სემინარი, ალბათ, ყველაზე გავრცელებული მოვლენაა, რომლითაც დაგეგმილია დამგეგმავები. და ყველაზე სემინარები დაგეგმილია როგორც ½ დღეში ან სრული დღე. სემინარის დაგეგმვისას დაინტერესებული პირებისათვის, სემინარის დაგეგმვისა და შესრულებისათვის მაღალი დონის სტრუქტურა გთავაზობთ შემდეგს:
მათთვის, ვინც მრავალდღიან ან მრავალჯერადი კონფერენციის დაგეგმვას გეგმავს, მსგავს მიდგომაზე მივიჩნევთ. თუმცა, თქვენი სემინარის დაგეგმვის ჩამონათვალი უბრალოდ აღარ იქნება.
01 - დაადასტურეთ ღონისძიების მიზანი
- ვინ არის აუდიტორია?
- რა არის სემინარის თემა?
- სად უნდა განთავსდეს?
- რატომ დაესწრება ხალხი?
- რა არის სემინარის დღის წესრიგი?
02 - განიხილეთ Apex Event Spec გზამკვლევი
კონვენციის სამრეწველო საბჭომ დაადგინა მთელი რიგი ინსტრუმენტები, რომლებიც უნდა განიხილებოდეს როგორც საუკეთესო პრაქტიკის საუკეთესო წყარო, რომელიც ხელს შეუწყობს ღონისძიების ან შეხვედრის დამგეგმველს, რათა დეტალურად ჩაეტარებინა ღონისძიებების დაგეგმვა. უფასო ჩამოტვირთვა ინსტრუმენტებით, ის დაეხმარება ნებისმიერ ღონისძიებას, რათა შექმნას შესაბამისი დეტალების ჩამონათვალი. ეს მოიცავს, მაგრამ არ შემოიფარგლება:
- ღონისძიების ნახვა (თარიღი, დრო, მდებარეობა, კონტაქტები და ა.შ.)
- ღონისძიების ორგანიზატორი / მასპინძელი საკონტაქტო ინფორმაცია
- მიმწოდებელი საკონტაქტო ინფორმაცია
- დამსწრეთა პროფილი
- საჭიროა სივრცე
- საკვები და სასმელი
- A / V მოთხოვნები
- ფუნქცია / ოთახი რეგულაცია
03 - შექმნის ღონისძიება პროფილი
მას შემდეგ, რაც დამგეგმავი რამდენიმე ძირითად კითხვას ატარებს ღონისძიების ირგვლივ, დროა კვლევის შესაძლო შეხვედრების ჩატარება. მნიშვნელოვანია მჭიდროდ ითანამშრომლოს ღონისძიების ორგანიზატორთან / მასპინძელთან, რათა დადგინდეს ადგილის ტიპი და სადაც სემინარი შეიძლება იყოს ყველაზე მოსახერხებელი როგორც ორგანიზატორისა და სტუმარისათვის (იდეების სია შეიძლება იყოს გაუთავებელი):
- ადგილობრივი სასტუმრო
- ადგილობრივი საკონფერენციო დარბაზი
- კერძო რესტორნის სივრცე
- კერძო კლუბის მუზეუმი / არტ-გალერეა
04 - სემინარის სემინარის საჭიროება და რეაგირების ადგილი წინადადებები.
უმეტესობა ბედნიერია, რომ შესაძლებელი იყოს სემინარის შესაძლო შეფასება. კვება ან გაყიდვების კონტაქტი დაგჭირდებათ შემდეგი BEO ინფორმაცია:
- მოვლენის შესაძლო თარიღი (ებ) ი
- დამსწრეთა რაოდენობა
- სტილი ოთახი სუფთა (საკლასო ოთახში, u- ფორმის და ა.შ.)
- ღონისძიების დრო (ანგარიშის დაყენება / გაწყვეტა)
- საკვები და სასმელი მოთხოვნები
- A / V საჭიროებები (მათ შორის ეკრანები, mics და ა.შ.)
- ოთახი კონფიგურაცია
რჩევა: აიღეთ A / V ტექნიკოსი თქვენი ღონისძიება სასტუმროდან.
