Y-ME- ის დედის დღეების დაგეგმვისა და აღსრულებისას გაკვეთილები
სპეციალური ღონისძიება დამგეგმავები - განსაკუთრებით არაკომერციულ სამყაროში - იციან, რომ ორგანიზება გარე დაფინანსების ღონისძიება არის დიდი იდეა. ამ ტიპის მოვლენები, ისევე როგორც სხვა საზოგადოების ფულადი გზავნილების იდეები, მოითხოვს, რომ მომავალი წლის ღონისძიების დაგეგმვა იწყება ამ წლის დაფინანსების ღონისძიების დასრულებისთანავე. მნიშვნელოვანია მოვლენის გასაჯაროება და განიხილოს რა მოხდა კარგად და რა შეიძლება გაუმჯობესდეს იმ შემთხვევაში, როდესაც მოვლენა ჯერ კიდევ სუფთაა გუნდის გონებაში.
წარმატებისა და გაუმჯობესების განხილვა იმის უზრუნველსაყოფად, რომ ეს თვისებები შეიძლება მოიცავდეს ან გაძლიერდეს მომავალი წლის ღონისძიებისთვის. ასეთი პროაქტიული დაგეგმარება ასევე დასძენს სპონსორების ღირებულებას. და, აუცილებლად, ყველა წარმატებული საზოგადოების დადის იმედი იზრდება და გაფართოებას წლიდან წლამდე.
მნიშვნელოვანია დარჩენა აქცენტი პირველადი მიზანი ჩატარების ასეთი ღონისძიებები: ფანდრაიზინგი. იმ ღონისძიებათა დამგეგმავებისთვის, რომლებმაც ადრე გაატარეს საზოგადოების გასეირნება, დაგეგმვის ერთ-ერთი უმნიშვნელოვანესი დრო რეალურად ხდება ფეხით დამთავრების შემდეგ. იმისათვის, რომ გაეცნონ საზოგადოების მრავალფეროვნების დაგეგმვასა და შესრულებას, ჩვენ გვექნება უკანასკნელი სცენების ნახვა დედათა დღისადმი მიძღვნილ ღონისძიებაზე ჩიკაგოს Y-ME ძუძუს კიბოს ორგანიზაციის მიერ.
Y-ME დედის დღე ძუძუს კიბოს ფონდების Walk
Y-ME დაფუძნდა 1979 წელს ორი ძუძუს კიბოს გადარჩენის მიერ. არამომგებიანი იყო ცნობილი მრავალენოვანი ნაციონალური ძუძუს კიბოს ცხელი ხაზის პროგრამა ძუძუს კიბოს პაციენტებისთვის.
პროგრამა მოიპოვა პოპულარობა, როგორც ქვეყნის 24-საათიანი უფასო ცხელი ხაზი, რომელიც მთლიანად დაკომპლექტებულია ძუძუს კიბოს გადარჩენილებმა, მაგრამ ორგანიზაციამ ორგანიზება გაუწია ყოველწლიური ფონდის მონაწილეებს დედათა დღესთან დაკავშირებით, რამაც ხელი შეუწყო მათ პროგრამებსა და მომსახურებებს. 2007 წელს Y-ME- მა $ 7 მილიონზე მეტი მოიმატა, დაახლოებით 12 000-დან 12 ქალაქში.
2008 წლისთვის, 15 ქალაქი მონაწილეობდა. სამწუხაროდ, 2012 წელს Y-ME დაიკეტა კარი, მაგრამ წლიური ფონდის მემკვიდრეობა რჩება არაგონივრული ღონისძიების დამგეგმველებისთვის.
ბევრი Y-ME- ის ფანდრაიზინგი წარმატებულად შეიძლება განისაზღვროს ორგანიზებული მიდგომა დაგეგმვისა და თვალსაზრისით ყველაზე მნიშვნელოვან ამოცანებზე. ორგანიზაციის ყოფილმა დირექტორმა, ლიზ გლოგმა ეს 2007 წლის ჩანაწერის შემდეგ თქვა: "ჩვენ დაგეგმვის პროცესში სხვადასხვა დროს გვაქვს გეგმა. ასე რომ, ჩვენ გადადგმულ ნაბიჯებს გადავდგათ იმ დროისთვის ყველაზე კრიტიკულ წერტილებში, რათა დავრწმუნდეთ, რომ ჩვენ წარმატებული ვართ. მაგალითად, ქალაქში, სადაც ჩვენ შეიძლება მასპინძლობდნენ პირველად, უნდა გავამახვილოთ ყურადღება იმაზე, რომ ჩვენ გვაქვს დიდი ადგილი და ადგილი, სადაც ხალხი უნდა დაბრუნდეს. გზისკენ მივყავართ, რომლითაც შეგვიძლია ფოკუსირება, თუ რა ყავას გადავცემთ ბროშურებს ". შევხედოთ თუ როგორ Klug და Y-ME ღონისძიების დაგეგმვის გუნდმა ასეთი წარმატებული ღონისძიება ჩაატარა.
