ბევრი ბიზნესის, ანგარიშები გადასახდელი დეპარტამენტის არ მიიღებს ბევრი ყურადღება თუ არაფერი მიდის არასწორი. თუმცა, არსებობს ბევრი უნდა მოიპოვოს ანგარიშების გადასახდელი დეპარტამენტი, რომელიც კარგად აწარმოებს. პირიქით, არსებობს ბევრი პრობლემა, რომელიც შეიძლება მოდის ერთი, რომელიც მხოლოდ limping გასწვრივ. ეს განყოფილება ხშირად უზარმაზარ გავლენას ახდენს ბიზნესის ფულადი სახსრების მოძრაობაზე და არსებობს შესაძლებლობები, რომლებიც შეიძლება მოიპოვონ ან დაკარგონ მომწოდებლებთან გადახდის შეთანხმებების უპირატესობა.
კარგად შესრულებული საკომისიო გადასახადების განყოფილებას უნდა შეეძლოს ისარგებლოს მოცულობის ფასდაკლებით და ვადაგადაცილებული ფასდაკლებებით, აგრეთვე საუკეთესო ხარჯების დადგენა სხვა ხელსაყრელ პირობებსა და ინვესტიციებზე ბიზნესში. ამ დეპარტამენტმა ასევე უნდა უზრუნველყოს, რომ მომწოდებლები შეთანხმებებსა და ხელშეკრულებებზე დაფუძნებული ვალდებულებების შესრულების უზრუნველსაყოფად, ასე რომ, თუ მოცულობა ან ხარისხის სტანდარტები არ არის დაცული, საკითხები მოგვარდება და შესაბამისი მაკორექტირებელი ქმედებები მიიღება.
საერთო ანგარიშები გადასახდელი პრობლემები
მიუხედავად იმისა, რომ არსებობს უამრავი შესაძლებლობები ჭრის ხარჯებისა და გათავისუფლების ფულადი სახსრების, ასევე არსებობს მთელი რიგი დაბრკოლებები, რომ ბიზნესის წინაშე, როდესაც ცდილობს ამ მიზნების მისაღწევად. Canon 2014 ანგარიშები გადასახდელი ოპტიმიზაციის კვლევის შედეგად დადგინდა, რომ ქაღალდის დამუშავება იყო ერთ-ერთი უმსხვილესი წყაროების პრობლემა მრავალი ორგანიზაციისთვის, იმ დროისთვის, როდესაც საქმე ეხება ყველაზე დიდ პრობლემას.
შეშფოთების სხვა ძირითადი წყაროებია:
- უზრუნველყოს, რომ დროულად გადაიხადოს გადახდა
- ინვოისის დამტკიცების პროცესის გამარტივება
- მომწოდებლებთან საუკეთესო საგადახდო პირობების მოპოვება და ვალდებულებების შესრულება ორივე მხარეს შორის
- საქმე სხვადასხვა მიმწოდებლის საბუღალტრო და ინვოისების სისტემებთან
- მონაცემებისა და გარიგებების უსაფრთხოების ჩაწერა და გადამოწმება
ბევრი საკითხი ჩამოთვლილია უარესი ან ქმნის ნდობა ქაღალდის შედგენაში. დაკარგული დოკუმენტური მუშაობა ბევრ ორგანიზაციაში ხშირია პრობლემა, რასაც გვიან ან გაუქმებული გადახდები მოჰყვა. გარდა ამისა, როდესაც რამდენიმე ბიზნესი დაინტერესებულია მათი დოკუმენტების გაცილებით, მომწოდებლების უმრავლესობა კვლავ საფოსტო გზავნილის ინვოისს ან ფაქსის საშუალებით აგზავნის.
უმრავლესობის მცირე ბიზნესი ვალდებულია საკუთარი ანგარიშები გადაიხადოს გადასახდელი ქაღალდი და ამდენივე კეთდება ხელით. ვინაიდან რამდენიმე მომწოდებელმა ელექტრონულ ბილინგზე გადაინაცვლა, ყველაზე ორგანიზაციებს ხარჯავს ადამიანთა დიდი რაოდენობით, რომლებიც სისტემაში შედიან და დოკუმენტაციის ციფრულ ასლებს ქმნიან.
ქაღალდის დოკუმენტაციის გამოყენება ხშირად ინვალიდების დამტკიცების პროცესს აჭარბებს, ვინაიდან ასლის გადაღება უნდა მოხდეს და გადასინჯოს მენეჯმენტის შესაბამის წევრებს. როდესაც დოკუმენტებზე არ არის ხელმისაწვდომი ადვილად ხელმისაწვდომი ან ხელმისაწვდომი ციფრული ფორმატით, ეს არის გამოწვევა მონაცემთა ანალიზისა და იმის უზრუნველსაყოფად, რომ მიიღებთ საუკეთესო საგადასახადო შეთანხმებებს და ეს ვალდებულებები ხორციელდება. დროულად და ადრეული გადახდის ფასდაკლებით შეთანხმებები ადვილად შეიძლება დაიკარგოს იმ შემთხვევაში, თუ ბიზნესს არ შეუძლია გადასახადების გადახდა, როდესაც ისინი მოითხოვენ, ამიტომ დოკუმენტთან დაკავშირებული საკითხები ძვირია.