05 - დადასტურება და / ან დღის წესრიგის შემუშავება
მნიშვნელოვანია ღონისძიების დამგეგმავი ღონისძიების ორგანიზატორთან / მასპინძელთან მჭიდროდ მუშაობისთვის, რადგან ღონისძიების დღის წესრიგის სავარაუდო თარიღამდე სავარაუდოდ დღის წესრიგი ხშირად შეცვლილია. ღონისძიების დამგეგმავი მზად უნდა იყოს გეგმის შეცვლისთვის და მჭიდროდ ითანამშრომლოს იმ ადგილას, რათა დარწმუნდეს, რომ ყველაფერს შეუფერხებლად ხდის.
06 - დაადასტურეთ BEO- ს შეთანხმება
მას შემდეგ, რაც დამგეგმავი იცნობს დამსწრეებს და სემინარის ლოგისტიკური მოთხოვნების მიზნობრივ რაოდენობას, მან უნდა უზრუნველყოს ღონისძიების სივრცე და შესაბამისი მოთხოვნები. ხელშეკრულების უმეტესობა საშუალებას მისცემს დამფინანსებელს საშუალება მიეცეს ღონისძიების დაწყებამდე რამდენიმე დღით ადრე შეამციროს / გაიზარდოს საკვები და სასმელები. თუმცა, ბევრი შეთანხმება იქნება, თუ რამდენად შეძლებენ ჯგუფს, რომ შეამცირონ რაოდენობები, ამიტომ შეაფასონ.
07 - შექმნის თარიღის კომუნიკაციები და მასალები
ეს არის ნივთი, რომელიც ზოგიერთი დამგეგმავი შეიძლება იყოს ჩართული, ხოლო სხვები არ შეიძლება. არსებითად, ზოგიერთი შეხვედრის დამგეგმავები პასუხისმგებელი იქნება თითოეული მათგანისთვის:
- შექმნის ღონისძიების მოსაწვევები
- ბეჭდვის დღის წესრიგი და სხვა მასალა
- დამსწრე საჩუქრების შენახვა / გათამაშება
- სახელი სამკერდე წარმოდგენა
- მიწოდება ღონისძიება signage და მონიტორები
08 - ლოჯისტიკის დასასრულებლად სამუშაოსთან მჭიდრო თანამშრომლობა
ღონისძიების დაწყებამდე რამდენიმე მნიშვნელოვანი ნაბიჯი არსებობს, რომლებიც შეხვედრის დაწყებამდე შეხვედრის დამგეგმავია. ეს მოიცავს შემდეგს:
- ღონისძიების დინამიკები
- თარიღის A / V მოთხოვნები
- ღონისძიების მონაწილეთა რაოდენობა
- მასპინძელი როლები და პასუხისმგებლობები
- ღონისძიების მასალების საჭიროებები (რამდენჯერმე შეამოწმეთ)
09 - ღონისძიების Setup
დარწმუნდით, რომ დრო დაეთანხმოთ BEO- ს გრაფიკს ღონისძიების კონფიგურაციისთვის და რეკომენდირებულია ღონისძიების დაწყებამდე დაახლოებით ორი საათით ადრე.
რჩევა: იმ შემთხვევაში, თუ დილით დაგეგმილია სემინარი, მიმართეთ ადგილის გაყიდვას და დაუშვებთ თქვენი ჯგუფის შექმნას ღამის დაწყებამდე (მაგრამ არ დატოვონ რაიმე ღირებული საჯარო საიტი).
ღონისძიებაზე მზად უნდა იყოთ ყველა ღონისძიების მასალები, ხელმოწერები, ნიშნები, მონიტორები, საჩუქრები, სარეგისტრაციო მაგიდები , სახელი სამკერდე და სხვა.
გაფრთხილება: მომხსენებლები ხანდახან სლაიდების შეცვლას ღებულობენ და ახალი პრეზენტაციების წარდგენა, რომლებიც უნდა დაემატოს ელექტროენერგიის პუნქტს 10 წუთით ადრე.
10 - ღონისძიების შესრულება
მომზადების შემდეგ, დროა სემინარისთვის. ველით შემდეგს:
- ზოგიერთი დამსწრე ყოველთვის მიემგზავრება.
- ზოგიერთი დამსწრე ყოველთვის გვიან მიემგზავრება.
- ხშირია ტექნიკური ხრიკი.