დაგეგმვა ნაბიჯი 1: გაანალიზება ნომრები
მასპინძელი საზოგადოების გასეირნება ან მსგავსი ღონისძიება მოითხოვს რამდენიმე სხვადასხვა შემადგენელ ამოცანას, მაგრამ საბოლოო ჯამში, ასოციაციის ან საქველმოქმედო მასპინძელი ღონისძიების ჩატარება ამ საქმეში ფულის გაზრდის მიზნით.
აქედან გამომდინარე, პირველი ნაბიჯი დაგეგმილია მომდევნო ღონისძიება ხდება, როდესაც მიმდინარე მოვლენა მთავრდება, და უმრავლესობა ამ სამუშაოს გარს "ნომრები".
"ჩვენ დავინახეთ ნომრები, როდესაც ღონისძიება ასრულებს", - განმარტავს ლიზი კლაგგი, "ჩვენ შევადარეთ, თუ როგორ გავაკეთეთ ეს წელი წინა წლის განმავლობაში. ჩვენ ვნახეთ მონაწილე გამოცდილება. ჩვენ შეაფასა ჩვენი კატეგორიის სპონსორობა. ჩვენ უპასუხა მოვლენების შესახებ რაიმე დაუყოვნებლივ ელ.ფოსტას ". ღონისძიების დამგეგმავები ასევე მიიღებენ სასწრაფო ზომებს, რათა უზრუნველყონ მომავალ წელს მომავალი წლის ყველა მონაწილე.
Klug ასევე გათხრილი ქვემოთ დეტალები. მისი შეფასებით, ის მიმოიხილა ყველა იმ მოხალისეთა რიცხვიდან, რომლებიც მონაწილეობდნენ მაისურებში. ის შემდეგ კითხვას სთხოვდა თუ არა მას მეტ-ნაკლებად მომდევნო წელს.
დაგეგმვის ვადები
მათთვის, ვინც საზოგადოების ფილიალის სიარულის ორგანიზებისთვის, მნიშვნელოვანია იცოდეს, რა ნაბიჯები უნდა გადაწყდეს სხვადასხვა დროს.
არაკომერციულობის უმრავლესობამ ბევრი პერსონალისა და მოხალისეთა კომიტეტის წევრების ფუფუნება არ იცის ღონისძიების წარმატებისთვის. მაგრამ დამგეგმავები აღიარებენ, რომ ისინი უნდა დარწმუნდნენ, რომ ისინი მჭიდროდ ითანამშრომლებენ ქალაქის მერისა და საზოგადოებრივი სამუშაოების დეპარტამენტთან, რათა მიიღონ ღონისძიება საზოგადოებრივ კალენდარში.
Klug ვარაუდობს, რომ პირველი ნაბიჯი ანალიზის შემდეგ გასული წლის ნომრები იყოს ფოკუსირება კორპორატიული რეკრუტირება. თუ ღონისძიება არ არის ახალი პროგრამა, მნიშვნელოვანია მომავალი წლის ღონისძიების კორპორატიული მხარდაჭერის მოპოვება ამ წლის ღონისძიების დასრულებისთანავე. "ჩვენ ყურადღება გამახვილდა სპონსორობის განახლებისას, როდესაც ჩვენ გადაგვეტანა ღონისძიების შემაჯამებელი ანგარიში", - ამბობს კლაგ. მან ასევე გთავაზობთ შემდეგი მაჩვენებლების დამგეგმავები დაინტერესებული ორგანიზება საზოგადოების გასეირნება როგორც ფანდრაიზინგი ღონისძიება:
- იდენტიფიცირება კორპორატიული სპონსორები
- ფეხით მოსიარულეთა პროგრამების შექმნა
- ღონისძიების განსაზღვრა
- დაიწყე დასაქმების დაწყება
- საბოლოო ღონისძიების ლოგისტიკა
- გამართავს ღონისძიებას
- გამართავს "მადლობა" ღონისძიება
- შეაფასეთ და დაიწყე მომდევნო ღონისძიება
Y-ME ასევე აყვანის გარეთ ლოგისტიკური ფირმა გაუმკლავდეს ბევრი მისი ლოგისტიკური მოთხოვნები. მაგრამ ერთ-ერთი ყველაზე სასარგებლო იყო ონლაინ რეგისტრაციის სისტემა.
ონლაინ რეგისტრაციის სისტემის წარმატება
Y-ME სწრაფად შეიტყო ინტერნეტის გამოყენების ინტერნეტის გამოყენების მნიშვნელობაზე და მას შემდეგ, რაც მტკიცედ უჭერდა მხარს ონლაინ რეგისტრაციასა და ფანდრაიზინგის ტექნოლოგიის გამოყენებას.
მათ ონლაინში შეტანილი ონლაინ მენეჯმენტის სისტემაში 2003 წლის რასის ვებსაიტზე ისარგებლეს. ამ ტიპის სისტემა ემსახურება როგორც პერსონალური ვებსაიტის მოხალისეებს, რათა შემოწირულობებისა და სხვა ჩართულობისათვის პერსონალური საჩივრების გაკეთება. იგი იღებს მონაცემებს ერთ მონაცემთა ბაზაში და ემსახურება როგორც გუნდის ფეხით მოსიარულეთა გუნდს, რათა ხელი შეუწყოს მათ წევრებს.
