რაც მთავარია, საჭიროა ინფორმაციის მიწოდების შესახებ, თუ ვინმესთან საქმიანი ურთიერთობისას დაუკავშირდით.
ძალიან იმედგაცრუება იქნებოდა, რომ მომხმარებელი გამორთულიყო და არ იცოდეთ, როგორ დაგიკავშირდებათ. არ აქვს მნიშვნელობა, თუ თქვენი პოზიცია გაყიდულია, მომსახურების ან პროდუქტის განვითარებაში. ყველა კლიენტის ზარები მნიშვნელოვანია და უნდა დაესწროს პროფესიონალურ წესით.
ელ-ფოსტის შინაარსი მომხმარებელს და კოლეგებს ელ-ფოსტით გაცვლის მცდელობაში უნდა შეესაბამებოდეს ხმოვანი შეტყობინების შინაარსს, რომელიც მიესალმება სტუმრებს. თუ თქვენ იყენებთ Outlook 2010- ს და დაკავშირებულია Microsoft Exchange Server- საით, პირველ რიგში დაწკაპეთ ფაილების ჩანართზე, შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს ავტომატური პასუხების ხატულა.
ეს კი დაიწყება დროებითი ელ-ფოსტის შექმნის პროცესში, რომელიც გაიგზავნება ელ-ფოსტის გაგზავნის დროს, რომელიც არ არის ოფისში. ავტომატური პასუხს გამოეგზავნა, რადგან ამ დროებითი შეტყობინების საშუალებით გაგიკეთებიათ. ამ ელფოსტის შექმნის ინსტრუქციების ეტაპობრივი სიის ნახვა შეგიძლიათ იხილოთ აქ: Outlook Exchange- ისთვის ოფისის ელ
თუ არ ხართ დაკავშირებული Microsoft Exchange Server- ის მეშვეობით, ეს პროცესი ოდნავ განსხვავდება, რადგან არ არსებობს "ავტომატური პასუხები" ხატი ამ ტიპის ელ ანგარიშებზე. ნაბიჯ-ნაბიჯ გზამკვლევი, რომელიც ქმნის ამ ტიპის ელ-ფოსტის შექმნას, შეგიძლიათ იხილოთ აქ: ოფისიდან ყველა დანარჩენი
შემდეგი ნაბიჯი არის ელ-ფოსტის შინაარსის შექმნა, რომელიც გადაეგზავნება ელ-ფოსტას, სანამ ოფისში ხართ. ამ ელ-ფოსტით უნდა გადმოიტანოთ, რამდენი ხნით უნდა იყოთ ოფისში, თუ როგორ შეიძლება მიღწეულ იქნას თქვენი არყოფნის დროს (საჭიროების შემთხვევაში) და თუ ვინმესთან კონტაქტი დაუკავშირდით, თუ არ გსურთ თქვენი დროით ოფისი.
მაგალითი:
გამარჯობა,
მადლობა ელ. ამჟამად ვარ ოფისში და ორშაბათს, 1 დეკემბერს დავბრუნდები. ამ დროს ელ-ფოსტაზე შეზღუდული ვიქნები, აქედან გამომდინარე, ჩემი რეაქცია ოდნავ გადაიდო. თუ დაუყოვნებლივ დახმარება გჭირდებათ, გთხოვთ, გამომიგზავნოთ ელფოსტა ჩემი ასისტენტი ბარბარა კოლსონი. მისი ელექტრონული ფოსტა არის bcolson@xyz.com.
ბედნიერი დასვენება!
შაჰირა
Microsoft გთავაზობთ თარგები და სხვა მაგალითები, რომლებიც შეგიძლიათ იხილოთ აქ: ოფისი თარგები და მაგალითები. ნუ დაივიწყებთ ამ დროებითი შეტყობინების გამორთვაზე, როდესაც ოფისში დაბრუნდებით, წინააღმდეგ შემთხვევაში, ვინც მოგცემთ მას შემდეგ, რაც ოფისში დაბრუნდებით, გააგრძელებს იგივე შეტყობინებას.
ახლა, რომ თქვენ შექმენით გამავალი ელფოსტა, შექმნა მსგავსი, თანმიმდევრული გამავალი ხმოვანი შეტყობინება, რომ მივესალმო ყველა თქვენი callers არის ადვილი. გამოიყენეთ იგივე სიტყვები ელწერიდან, რომელიც უნდა დაუკავშირდეს თქვენს არარსებობასა და მდგომარეობას, როდესაც დაბრუნდებით.
ხმოვანი შეტყობინებისთვის აუცილებელია მათი ტელეფონის ნომრის ნაცვლად მათი ელექტრონული ფოსტის მისამართი.
მაგალითი:
გამარჯობა,
თქვენ მიაღწიეთ შაჰრა რაინერის მაგიდას. გთხოვთ, მოუსმინოთ ამ მთელ გზავნილს. მე ვარ ოფისიდან ორშაბათს, 5 იანვრამდე. თუ დაუყოვნებლივ დახმარებას ითხოვ, დარეკეთ ჩემს თანაშემწედ, ბარბოლ კოლსონს. მისი ტელეფონის ნომერია 212-555-xxxx.
მე მჯერა, რომ მელაპარაკებით, როდესაც მე დავბრუნდები. მადლობა.