პოლისის შემოწმებაზე.
შენი დოკუმენტაციის მართვის სისტემის დანერგვა
მას შემდეგ, რაც თქვენ შექმენით თქვენი დოკუმენტის მართვის გეგმა ზემოთ აღნიშნული კითხვებით პასუხით, თქვენ მზად ხართ განახორციელოთ ის, რაც დარწმუნებულია, რომ ყველა თქვენი პერსონალი იცნობს თქვენი ბიზნესის დოკუმენტაციის მართვის სისტემის დეტალებს და დოკუმენტაციის შექმნის, შენახვისა და მიღებისას შესაბამისი პროცედურების შესაბამისად.
თქვენ ასევე უნდა დარწმუნდეთ იმაში, რომ ყველა, ვინც თქვენს ორგანიზაციებში შედის და იყენებს დოკუმენტებს, ასრულებს იმას, რასაც აკეთებს სათანადო დოკუმენტაციის დასახელება და შენახვა. Spot შემოწმება რეგულარულად შეამოწმოთ თუ არა კონკრეტული ფაილები ადვილად ნაპოვნი და დაიცვას წინააღმდეგ misfiling.
თქვენ შეგიძლიათ შეიქმნას დოკუმენტის მართვის სისტემა დღეში, მაგრამ განახორციელოს იგი თანმიმდევრულად დროთა განმავლობაში იქნება გასაღები მისი წარმატება. ჯილდოები უზარმაზარი - ვერ პოულობენ რა გსურთ იპოვოთ, როდესაც გინდა და გონება.