კონფერენციის წინაშე არსებითად კონფერენციაა.
მათთვის, ვისაც არ შეუძლია დაგეგმოს ხშირი შეხვედრები, წინასწარი შეხვედრა შეიძლება არასასიამოვნო ან უხერხემლო აღმოჩნდეს, რადგან ის შეიძლება შეიცავდეს ახალ ტერმინებს ან ენებს, როგორიცაა "ღონისძიების განახლება" ან "საბანკეტო ღონისძიება".
რა უნდა იდენტიფიცირდეს თარიღის დამგეგმავები წინასწარ?
წინასწარი კონცეფცია არის შეხვედრა, რომელიც იმართება ღონისძიების მომწოდებლებთან და მომწოდებლებთან, სადაც ღონისძიება ან პროგრამა დაგეგმილია. ტარდება ჩვეულებრივი მოვლენის ერთი ან ორი დღით ადრე და განსხვავდება ფეხით, რომელიც ხდება მოვლენის დღეს.
ზოგიერთმა ადამიანმა შესაძლოა დიდი კონცერტები, კონგრესები, კონგრესები და წამახალისებელი პროგრამები დაგეგმვა. თუმცა, სემინარებისა და სხვა სპეციალური ღონისძიებების ჩატარების წინაპირობაა.
რა უნდა ელოდებოდეს წინასაარჩევნო შეხვედრის დროს
წინასაარჩევნო შეხვედრა საშუალებას იძლევა ღონისძიების დამგეგმავი საშუალებას აძლევს გადახედოს პროგრამის საბოლოო ლოგისტიკას პროგრამაში ჩართული მიმწოდებლის მართვის გუნდთან ერთად.
როგორც წესი, წინასაარჩევნო შეხვედრა არის კოორდინირებული და დაგეგმილია ადგილის კონფერენციის მომსახურების მენეჯერის მიერ. ის მოიწვევს სხვადასხვა სფეროს მენეჯერებს, რომლებიც ჩართულნი არიან ღონისძიებისადმი მათი განსაკუთრებული როლის ლოგისტიკის გადახედვაზე.
ეს არის შესანიშნავი დრო შეხვედრის ან ღონისძიების დამგეგმავი, რათა შეიქმნას თანხმობა ყველას ჩართული.
წინასწარი კონცეფციის დროს, შესაბამისი ღონისძიების დამტკიცების შემთხვევაში, ღონისძიების ზოგიერთი ძირითადი ამოცანის გაშუქება, მათ შორის მნიშვნელოვანი ინფორმაცია ღონისძიების მასპინძლობის ორგანიზაციის შესახებ, ღონისძიებაზე გადაცემული ძირითადი შეტყობინებები და მნიშვნელოვანი VIPs.
Pre-Con არის დრო, რომ განიხილოს ღონისძიება რეზიუმე
ღონისძიების განახლება ასევე ცნობილია, როგორც ღონისძიების სპეციფიკა. მასში შედის ყველა შესაბამისი ინფორმაცია პროგრამის ან მოვლენის შესახებ, მათ შორის თავად პროგრამის შესახებ. ეს საქონელი შეიძლება მოიცავდეს ზოგიერთ ან ყველაფერს: ვადები, დრო, კონტაქტები, დამსწრე პროფილები, საგანგებო კონტაქტები, საკვები და სასმელი, ტრანსპორტირება, გადაზიდვის ინფორმაცია, ბილინგი, აუდიო / ვიზუალური და სხვა სპეციალური საჭიროებები.
თითოეული დეპარტამენტის მენეჯერი განიხილავს ღონისძიებას , მათ შორის შესაბამის დეტალებს და მათი ტიპიური საოპერაციო პროცედურების შესახებ. ისინი ასევე განიხილავენ ღონისძიების კონტრაქტის შესახებ გაგებას და ინფორმაციას ბანკეტის ღონისძიების შესახებ ბრძანებებზე.
შეხვედრა და ღონისძიებათა დამგეგმავებმა უნდა გახსოვდეთ, რომ ამ პერიოდში ღონისძიების სპეციფიკის შესახებ დეტალური კითხვები დაუსვათ, როგორიცაა დაკომპლექტების დონე და ძირითადი კონტაქტის სახელები, რომლებიც წარმოდგენილია ყველა სფეროდან. წინასწარი განხილვის ძირითადი ელემენტები შეიძლება მოიცავდეს მიმოხილვას:
- საკვები და სასმელი მოთხოვნები
- სასტუმრო ოთახის სიის მოთხოვნები (საჭიროების შემთხვევაში)
- საკონფერენციო და სავაჭრო შოუ გამოფენა მოთხოვნებს
- შეხვედრის ოთახი და სავაჭრო შოუ სივრცის მოთხოვნები (სართული გეგმები)
- ტექნიკური მოთხოვნები, როგორიცაა ელექტრო და სატელეკომუნიკაციო
- დეტალები შესახებ signage განთავსება
ეს არის იდეალური დრო, რომ ბოლო წუთობრივი ცვლილებები. მიუხედავად იმისა, რომ ისინი ყოველთვის არ მოსწონთ, საუკეთესო მოვაჭრეები და მომწოდებლები გონივრულ (და დაუსაბუთებელ) ცვლილებებს ელის. რა თქმა უნდა, თუ წინასწარი კონცეფცია დაგეგმილია იმ დროისთვის, როდესაც განლაგება მიმდინარეობს, განიხილეთ ადრეული ოთახის შემოწმების ჩატარება, რათა დარწმუნდეთ, რომ ყველაფერს შეუფერხებლად იწყებს.