ონლაინ მონაწილეებმა გაიზარდა 4,000-დან 11,594-მდე. ონლაინ შემოწირულობები გაიზარდა 5,000-დან 19,650-მდე. Y-ME გუნდი მიიჩნევდა, რომ ხელი შეუწყო $ 2.35 მილიონი მიზნის მიღწევას და ბონუსს, ტექნოლოგია ადმინისტრაციულ ხარჯებს დაახლოებით 20.000 დოლარით შეამცირა.
ასეთი სისტემა შეიძლება ასევე გახდეს მნიშვნელოვანი საკომუნიკაციო საშუალება, რომელიც საშუალებას მისცემს ორგანიზაციას დაიცვას და გააგრძელოს შეჯიბრებები რასის რასის დღის გარდა.
Race Day ქრონოლოგია
დილით ყველაზე ხშირად დაგეგმილია სათვალთვალოები. ღონისძიების შექმნისას ხელსაყრელი და ადგილმდებარეობის სირთულიდან გამომდინარე, ჩვეულებრივ იწყება ღონისძიების დაწყებამდე ერთი კვირით ადრე, ყველაზე აქტივობა ხდება რამდენიმე დღის წინ ფეხით.
როდესაც Y-ME გეგმავდა მათი ყოველწლიური ფონდის ღონისძიებას, გუნდი ჩვეულებრივ შეეცდებოდა შეზღუდოს იმ ტერიტორიას, სადაც ისინი ფეხით ჩატარებდნენ ისე, რომ არ მოითხოვდნენ რესურსების მნიშვნელოვან რაოდენობას, რათა განახორციელონ გარკვეული ოპერაციების ამოცანები, როგორიცაა ქუჩების დახურვა. მათი ფეხით ზოგადად არ იყო კონკურენტუნარიანი, ამიტომ ასევე ეხმარება, რომ მათ არ უნდა განიხილონ უფრო კონკურენტუნარიანი რასის გარემოსთვის საჭირო მოთხოვნები.
რასის დღისთვის განკუთვნილი გრაფიკი, როგორც წესი,
- ღონისძიებათა დაგეგმვის ჯგუფი ჩამოდის (გასეირნება 2.5 საათით ადრე)
- Volunteer Check-In (ფეხით 2 საათით ადრე)
- სპონსორი Check-In და Setup (2 საათით ადრე ფეხით)
- რეგისტრაცია იწყება (გასეირნება 1.5 საათით ადრე)
- სასტარტო ხაზი Setup (30 წუთით ადრე ფეხით)
- გახსნის ცერემონია (ფეხით 10 წუთით ადრე)
- Race იწყება
- მთავარი სცენა გასართობი იწყება (გასვლადან 1 საათის შემდეგ)
- ოფიციალური მთავარი ეტაპი შენიშვნები (მას შემდეგ, რაც გასეირნება, 1.5-საათიანი ნიშნით)
- პროგრამა ოფიციალურად დამთავრდება (3 სთ გასვლის შემდეგ)
- ღონისძიება იწყება (ღონისძიების დასრულების შემდეგ ოფიციალურად დამთავრდა)
მინიშნებები დაგეგმვა Community Walk ან Run
იმ ორგანიზაციებისთვის, რომლებიც დაინტერესებულნი არიან სათემო გაკვეთილების ჩატარებით ან გასაშვებად, Klug გთავაზობთ რამდენიმე წინადადებას, რომელიც უზრუნველყოფს წარმატებულ ღონისძიებას .
- იწყეთ თბილი ლოდებით, მათ შორის კარგად ჩართული მოხალისეები, სპონსორები ან დიდი გუნდი. გაზომვადი შედეგების განსაზღვრა.
- შეაფასეთ თქვენი ქალაქის / ადგილმდებარეობის კონკურენტული ღონისძიებები, რათა დადგინდეს მათი საუკეთესო პრაქტიკის და გაუმჯობესების ადგილები.
- სამუშაო ქალაქის მერისა და პარკის რაიონებთან მუშაობისთვის საჭირო ნებართვებისა და ღონისძიებების ლოგისტიკის განხილვა: დრო, ადგილი, მონაწილეთა რაოდენობა. დარწმუნდით, რომ მზად იყავით ამ შეხვედრებზე.
- გაითვალისწინეთ თქვენი ბიუჯეტი და დარწმუნდით, რომ თქვენს ოპერაციებზე ხარჯები 25-30% -მდე ახალ ღონისძიებაზე. ზოგიერთი საქველმოქმედო აქცია მთლიანი ხარჯების 15-20% -ით გაიზრდება.
- უსაფრთხო სპონსორები თქვენი მოვლენის საოპერაციო ხარჯების 100% აღიქვას.