Აღმასრულებელი მდივნებისა და ადმინისტრაციული თანაშემწეების სამსახური

ორივე აღმასრულებელი მდივანი და ადმინისტრაციული თანაშემწეები უზრუნველყოფენ ადმინისტრაციული მხარდაჭერის ერთ ან ორ აღმასრულებელს ან მენეჯერს. მაგრამ რა განსხვავდება ამ ოფისის პოზიციები სხვა სასულიერო და რუტინული საოფისე სამუშაოებისგან, არის მათთან დაკავშირებული პასუხისმგებლობისა და კონფიდენციალობის დონე.

ძირითადი საოფისე ფუნქციების გარდა, ადმინისტრაციული ასისტენტი და აღმასრულებელი მდივანი პასუხისმგებელია ანგარიშების მომზადებასა და მომზადებაზე, შეხვედრების ორგანიზებასა და დაგეგმილ შეხვედრებზე, მიმოიხილოს შემომავალი გზავნილები მათი მნიშვნელობის დასადგენად, გამგეობის სხდომების დღის წესრიგის მომზადება, მოგზაურობის მოწყობა, შეხვედრების შედგენა კვლევის მომზადება, კორესპონდენციის მომზადება და ზედამხედველობა და მომზადება უმცროსი საოფისე პერსონალისთვის.

ეს როლები შეიძლება მოითხოვდეს გამოცდილების სხვადასხვა დონეს და გააჩნდეთ მსგავსი მსგავსი სამუშაო ადგილების დასახელება:

• შესვლის დონის ადმინისტრაციული ასისტენტი
• ადმინისტრაციული ასისტენტი
• უფროსი ადმინისტრაციული ასისტენტი
• აღმასრულებელი მდივანი
• უფროსი აღმასრულებელი მდივანი
• ოფისის მენეჯერი
• უფროსი ოფისის მენეჯერი

შენიშვნა: იურიდიული და სამედიცინო ასისტენტური პოზიციები საკმაოდ განსხვავებულია და მოითხოვენ სპეციალურ ტრეინინგს იმ პროფესიაში, სადაც ისინი მუშაობენ.

განსხვავებები ადმინისტრაციულ ასისტენტებსა და აღმასრულებელ მდივანს შორის

აღმასრულებელი მდივნებისა და ადმინისტრაციული თანაშემწის როლები მნიშვნელოვან ზეგავლენას ახდენენ და განსხვავებები შეიძლება განსხვავდებოდეს ორგანიზაციის მიერ. ზოგიერთ შემთხვევაში აღმასრულებელი მდივანი ყურადღებას ამახვილებს უფრო ადმინისტრაციულ მოვალეობებზე მენეჯერის ან აღმასრულებლისთვის, როგორიცაა შეხვედრების დაგეგმვა, მგზავრობის დაგეგმვა, წერილობითი კომუნიკაციების გატარება და საბუღალტრო აღრიცხვა. ადმინისტრაციული ასისტენტი შეიძლება ფოკუსირება უფრო მეტი ბიზნეს ოპერაციების ამოცანები და უფრო მეტი ლიდერობის როლი გარკვეული შესაძლებლობები, შექმნის დღის წესრიგში შეხვედრების ან კონფერენციების, მართვის ბიუჯეტების და გატარება გამყიდველი ბილინგის.

ადმინისტრაციული ასისტენტები შეიძლება საჭირო გახდეს უფრო სპეციალიზებული განათლება ზოგიერთ შემთხვევაში, სადაც ბიზნესის ოპერაციების მართვა კრიტიკულია.

ძირითადი სამუშაოს უნარი

ორივე აღმასრულებელმა მდივანმა და ადმინისტრაციულმა თანაშემწეებმა გააჩნიათ სამუშაო უნარები, რომლებიც აუცილებელია არც ერთ როლს. მათ შორისაა განსაკუთრებული ორგანიზაციული უნარები, შესანიშნავი წერილობითი და ზეპირი კომუნიკაციის უნარი, ასევე დიდი ყურადღება დეტალურად და პროფესიონალიზმით.

მათ უნდა გააჩნდეთ ტექნიკური ცოდნა საოფისე ავტომატიზაციის საშუალებებით, მათ შორის, პროგრამული უზრუნველყოფის ძირითადი საშუალებები, როგორიცაა Microsoft Word, Excel და PowerPoint, ისევე როგორც ბუღალტრული ინსტრუმენტები, როგორიცაა QuickBooks .

ადმინისტრაციული ასისტენტი ან აღმასრულებელი მდივანი მცირე ოფისში

მცირე ოფისში, ადმინისტრაციული ასისტენტის ან აღმასრულებელი მდივნის პასუხისმგებლობა, როგორც წესი, ხორციელდება სხვადასხვა ოფისში. ზოგიერთი სამუშაო შეიძლება განხორციელდეს კომპანიის აღმასრულებლების მიერ, ხოლო ადმინისტრაციული ასისტენტი ან აღმასრულებელი მდივანი შეიძლება მოიცავდეს უფრო მცირე ზომის პასუხისმგებლობას, როგორც ეს საჭიროა პატარა ორგანიზაციაში.

ადმინისტრაციული ასისტენტი ან აღმასრულებელი მდივანი საშუალო ოფისში

როგორც კომპანიის ზომა იზრდება, საჭიროა ადამიანი, რომელიც ძალიან ორგანიზებული და შეუძლია შეასრულოს მრავალფეროვანი ამოცანები იზრდება. ეს განსაკუთრებით ეხება აღმასრულებლებს, რომლებიც აწარმოებენ კომპანიებს, რომლებიც ითხოვენ ბიზნესის კონფიდენციალურობის და მთლიანობის მაღალ დონეს.

ადმინისტრაციული ასისტენტი ან აღმასრულებელი მდივანი დიდი ოფისში

ეს არის დიდი ოფისისთვის რამდენიმე ადმინისტრაციული თანაშემწე და / ან აღმასრულებელი მდივანი. ამ კომპანიის ზომით, როგორც წესი, აუცილებელია ოფისის მენეჯერი, რომელიც კოორდინაციას უწევს პერსონალს, რომელიც კომპანიის აღმასრულებელ კომპანიებს ემსახურება.

ზოგიერთ შემთხვევაში ადმინისტრაციული თანაშემწე უახლოეს მომავალში მიემგზავრება აღმასრულებელ მეწარმეზე, რათა დაგეგმოს შეხვედრების მოწყობა, დაგეგმვა და სხვა მნიშვნელოვანი ორგანიზაციული ამოცანები.