გადაწყვეტთ თუ ნამდვილად სჭირდება შეხვედრა
პირველი, გადაწყვიტოს, თუ დაგეგმვის შეხვედრა ნამდვილად აუცილებელია.
ხშირად, ჩვენ ვფიქრობ ფორმალური შეხვედრა, როგორც საუკეთესო საშუალებაა ინფორმაციის გაზიარება ან თემის განხილვა. მაგრამ თუ თქვენი ამბავი შეგიძლიათ მიიღოთ ელექტრონული ფოსტით ან საკონფერენციო ზარის საშუალებით, ან უბრალოდ, თქვენი ოფისში რამდენიმე წუთში გააგრძელოთ თქვენი ოფისი 15 წუთის განმავლობაში, შემდეგ გააგზავნეთ ფორმალური შეხვედრა.
მხოლოდ მოიწვიე ხალხი, რომელიც ნამდვილად უნდა იყოს
ოდესმე მიწვეული იყო შეხვედრაზე და დაინტერესდა - შუა ნაწილამდე - რატომ ხარ იქ? ხალხის დრო არ დაგვაკარგოთ შეხვედრისთვის, რომ მათ არ დასჭირდებათ დასწრება. ეს არ იქნება ეფექტური შეხვედრა. ბიუჯეტის კითხვებზე პასუხის გაცემისას, ვინმეს აღრიცხავს ბუღალტერია? მაშინ მოიწვიეთ ერთი ადამიანი საბუღალტროდან, რომელიც შეეფერება ამ დავალებას.
თუ კოლეგა ან ხელმძღვანელი უნდა იყოს ინფორმირებული, თუ რა იყო განხილული შეხვედრაზე, თქვენ არ უნდა მოიწვიოთ ისინი ფაქტობრივ შეხვედრაზე. უბრალოდ მოამზადეთ შეხვედრა შემაჯამებელი და გააგზავნეთ მას შემდეგ. ისინი აფასებენ დროის დაზოგვას და გქონდათ იმის გარანტია, რომ - რადგან თქვენ წერილობით აწვდიდით ინფორმაციას, რომ ისინი სრულად ინფორმირებულნი არიან დისკუსიებზე.
გააგზავნე შეხვედრები შეგახსენებთ
ცხოვრება დაკავებულია და დაგეგმილი ღონისძიებების სწრაფად გაცვლის კალენდრები გახდება. გააგზავნე შემდგომი შეხვედრის შეხსენება თქვენს შეხვედრამდე ორი დღით ადრე. ეს დაადასტურებს იმ ადამიანებს, რომლებიც პასუხობდნენ, რომ ისინი იყვნენ დასწრებაში და მოგვიანებით მოგცემთ ინფორმაციას, თუ გრაფიკები შეიცვალა და საკვანძო მონაწილეებს არ შეუძლიათ დაგეგმილი შეხვედრის დრო.
დღის წესრიგი
ეფექტიანი შეხვედრების დაგეგმვა, პირველ ეტაპზე უნდა განისაზღვროს, რა იქნება განხილული. რა არის შეხვედრის მიზანი? რას ეძებთ მიზნის მისაღწევად? შეხვედრის დღის წესრიგის შემუშავება და დამსწრეებს გაავრცელოს. მიუთითეთ დაწყების დრო და მოიცავდეს თემების მოკლე ჩამონათვალი. არ დაიხუროთ საკუთარი შეხვედრა ხანგრძლივი, ზედმეტად დეტალური დღის წესრიგში. მიუთითეთ სახელით ნებისმიერი პიროვნება, რომელიც პასუხისმგებელი იქნება კონკრეტული ტერიტორიის გაშუქებაზე.
იყავით წმინდა მოლოდინი
შეხვედრის შეტყობინების გაგზავნისთანავე, გაურკვეველია თავისი მიზნისა და მოლოდინის შესახებ. შეხვედრის გადახედვა მოხდება პრეზენტაციის გარშემო და დამსწრე უნდა მომზადდეს შენიშვნების მისაღებად? ანუ ეს არის ტვინის კომპლექსი, სადაც მონაწილეები სავარაუდოდ წარმოდგენენ იდეებსა და წინადადებებს?
ზოგიერთ კორპორატიულ კულტურაში დასაქმებულთა მოსამსახურეები მხოლოდ მოსმენას იწყებენ და შემდეგ თავიანთ სამუშაო ადგილებზე გადადიან. სხვა კომპანიებში, თანამშრომლები თავისუფლად მონაწილეობენ. დღევანდელ ერთობლივ სამუშაო ადგილებს, ურთიერთქმედებას და იდეების გაზიარებას არა მხოლოდ მიესალმებიან შეხვედრებს; ეს ხშირად შეხვედრის მიზანია.
