Როგორ დახუროთ ოფისში დღესასწაულები

01 - შეატყობინეთ თანამშრომლებს, კლიენტებს და მოვაჭრეებს

თქვენ შეგიძლიათ შეატყობინოთ კლიენტებს თქვენი ვებსაიტის საშუალებით და ავტომატური დამსწრეთა შეტყობინება თქვენს ტელეფონზე.

მოვაჭრეები (განსაკუთრებით ისეთებიც, რომლებსაც გადატვირთვის მიწოდების გრაფიკები აქვთ) ელექტრონული ფოსტით, ტელეფონით ან ჩვეულებრივი საფოსტო გზავნილებით უნდა ეცნობოს.

02 - აცნობეთ უსაფრთხოების პერსონალს ან მომსახურებას

შეატყობინეთ თქვენს უსაფრთხოების პერსონალს ან უსაფრთხოების სამსახურს თქვენი უახლოეს მომავალში. დარწმუნდით, რომ თქვენს უსაფრთხოების პროვაიდერებს განახლებული გადაუდებელი საკონტაქტო სია აქვთ, რომელიც შეიცავს საკონტაქტო ინფორმაციას, მათ შორის ტელეფონის ნომრებს, თქვენთვის და თქვენი ძირითადი თანამშრომლებისთვის. მათ უნდა იცოდნენ ვისაუბროთ უსაფრთხოების საკითხზე იმ შემთხვევაშიც კი, როდესაც ოფისი დახურულია ბიზნესში და ვინ არის უფლებამოსილი იყოს შენობის შენობის დახურვა.

03 - შეცვლა ავტომატური დამსწრე Greeting

დახურვის დაწყებამდე ერთი კვირით ან ორჯერ, ჩაწერეთ ავტომატური დამსწრე თქვენი სატელეფონო სისტემაში მისალოცი , რომელიც განმარტავს, რომ ოფისი დახურული პერიოდის განმავლობაში დაიხურება. ჩართეთ თარიღი, როდესაც დახუჭებთ და ხელახლა უნდა დაბრუნდეთ. სანამ დატოვებთ, ჩაწერეთ მეორე ავტომატური მისასალმებელი სიტყვა, რომელიც ხაზს უსვამს იმას, როდესაც დაბრუნდება და, საჭიროების შემთხვევაში, ვინმემ თქვენს არყოფნაში რაიმე შეკითხვებს უნდა მიმართოს.

თუ საგანგებო სამსახურებს, როგორიცაა გათბობა და გაგრილება, სანტექნიკა, ან სხვა აუცილებელი მომხმარებლის მომსახურება, დარწმუნდით, რომ თქვენს სტუმრებს უპასუხონ თუ როგორ უნდა მიაღწიოთ თქვენს პასუხს სამსახურს ან თქვენს მობილურ ტელეფონზე საგანგებო სიტუაციის დროს.

04 - შეატყობინეთ თქვენს პასუხს სამსახურს

შეატყობინეთ თქვენი გაფრთხილების სამსახურებს იმ თარიღების შესახებ, რომელთა ოფისი დაიხურება და განაახლოთ თქვენი საკონტაქტო სია თანამშრომლების ტელეფონის ნომრებზე, რომლებიც დარეკავთ. დარწმუნდით, რომ მათ იციან კონკრეტული სიტუაციების დასაკავშირებლად; არ გინდათ, რომ მაღალი დონის მენეჯერები გაფრთხილებული იყოს მიწოდების შემთხვევაში, მაგალითად.

05 - ხმოვანი ფოსტის შეცვლა

თუ თქვენი სატელეფონო სისტემა თანამშრომლებს საშუალებას აძლევს, მიიღონ გარე ზარები მათი მარაგიდან, აცნობონ მათ "დასვენების დღეების დახურვისთვის" გაგზავნა ან "ოფისიდან" სასიხარულო ცნობა, რომელიც აძლევს დამსწრეებს დახურვის შესახებ არსებულ დეტალებზე. თანამშრომლებმა უნდა ისარგებლოს დამსვენებლებმა, როდესაც ისინი დაბრუნდებიან ოფისში და რა უნდა გააკეთონ, თუ მათ დაუყოვნებლივ დახმარება სჭირდებათ, როდესაც ოფისი დახურულია. უმეტეს შემთხვევაში, არ გსურთ თანამშრომლები პერსონალური საკონტაქტო ინფორმაციის მიცემაზე.

06 - შემცირება თერმოსტატები, გამორთეთ საოფისე ტექნიკა

გადავარჩინოთ ენერგია და ფული თქვენი ოფისის თერმოსტატების გასახსნელად ან გამორთვაზე. თქვენ გაგიკვირდებათ ხარჯების დაზოგვა შეგიძლიათ მიიღოთ, და ეს შეიძლება იყოს კარგი PR შესაძლებლობა; აჩვენე, რომ თქვენი კომპანია მოწოდებულია რესურსების შესანარჩუნებლად.

თქვენ ასევე შეგიძლიათ შეინახოთ ენერგია და ფული ყველა არასასურველი საოფისე აპარატურის გამორთვა, მათ შორის სამაგიდო განათება, ასლგადამღები, პრინტერები და კომპიუტერები.

07 - სარეზერვო სერვერები

თუ გაქვთ კომპიუტერები და სერვერები, დარწმუნდით, რომ სარეზერვო ციკლი სწორად და გამორთვის შემდეგ მართავს. შემცირება თქვენი ექსპოზიციის კატასტროფის მიერ დაგეგმვა თქვენი offsite სარეზერვო for ადრეული პიკაპის, ვიდრე ელოდება ბიზნეს განაახლოს. ეს არის ის სფერო, სადაც გინდათ მკაფიო ინსტრუქციები, რომელთანაც დაკავშირება პრობლემის შემთხვევაში, ასე რომ დარწმუნდით, რომ თქვენი პასუხების გაცემა სწორად არის ინფორმირებული.

08 - არ გამორთეთ

არსებობს საოფისე ტექნიკა, რომლებიც არ უნდა დაიხუროს, მათ შორის:

• ფაქსი მანქანები
• სატელეფონო სისტემა
• სერვერები და სარეზერვო სისტემები
• გაგრილება ერთეული
• უსაფრთხოების სისტემები