გაუმჯობესება და ოპტიმიზაცია
იმის გამო, რომ რიგი საკითხები, რომლებიც დაკავშირებულია გადასახდელი გადასახადების სათანადოდ შესრულებასთან დაკავშირებულ საკითხებზე, იქმნება იმავე ფუძემდებლური მიზეზების გამო, არსებობს რამდენიმე კორექტირება, რომ ორგანიზაციებმა შეძლონ იმავდროულად შეისწავლონ ბევრი შეშფოთება. სამი ყველაზე ეფექტური გზა, რომლითაც ბიზნესს შეუძლია მათი ანგარიშების გადახდა განყოფილების პროცესების გამარტივება:
- გამოიყენეთ ობიექტის ხასიათის აღიარება ქაღალდის გაცილებისთვის
- ისარგებლეთ ონლაინ პორტალებიდან, რომლებიც ხელმისაწვდომი არიან მომწოდებლებისთვის
- შექმენით მართვის სამუშაოები
OCR
მიუხედავად იმისა, რომ ბევრი კომპანია გამუდმებით სარგებლობს სკანერები ციფრული ასლების შესაქმნელად, რაც ზოგადად მხოლოდ კომპიუტერის შენახვის დოკუმენტის იმიჯის შექმნას გულისხმობს. ეს იმას ნიშნავს, რომ ინფორმაცია კვლავ უნდა შეიტანოს მონაცემთა ბაზაში, ამიტომ ჩანაწერების დაკარგვა ნაკლებად არის პრობლემა, ის მაინც შრომატევადია.
ობიექტის ხასიათი აღიარება, ან OCR, მოიცავს დოკუმენტის სკანირებას და მისგან მონაცემების მიღებას. ეს მონაცემები ავტომატურად დაემატება მონაცემთა ბაზას ან ცხრილს. OCR პროცესი ხელს უწყობს სახელმძღვანელოს მონაცემთა შეყვანის შეცდომების შემცირებას და დოკუმენტაციის მიღებისთანავე ინფორმაციის მიღებას. OCR დაახლოებით ერთსა და იმავე დროს თანამშრომელს აძლევს დოკუმენტის სკანირებას, რათა შექმნათ გამოსახულების ფაილი და ზოგადად არ საჭიროებს დამატებით ნაბიჯებს. პერ გარტნერი, არსებობს ორგანიზაციები, რომელთაც შეუძლიათ თავიანთი ინვოისების 80% ან მეტი გამოუგზავნონ თანამშრომლის გარეშე პირდაპირ ჩართულნი.
მომწოდებელი პორტალები
ინვესტორებისა და მონაცემების ცენტრალიზებულ სისტემაში შესვლის პროცესის გამარტივება საშუალებას მისცემს ბიზნესის შექმნას ან ისარგებლოს ონლაინ პორტალზე, რომელიც საშუალებას აძლევს ბიზნესს და მის მომწოდებლებს შეუკვეთოთ ბრძანებები, გამოიტანონ ინვოისები და დაათვალიეროთ გადასახადები. ამ მონაცემების მიღება ორგანიზაციის რიგ ინდივიდუალურ პირთათვის შეიძლება იმის უზრუნველსაყოფად, რომ საგადახდო დეპარტამენტს აქვს სათანადო ზედამხედველობა და მას შეუძლია დაეხმაროს დროულად დაჩქარდეს ინვოისების დამტკიცება. საშუალებას აძლევს ამ მომენტებს უზრუნველყონ ინვოისების და სიმღერის გადასახდელების წარდგენა, ასევე გაეცნონ ნებისმიერი საკითხების შესახებ, რომლებიც მიიღება მარაგის ან ინვოისების საკითხებზე.
დაამუშავეთ სამუშაოები და პროცესები
თუმცა ორგანიზაცია გადაწყვეტს გაუმკლავდეს მათ მონაცემთა მართვის ძალისხმევას, მნიშვნელოვანია, რომ არსებობს დადგენილი პროცესი მართვის ანგარიშების და გადახდების განსახორციელებლად. ეს საშუალებას აძლევს ბიზნესის უზრუნველყოს, რომ ოპერაციები მუშაობს და გაერკვნენ ალტერნატივები, თუ ისინი cumbersome ან გამოიწვიოს შეცდომები ან დაგვიანებით. დელაიტის განცხადებით, ეს პროცესი უნდა დეტალურად გაეცნოს იმ ანგარიშს, რომელიც ანგარიშსწორებას იღებს დეპარტამენტში, როდესაც მას იღებს ინვოისი, თუ როგორ არის შეყვანა და გაზიარება და რა პროცესია ინვოისების მიღება. უნდა არსებობდეს სახელმძღვანელო პრინციპები სხვადასხვა ტიპის მომწოდებლების გადამხდელი საუკეთესო გზების განსაზღვრისათვის.
