ფედერალური კანონი მოითხოვს, რომ თქვენ Keep Paycheck ჩანაწერები და სხვა დოკუმენტაცია
რა Paycheck Records არიან დამსაქმებლები საჭირო შენარჩუნება?
ჩვეულებრივ, კანონით მოწოდებულ ჩანაწერთა უმრავლესობას შეინარჩუნებთ მხოლოდ ბიზნესის კეთების პროცესში, ამიტომ არ შეესაბამება დამატებით ნაბიჯებს ან სამუშაოების შესრულებას.
შეამოწმეთ ჩანაწერები, რომლებიც უკვე გაქვთ IRS და FLSA მოთხოვნების შესაბამისად.
ჩანაწერები შეიძლება შენარჩუნდეს ნებისმიერი ფორმით, მათ შორის ელექტრონულად. ქვემოთ მოყვანილი უნდა იქნეს ყველა არასამთავრობო გათავისუფლებული თანამშრომლისა და საარსებო მინიმუმის მოთხოვნების დაცვა:
- პირადი ინფორმაცია, მათ შორის, დასაქმებულის სახელი, საცხოვრებელი მისამართი, ოკუპაცია, სქესისა და დაბადების თარიღი, თუ ის არის 19 წლამდე
- საათი და დღე, როდესაც მისი სამუშაო კვირა იწყება
- საათები მუშაობდნენ ყოველ სამუშაო დღეს და ყოველ სამუშაოს
- სულ ყოველდღიური ან ყოველკვირეული დროითი მოგება
- რეგულარული საათობრივი ანაზღაურება ნებისმიერი კვირის განმავლობაში, როდესაც ზეგანაკვეთური მუშაობა ხდება
- სულ ზეგანაკვეთური გადახდა სამუშაოსთვის
- სულ ხელფასები გადაიხადა ყოველ საანგარიშო პერიოდში
- გადახდის თარიღისა და გადახდის პერიოდი
არათავისუფლიანი მოსამსახურეები უნდა გადაიხადონ მინიმუმ მინიმალური ხელფასი და მიიღოთ ზეგანაკვეთური სამუშაო საათები ყოველკვირეულად 40 საათის განმავლობაში. დასაქმებულს შეიძლება გათავისუფლდეს, თუ იგი ხელფასის სახით არანაკლებ $ 455 ანაზღაურდება და, თუ ის ასრულებს გარკვეულ სამუშაოს მოვალეობებს, როგორც წესი, ადმინისტრაციულ, აღმასრულებელ თუ მენეჯმენტს.
პირდაპირი გადახდის დროა, რომელიც სამუშაო საათებში პირველი 40 საათის განმავლობაში მიიღება.
გათავისუფლებული თანამშრომლებისთვის საჭირო ჩანაწერები განსხვავდება იმ პირებისაგან, რომლებიც არ არიან გათავისუფლებული მუშახელისთვის და საჭიროა სპეციალური ინფორმაცია საყოფაცხოვრებო პერსონალისთვის, ჩვეულებრივი ანაზღაურების პირობების შესაბამისად მომუშავე თანამშრომლებისათვის, დასაქმებულებისათვის, რომლებსაც აქვთ საცხოვრებელი ან სხვა ობიექტები.
თუ რომელიმე თქვენი მუშები ამ კატეგორიებში ჩავარდება, მიმართეთ ადვოკატს.
თქვენ უნდა შეინახოს ფორმები
Paycheck ჩანაწერების გარდა, თქვენ უნდა შეინახოთ რამდენიმე სხვა დოკუმენტი თითოეული თანამშრომლისთვის.
- ხელმოწერილი ასლი მისი W-4 ფორმა გვიჩვენებს ფედერალური backholding. ეს ფორმა შეიძლება ბევრჯერ შეიცვალოს, ასე რომ დარწმუნდით, რომ შეინახეთ უახლესი ფორმა.
