საბუღალტრო შეცდომები ხდება დროდადრო, მაგრამ ბევრი საერთო საბუღალტრო შეცდომები შეიძლება იქნას აცილებული სათანადო დაგეგმვა და მომზადება. ჩვენ ყველამ ვიცით, რომ ეს ჩვეულებრივ იღებს უფრო მეტ დროს, შეცდომის გამოსწორებას, ვიდრე მას პირველად მივიღებ. საინტერესოა ისიც, რომ შეცდომების იდენტიფიცირება და გამოსწორება პროექტის დასაწყისში , ვიდრე მოგვიანებით პრობლემის გამოსწორების მოლოდინში.
თუ თქვენს საქმიანობას, როგორც გრძელვადიან პერსპექტივაში, ექნებათ პროაქტიული აქტივობა, იცვლება საერთო შეცდომები, რომლებიც სხვები აკეთებენ და ადგენენ მათ ადრეულ ეტაპზე, რომელიც არა მარტო შეინახავს კომპანიის ფულს, ფულს და თავის ტკივილს მოგცემთ კონკურენტულ უპირატესობას ბაზარზე უფრო გამარტივებულ ოპერაციებთან და სამომხმარებლო კმაყოფილებით. შემდეგი საერთო ბუღალტრული შეცდომები ყველა CPA უნახავს მცირე ბიზნესის მფლობელებს.
01 - საბუღალტრო პროცედურების დაცვა
სასარგებლო ნაბიჯი არის სტანდარტიზებული ფორმებისა და სიების შექმნა, რათა შეავსონ თანმიმდევრულობა და სიზუსტე. მაგალითად, თქვენ გსურთ ახალი პროცესის შექმნის პროცესის დოკუმენტირება.
თქვენ დაგჭირდებათ გამყიდველი, სახელი, მისამართი, ტელეფონის ნომერი და დამსაქმებლის საიდენტიფიკაციო ნომერი (EIN), სხვა დოკუმენტებს შორის, როგორიცაა სადაზღვევო სერტიფიკატები, რეკომენდაციის წერილები ან ხელმოწერილი კონტრაქტები. შემდეგ თქვენ უნდა შეიტანოთ ეს ინფორმაცია თქვენს საბუღალტრო პროგრამებში, რათა გადახდა განახორციელოთ.
თქვენ გინდათ, რომ დრო გაატაროს თქვენს მიერ მოვაჭრეებისგან შეკრებისთვის საჭირო ინფორმაციის გაცნობა, შეიმუშავოს სტანდარტული ფორმა ან ჩამონათვალი, რათა დარწმუნდეთ, რომ მიიღებთ ამ ინფორმაციას, შემდეგ კი წერილობითი პოლიტიკა, რომელსაც შეუძლია თქვენი თანამშრომლები.
02 - ბიუჯეტის გარეშე მუშაობა
შექმნა ბიუჯეტი ისე, რომ თქვენ გაქვთ საბაზისო მსჯელობა თქვენი ბიზნესის ოპერაციული შედეგები. ბიუჯეტები არ არის მხოლოდ სასარგებლო დატვირთვის თავიდან ასაცილებლად, მაგრამ შეიძლება გამოყენებულ იქნას რეალისტური, დაწერილი ფინანსური მიზნების ჩამოყალიბება. ბიუჯეტი ყოველთვის უნდა იყოს დაფუძნებული რეალობაში, მაგრამ, რა თქმა უნდა, თქვენი ბიუჯეტის გამოყენება გონივრულ ფინანსურ მიზნებს მოახდენს, გაზრდის შემოსავლებს ან ხარჯების შემცირებას.
03 - მონაცემთა შეყვანის შეცდომები
მონაცემთა შესვლის შეცდომები დროდადრო ხდება. მიუხედავად იმისა, რომ შეუძლებელია ყველა მონაცემების შესვლის შეცდომების თავიდან აცილება, შეგიძლიათ შეიმუშაოთ პოლიტიკა, შეასრულოთ სხვადასხვა შერიგება დროულად, რათა უზრუნველყონ მონაცემთა შეყვანა სწრაფად აღმოჩნდეს და შესწორდეს.