დაიწყე დრო
თუ თქვენ ხართ ადამიანი, რომელიც, როგორც წესი, აჩვენებს შეხვედრებს დროულად, მაშინ გესმით, რამდენად frustrating ის არის, როდესაც ფაქტობრივი შეხვედრა არ აპირებს 15 წუთის განმავლობაში ეგ trickle ოთახში.
რა არის აუცილებლად ხდება, მიდის წინ, ყველამ იცის, რომ ეს შეხვედრები არ იწყება დროზე, ასე რომ ყველას იწყებს გვიანი. მიიღეთ პასუხისმგებელი თქვენს შეხვედრაზე. დაუყოვნებლივ დაიწყეთ მოცემული დაწყების დრო. დახურეს კარი და დაიწყე. ეს სტელაგერები სწრაფად მიიღებენ შეტყობინებას, რომ ისინი გვიან ჩამოსულობენ და ისინი მხოლოდ ერთხელ შეცდომას მიიღებენ.
შეინახეთ მოკლე და მარტივი
შეხვედრების უმეტესობა ერთ საათშია დაგეგმილი - ხშირ შემთხვევაში - 30 წუთი და 45 წუთი საკმარისია. როდესაც ძალიან ბევრი დრო გამოყოფილია, ჩვეულებრივი შედეგი ის არის, რომ დრო გაყვანილია. შეხვედრის დასრულების შემდეგ ხალხი დაამთავრა ან დიდი ხანია დახარჯავს დღის წესრიგში. შეხვედრების მოკლე და წერტილი.
იყავი თემა
მარტო დღის წესრიგი არ ეფუძნება თქვენს შეხვედრას ეფექტურად. დღის წესრიგში გამყარებისა და თავშეკავებისკენ გადაადგილებისგან დისკუსიების შენარჩუნება.
მიმართეთ ნებისმიერ გამორჩეული თემის კითხვებს, რომელშიც ნათქვამია, რომ ეს არის სხვისთვის განკუთვნილ სხდომაზე საუბარი, როგორც კერძო, ასევე მსგავსი. არავის არ მოსწონს გაქცეული შეკრება, სადაც შეხვედრის მიზანი სხვა საუბარში დაიბრუნა.
მიიღეთ მცირე შეხვედრები საკონფერენციო დარბაზის გარეთ
იგივე ნაცნობი საკონფერენციო დარბაზში იჯდეს იგივე ნაცნობი მაგიდა, რომელიც მხოლოდ - ნაცნობი. თანამშრომლების წახალისება, შემოქმედებითი აზროვნება და საყოველთაო დისკუსიები, განიხილონ შეხვედრის ჩატარება სტანდარტული საკონფერენციო დარბაზის გარეთ.
განვიხილოთ შეხვედრის მაგიდა გარეთ თუ ადგილი და ამინდი საშუალებას. სცადეთ საერთო სივრცეში, რომელსაც აქვს დიდი საკონცერტო მაგიდის ნაცვლად საოფისე და პატარა მაგიდები.
ნუ შეგეშინდებათ განსხვავებული მიდგომა
თუ შეხვედრის მიდგომა არ მუშაობს, ნუ გეშინია გადაადგილების კურსი. მაგალითად, თუ სასიამოვნო სესია წყნარ ოთახში ძალიან პატარა დიალოგს იძენს, შეცვალეთ მიმართულება. იყავით მოქნილი და ყურადღება მიაქციეთ, თუ როგორ მიმდინარეობს საერთო კრება.
გამოიყენეთ ტექნიკა
დაგეგმეთ გამოიყენოთ ტექნოლოგია, რომ შეინარჩუნონ დამსწრეები. დღევანდელ ციფრულ სამყაროში, ადამიანების უმრავლესობა გამოიყენება გრაფიკული ან ვიდეოების ნახვისთვის, რომ ისმენს სიტყვებს. მიმართეთ ამ აზროვნებას და აერთიანებს აუდიოვიზუალებს თქვენი შეხვედრის დაგეგმვისას.
კომპიუტერები დიდ ეკრანებზე და სმარტ გამგეობის პრეზენტაციებზე საუბრობენ, რომლებიც ურთიერთქმედების წახალისებას განიცდიან სტანდარტის ხანგრძლივ პრეზენტაციებს.
გააგზავნე შეხვედრა შემაჯამებელი
შეხვედრის დასრულებიდან ერთი დღის განმავლობაში გაეცანით მოკლე მიმოხილვას, თუ რა იყო განხილული. ამით გააგზავნე ეს ელექტრონული ფოსტით ელექტრონული ფოსტით ყველა იმ დასწრებისთვის, ვინც ვერ დაესწრო შეხვედრას და იმას, რომ საჭიროა ინფორმირებული. ასევე მოიცავს ყველა სამოქმედო ნივთს, რომელიც განსაზღვრავს ვინ არის პასუხისმგებელი თითოეული ნივთისთვის, ასევე ვადის გასვლის თარიღისთვის.