მიუხედავად იმისა, რომ ბევრი მომწოდებლები სთავაზობენ ფასდაკლებებს გადახდის ანაზღაურებას 30 ან 90 დღის განმავლობაში, ეს არ შეიძლება იყოს ფასდაკლებით ფასდაკლებით, თუ ამით აფერხებს ორგანიზაციის ფულადი ნაკადს. ასევე მნიშვნელოვანია, რომ არსებობს იმის გარკვევა, რომ ორივე კომპანია და მიმწოდებლები აკმაყოფილებენ ხელშეკრულების ან ხელშეკრულების რეცეპტს. ამ საკითხებთან დაკავშირებული სამუშაოს ჩამოყალიბება ხელს უწყობს ორგანიზაციებს სწორი არჩევანის გაკეთებაში.
როდესაც მომწოდებლები არ აგზავნიან დროულად, საკმარის რაოდენობით ან სათანადო რაოდენობით საწყობში, კომპანიებს არ უნდა ჰქონდეთ ინვოისების გადახდა, სანამ ეს საკითხები არ მოგვარდება. სამუშაოს შესრულება შეიძლება კრიტიკული იყოს იმის დასადგენად, თუ რა ხდება ამ საკითხებზე. გარდა ამისა, მომწოდებლებთან გადასახადები ასევე უნდა გაკეთდეს დროულად, რათა თავიდან აიცილონ ფასდაკლება ან დაგვიანებული გადასახადების გადახდა. თითოეული მიმწოდებლის შეთანხმება უნდა იყოს დოკუმენტირებული და განახლება, როგორც რამ შეიცვლება, და პროცესები უნდა უზრუნველყოს, რომ თითოეული ანგარიში სიფრთხილით სათანადოდ.
სამუშაოების შექმნა ასევე შეუძლია დაეხმაროს კომპანიას:
აუთსორსინგი
ჩანაწერების დიგიტა, OCR- ის დანერგვა და პორტალით სარგებლობა, რომ მომწოდებლებს ხელი მიუწვდებოდეთ, შეიძლება არ იყოს პატარა ბიზნესი, მაგრამ ორგანიზაციებმა არ უნდა იფიქრონ იმაზე, რომ ღირებულება ხელს შეუშლის ბიზნესს, რომ ისარგებლოს მათთვის. მიუხედავად იმისა, რომ ელექტრონული სისტემების შექმნისა და შენარჩუნების ღირებულება შეიძლება იყოს შეზღუდული მცირე და საშუალო ზომის ორგანიზაციებისათვის, ხშირად არ არის საჭირო საწარმოში. არსებობს მრავალფეროვანი მესამე მხარის პროვაიდერები, რომ ორგანიზაციებმა შეიძლება გამოაცხადოს ეს ამოცანები. ორგანიზაციებს შეუძლიათ მიიღონ outsourced დახმარება ყველაფრისთვის OCR- ის პროცესის შექმნისაგან, რათა დაეხმაროს კომპანიას საწარმოო ხელშეკრულებების ანალიზისთვის სამუშაოს შექმნა.
მიუხედავად იმისა, რომ ორგანიზაციებს არ შეუძლიათ თავიანთი მრავალფეროვანი საინფორმაციო სისტემების დანერგვის ხარჯები, მესამე მხარის ხელმოწერის მქონე, მათ ხშირად ძალზედ ხელმისაწვდომი აქვთ. ბიზნესი ვალდებულია შედარების ხარჯები გამოიყენოს გარე სისტემებზე, რათა შეიმუშავოს ეს სისტემები პოტენციური დანაზოგისა და ფულადი სახსრების გათავისუფლების ღირებულების წინააღმდეგ. მაგრამ აუთსორსინგი საშუალებას აძლევს ორგანიზაციებს გამოიყენონ ტექნოლოგია და სისტემები, რომლებიც ჩვეულებრივ ძალიან ძვირი იქნებოდა.
- დარწმუნდით, რომ შესყიდვის ბრძანებები იქმნება ყოველი ახალი შეკვეთისთვის
- შეამოწმეთ, რომ ინვოისები შეესაბამება პროდუქციის მიღებას და შეასრულებს საკონტრაქტო შეთანხმებებს
- შეამოწმეთ ჩანაწერები იმისთვის, რომ გადაიხადონ გადასახადები, რომ ისინი მზად არიან დროულად და რომ ისინი არ არიან დუბლირებული
- განსაზღვრონ ინვოისების საუკეთესო მეთოდის განსაზღვრა, როგორიცაა EFT- ის ან საკრედიტო ბარათებით, საფასურის შემცირების მიზნით