მაგალითად, თქვენ გსურთ შეასრულოთ ყოველთვიური საბანკო შერიგება, ასევე დებიტორული და გადასახდელი თანხები. თქვენ ასევე შეგიძლიათ აწარმოოთ ბიუჯეტიდან რეალურ ვარიანტებზე, რათა შესაძლებელი გახადონ შესაძლო შეცდომების იდენტიფიცირება შემოსავლების ან ხარჯების დასაფარავად ან სამომხმარებლო ქვითარი ან გამყიდველი ანგარიშის პერიოდულად ანგარიშზე, რათა უზრუნველყონ, რომ ყველა ქვითარი და გადახდა გონივრული იყოს.
არაჩვეულებრივი ოპერაციების განხილვა უნდა მოხდეს იმის უზრუნველსაყოფად, რომ არ მოხდა მონაცემთა შესვლის შეცდომები და რომ ეს ოპერაციები ზუსტია.
04 - საბუღალტრო პროგრამული უზრუნველყოფის უკან დაბრუნება
თქვენ უნდა დააბრუნოთ თქვენი ბიზნესის საბუღალტრო პროგრამული უზრუნველყოფა და სხვა მონაცემები რეგულარულად. ბევრი მცირე ბიზნესის საბუღალტრო პროგრამების აქვს ფუნქცია, რომელიც საშუალებას გაძლევთ შეიქმნა ავტომატური სარეზერვო თქვენი საბუღალტრო პროგრამა.
გამოიყენე. თქვენ ასევე უნდა გაატაროთ დრო, რომ გადაამოწმოთ თქვენი სარეზერვო ფაილი, მაშინაც კი, თუ რამდენადაც შეგიძლიათ გამოიყენოთ სარეზერვო ფაილი იმისთვის, რომ შეძლოთ თქვენი ბიზნესი ჩვეულებრივთან ერთად.
ზოგჯერ კორუმპირებული ფაილები ხანდახან არ დაგჭირდებათ ყველა საჭირო მონაცემები. სწრაფი გამშვები შეიძლება შეიცავდეს პრობლემებს თქვენს სარეზერვო პროცესში, რათა უზრუნველყოთ ყველაფერი, რაც გჭირდებათ იმისათვის, რომ საჭიროა გააგრძელოთ თქვენი ბიზნესი.
05 - Doing Too Much Yourself
აუთსორსინგის ადმინისტრაციული ამოცანები, რომლებიც არ დაემატება თქვენს კომპანიას, შეიძლება იყოს უპირატესობა.
მაგალითად, საგადასახადო ბუღალტერი საგადასახადო კანონმდებლობაში უკეთესად გათვითცნობიერებულს წარმოადგენს, ვიდრე აუთსორსინგი საგადასახადო დაგეგმარებასა და თქვენს ბუღალტერში მომზადებას მოგცემთ საშუალებას, შეამციროთ თქვენი საგადასახადო ვალდებულება, გაიზარდოს საგადასახადო ვალდებულება და უფრო მეტი დრო გაატაროს შემოსავლების გენერირებისთვის საქმიანობის.
ბევრი მცირე ბიზნესის მფლობელს არ სურს პასუხისმგებლობის სხვა დელეგირება სხვა პროფესიონალებისთვის, მაგრამ აუთსორსინგის ბუღალტერია, იურიდიული, IT და სხვა ადმინისტრაციული ფუნქციები შეიძლება შეამცირონ შეცდომები და გაზარდონ მომგებიანობა თუ ახალი დროის გამოყენება გონივრულად.
06 - შემოსავალი და ხარჯების სწორად კატეგორიზაცია
საკოორდინაციო ბატარეის მეთოდი, სავარაუდოდ, არ არის კარგი არჩევანი მცირე ბიზნესისთვის, ვიდრე მხოლოდ რამდენიმე გარიგება წელიწადში. ყველა კატეგორიის ფული, რომელიც მოდის თქვენს ბიზნესში, უნდა დაინიშნოს შესაბამის კატეგორიაში.
ბიზნესის მფლობელები, რომლებიც თავიანთი საბუღალტრო ჩანაწერების თავზე დარჩება, შეცდომებს არ იშლება. ისინი იციან, ვინ იყო დარიცხული, რამდენად, და თუ არა მომხმარებელს გადახდილი.
თქვენ ასევე ნახავთ თქვენ წლის ბოლოს საგადასახადო მომზადება იქნება ბევრად უფრო გამარტივებას, ვიდრე ცდილობს reassemble ჩანაწერი, თქვენ უნდა მოამზადოს თქვენი ბიზნესის საგადასახადო დაბრუნების უფლება დაბრუნების გამო.