- ნებისმიერი ფორმის ასლი, რომელზეც დაქირავებულს აქვს უფლება, გადაიხადოს ანაზღაურებადი დედუქცია, მათ შორის სარგებელი და სპეციალური შემოწირულობა, როგორიცაა გაერთიანებული გზა ან სხვა საქველმოქმედო
- დამსაქმებლის ორიგინალური განაცხადის ფორმა და ნებისმიერი დამხმარე დოკუმენტის ასლი, როგორც რეზიუმე ან ჩანაწერები.
- ხელფასის ოდენობის ცვლილებების შესახებ ჩანაწერები, მათ შორის აქციები ან დეკორაციები და ამ ქმედებების მიზეზები.
რა არის საუკეთესო გზა შენარჩუნება Paycheck ჩანაწერები?
Paycheck ჩანაწერები, მათ შორის დოკუმენტურად ყველა საათი მუშაობდა, ცვლილებების გადახდა და გადახდა განაკვეთები, უნდა იყოს დაცული ცალკე ფაილი.
თქვენ ასევე უნდა შეინახოს ჩანაწერი ყველა ცვლილების თანამშრომელი ანაზღაურებისა და სარგებელი, მათ შორის თანამშრომელი თანხმობა. თქვენ უნდა ჰქონდეთ წერილობითი თანხმობა ნებისმიერი საგადასახადო მოთხოვნისთვის, რომელიც გადაიხდის თანამშრომლის ანაზღაურებას FICA გადასახადებისა და გარნიზების გარდა .
სუსან ჰეიფილდმა, ადამიანური რესურსების ექსპერტმა, უფრო დეტალური ინფორმაცია მოიყვანა იმის შესახებ, თუ რა უნდა იყოს დაცული თანამშრომლის პერსონალის ფაილი.
ვინ არის დასაქმებული ჩანაწერების ნახვის ნებართვა?
უმრავლესობამ გააგრძელოს დასაქმებულთა ჩანაწერები შეზღუდული არეალში და იძლევა მხოლოდ იმ პირებს, რომელთა დასაქმებაც საჭიროა მათი დასაქმების რანგის ან პოზიციის გამო. თანამშრომელი ჩანაწერები არ უნდა წაიშალოს რეკორდული ოთახიდან. თუ თქვენ გაქვთ რამდენიმე თანამშრომელი, შეგიძლიათ შეიმუშაოთ პერსონალის ფაილის წვდომის პოლიტიკა, ასე რომ, ადამიანური რესურსების თანამშრომლები იციან თუ როგორ უნდა უპასუხონ მოთხოვნებს.
- თანამშრომლებს უნდა მიეცეთ საკუთარი ჩანაწერების ნახვა. თქვენ შეიძლება გქონდეთ ვინმეს ოთახში ყოფნა დასაქმებულთან, როდესაც ის საკუთარი ჩანაწერის ნახვას.
- დაადგინე, რომელი კომპანიის თანამშრომლებს შეუძლიათ დაინახონ თანამშრომლის ჩანაწერები. ხელმისაწვდომობა ჩვეულებრივ შეზღუდულია ადამიანური რესურსის განყოფილებაში და მენეჯერები და აღმასრულებლები გარკვეული დონის ზემოთ.
- სხვადასხვა ფედერალური და სახელმწიფო აუდიტორების შეიძლება დასაშვებია დაშვების თანამშრომელი ჩანაწერების მიზნით აუდიტი. თქვენ შეგიძლიათ მოითხოვოთ ორდერი მოსთხოვოს დასაქმებულის ჩანაწერების აუდიტორის უფლებას.
- ადვოკატებს, რომლებიც წარმოადგენენ დასაქმებულ პირებს, შეუძლიათ მიიღონ დაშვება კონკრეტულ შემთხვევებში. უმაღლესი დონის თანამდებობის პირი ან კომპანიის ადვოკატი ვალდებულია შეამოწმოს ადვოკატის მოთხოვნა, სანამ ჩანაწერთა ჩანაწერი იქნება შესაძლებელი.